Workflow para otimizar seu escritório ou departamento jurídico.

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Para quem busca inovação e gestão de alta performance na realização de procedimentos operacionais, o workflow é a chave para otimizar as rotinas, fluxos e promover ganho de qualidade no ambiente organizacional. Com a implementação desta solução, é possível realizar a ordenação sequencial para automatizar os procedimentos do escritório, considerando o seu conjunto de regras já definidas. Dessa forma, o ambiente organizacional terá mais qualidade e um upgrade na governança.

A representação gráfica do workflow tem a função de indicar de forma didática e visual, o que deve acontecer na operação a partir do cumprimento da tarefa anterior e a visualização de todas as bifurcações e possibilidades. Esse procedimento, permite que as etapas e tarefas sejam transmitidas de um profissional para outro, com maior controle do gestor.

Exemplo:

Imagem1 1 - Workflow para otimizar seu escritório ou departamento jurídico.

Principais benefícios do workflow no escritório de advocacia ou departamento jurídico.

-Redução de desperdício com a identificação e eliminação de erros recorrentes;

-Aproveitamento de recursos a partir da otimização de perdas nos procedimentos, com pessoal, insumos, entre outros;

-Padronização de parâmetros e especificações melhor definidas;

-Aumento da produção na dinâmica dos processos;

-Alinhamento das atividades para reduzir o tempo de execução e retrabalho;

-Clareza na execução de tarefas e definição correta de responsabilidades por cargos;

-Qualidade e assertividade aferida em cada etapa, garantindo êxito no resultado;

-Análise de desempenho.

Processamento de fluxos.

Com a implementação do software jurídico CPJ-3C, que possui um workflow robusto e integrado, toda a inteligência disponível é capaz de processar os fluxos, trazendo funcionalidade ao desenho, e realizar a distribuição das tarefas de forma síncrona aos usuários. Uma vez cumprida essa etapa, o motor do workflow trabalha na análise dos fluxos, entendendo e decidindo para quem deverá ser entregue a próxima tarefa, assim, os riscos são minimizados e as necessidades de treinamento sobre as particularidades de cada carteira deixarão de ser um problema recorrente. O controle das atribuições é realizado com melhorias significativas e o gestor não terá a necessidade de manter cobranças contínuas.

Além de toda automação que envolve essa operação, o CPJ-3C oferece um painel de controle aos gestores e a equipe de controladoria, permitindo que eles assumam uma posição muito mais estratégica no monitoramento das rotinas. A solução oferece acesso rápido a indicadores e dashboards, facilitando a visualização da gestão da carteira com precisão, além de reportar dados que auxiliam nas tomadas de decisões estratégias e planejamentos. Este conjunto de fatores posiciona a operação de forma profissionalizada e moderna.

Como não engessar o fluxo do escritório durante a transição para um Workflow?

O engessamento dos procedimentos operacionais pode ocorrer quando a utilização da solução é feita de forma genérica, ou seja, com aplicação em qualquer carteira de cliente ou origem de tarefa, não considerando as peculiaridades para cada tipo de processo ou as necessidades pontuais.  

A melhor forma de não engessar o andamento é começar pelos fluxos menos complexos. No início do planejamento, é importante prever todas as alternativas e hipóteses que cada fluxo precisa seguir, e fazer isso de forma bastante detalhada. É preciso ter visão do todo, e o profissional escalado para participar da construção do workflow, precisa ser especialista no tipo de processo e preferencialmente ter experiência de contencioso.

É necessário desenhar o fluxo ideal, considerando que todos os atos vão acontecer dentro da realidade prevista, também é preciso pensar nas exceções, pois, se elas estiverem previamente desenhadas, as chances de engessamento diminuem.

O CPJ-3C ainda oferece uma customização dentro da plataforma, que é a tecnologia de encadeamento de eventos com condicionais, chaveamento e scripts, que padronizam o processo operacional. Além de evitar a mobilização da equipe para treinamentos recorrentes, esta etapa de integração contribui na ambientação acelerada dos novos profissionais da área técnica (Advogados) e em especial, da controladoria Jurídica.

Outra possibilidade do encadeamento das atividades, é a programação de condicionais que irão possibilitar o controle de diferentes fatores e condições, auxiliando nos lançamentos automáticos, compondo a operação e garantido que o processo não trave.

Exemplo de um fluxo:

  1. Se o prazo de agravo de instrumento for cumprido;
  2. Abre-se automaticamente a tarefa para a elaboração e protocolo da petição;
  3. Se o agravo de instrumento for dispensado;
  4. O prazo não será aberto pelo CPJ-3C.

Nesta situação, se o procedimento engessar, significa que o fluxo está incompleto, sendo necessário realizar testes e ajustes antes da implementação efetiva na prática do escritório.

Também é preciso uma organização das equipes conforme o critério do escritório ou departamento jurídico para tratar os prazos de forma específica, definindo quem são os profissionais que irão receber as tarefas, e quem ficará responsável por cada etapa do fluxo. Com a criação de equipes específicas, o cumprimento da tarefa pelo responsável pode ser delimitado por matéria, valor envolvido, tribunal, carteira de cliente ou mesmo por alçada.

Como o workflow ajuda na distribuição de tarefas previamente definidas, sem a necessidade de intervenção humana, há uma redução nos riscos de direcionamento equivocado, ou que alguma etapa não seja realizada. Dessa maneira, é possível criar regras inteligentes sem ter que redesenhar todo o fluxo.

Este modelo de gestão gera um domínio dos métodos de organização da estrutura do próprio escritório como um todo, proporcionando acesso à construção de regras inteligentes para a distribuição das tarefas. Caso algo precise ser modificado, não será necessário redesenhar o caminho todo, poderá ser adicionada ou modificada uma etapa no fluxo existente.

Exemplo:

Em um determinado processo ou matéria, onde o cliente solicite a validação antes do protocolo, é possível incluir esta etapa extra em uma determinada célula, e que após a finalização da peça o próximo passo será a ratificação do cliente, posteriormente o retorno dessa validação, é que será dado seguimento ao protocolo. Esse tipo de governança também evita o engessamento, tornando o cumprimento das tarefas mais seguro.

Aumente a produtividade do escritório de advocacia ou departamento jurídico com Workflow.

Com a implementação do CPJ-3C somado ao seu workflow robusto, a produtividade da operação tende a crescer em média 30%, trazendo ganhos expressivos na qualidade e no cumprimento de cada ato processual. O ambiente proporcionado pela plataforma possibilita que todos esses ganhos sejam percebidos pelos profissionais atuantes na ponta, ampliando o engajamento geral da equipe. Em times multidisciplinares, dispor de um workflow é fundamental, pois, faz com que o cenário de melhoria contínua exista de fato, e a gestão esteja com foco nos objetivos do cliente

Sem dúvidas, a redução de custo com a utilização do workflow, impacta diretamente na diminuição dos riscos, gera avanço na gestão de informação, maior produtividade e qualidade na prestação de serviços.

Principais melhorias para o escritório de advocacia ou departamento jurídico com a implementação do Workflow.

– Otimização da colaboração entre profissionais da mesma equipe ou de núcleos diferentes;

– Definição de medidas de controle e monitoramento de qualidade;

– Simplificar e agilizar a comunicação interna e externa, diminuindo número de e-mails e mensagens;

– Divisão eficaz do trabalho;

– Agilidade ao alertar a equipe sobre mudanças e eventos importantes do escritório;

– Contribuição no processo de tomada de decisão;

– Definição de requisitos, responsabilidades, opções e possibilidades de consequência de uma decisão;

– Rastrear e documentar cada atividade do fluxo de trabalho, permitindo o aperfeiçoamento constante e a detecção de dados relevantes para a estratégia do negócio;

– Garantia de trabalho remoto seguro, com controle do passo a passo estabelecido, fomentando a autonomia das áreas.

Está na hora de dar um salto na produtividade e eliminar as ineficiências nos fluxos de tarefas, além de gerenciar procedimentos com precisão e eficiência. Insira o workflow como peça-chave na gestão do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico.

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