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O uso de tecnologia no escritório de advocacia facilita a rotina de todos os profissionais, não só advogados. No entanto, há uma grande diferença entre negócios que utilizam planilhas de Excel e aqueles que usam software jurídico.
Quer saber por que você deve abandonar as planilhas e adotar um software de gestão jurídica? Apontamos alguns sinais que apontam para esse caminho e apostamos que você se encaixar em algum deles!
#O controle de prazos e número de processos está confuso
Faltam 10 dias para acabar determinado prazo, mas a equipe de controladoria jurídica está sobrecarregada e não conseguirá lançar o processo na planilha. Para não perder o prazo e prejudicar o cliente, o advogado pula a etapa de cadastro e atribuição de responsável. Afinal, precisa resolver a questão em pouco tempo.
Essa é uma situação típica em escritórios que não conseguem ter bom controle do número de processos do negócio. Ainda que a planilha facilite e organize a rotina, ela não resolve por completo o problema de organização.
No mesmo sentido, a situação poderia ser caótica a ponto de o advogado perder o prazo para fazer uma diligência ou contestação. E, como você sabe, esse é um dos piores erros na advocacia, pois traz prejuízo ao cliente e à reputação do escritório.
Se em seu negócio é difícil controlar os prazos e o número de processos, é fundamental encontrar os gargalos. Em geral, os erros acontecem por sobrecarga de atividades em profissionais, fluxos de trabalho truncados e erros na delegação de tarefas. Um software jurídico pode otimizar todos esses pontos da gestão.
Além de corrigir os gargalos do fluxo de trabalho ao dar visibilidade ao workflow, auxilia na delegação de tarefas. A tecnologia também organiza melhor as atividades e o cadastro de processos. Parece bom, certo?
#Não é possível garantir a segurança e a confiabilidade dos dados
A advocacia trabalha com dados sensíveis e críticos de clientes, que fazem parte de suas estratégias de negócio. Lidar com essas informações em planilhas é bastante arriscado, ainda que haja uma senha de acesso a elas.
Isso porque qualquer pessoa com a senha consegue acessar esses dados, o que pode colocar em risco todo o negócio do cliente. E se é possível ver as informações, é também possível alterá-las. Em outras palavras, as planilhas não garantem a segurança e a confiabilidade dos dados.
Em contrapartida, um software jurídico apresenta uma política de acesso eficaz. Em sua configuração, o gestor pode estabelecer acessos diferenciados conforme o teor da informação. Além disso, um bom software, como o CPJ-3C é altamente seguro em ambiente local e em nuvem. Seus dados são protegidos por regras de segurança com criptografia de alta tecnologia.
#Os profissionais têm dificuldades em lidar com as planilhas
Nem todo mundo sabe lidar com planilhas, ainda que elas já estejam no nosso meio há muitas décadas. Parece bobagem, mas é verdade. Precisamos lembrar que muitos escritórios tradicionais possuem profissionais mais experientes. Enquanto os nativos digitais conseguem fazer coisas inacreditáveis com tecnologia, os mais velhos costumam ter muitas dificuldades. Inclusive com planilhas.
Quem não sabe utilizar bem o Excel pode acabar se atrapalhando no trabalho. Perda de tempo, muitas falhas nas fórmulas, erros no cadastro… tudo isso prejudicará a produtividade do escritório.
O software jurídico, apesar de ser uma tecnologia bem mais recente, é bastante intuitivo e de fácil usabilidade. Além disso, você sabia que é possível importar dados da sua planilha para um software jurídico?
#O trabalho manual do escritório está tomando muito tempo
Quantos processos existem em seu escritório? Já imaginou atualizar os dados de cada um em uma planilha? A cada movimentação, é preciso abrir o documento e inserir novas informações. O tempo gasto para realizar essa atividade burocrática é enorme. Já pensou transformar essas horas em tempo útil, voltado para atividades estratégicas?
Com um software jurídico, é possível automatizar vários trabalhos manuais dentro do escritório. A automatização do fluxo de trabalho por meio de workflow e gestão de tempo, caso do CPJ-3C, dá ao advogado mais tempo para tarefas relevantes. O próprio software faz o controle de prazos e tarefas, insere informações sobre movimentações processuais e muito mais.
O trabalho manual basicamente acaba com um software, e é por isso que é interessante trocar suas planilhas por essa tecnologia inteligente.
Se seu escritório de advocacia apresenta algum desses sinais, não perca mais tempo! É hora de investir em um software jurídico!
