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Por Preâmbulo Tech
Você não sabe se vale a pena investir em um programa de controle de prazos e/ou publicações? Não sabe se é o momento mais adequado para fazer esse investimento?
Independentemente do tamanho do escritório, saiba que investir em um software jurídico agora pode ser crucial para melhorar seus resultados!
A importância do controle de prazos
Quantas tarefas são executadas diariamente em um escritório jurídico? Existem atividades no campo administrativo e financeiro, além das atividades processuais. Todas elas envolvem um grande número de profissionais, cada qual com suas responsabilidades e prazos e ainda assim, sempre são passíveis de erro.
A rotina jurídica pode ser um grande caos se não houver organização e planejamento. Quando falamos em planejar, necessariamente falamos em estabelecer metas. E metas só podem ser definidas se existir um prazo de execução. Em outras palavras, para fazer o controle de tarefas em um escritório, o gestor jurídico precisa otimizar a gestão do tempo sua e de sua equipe. A delegação para os profissionais deve vir junta de um prazo, de modo que seja possível fazer o acompanhamento da execução.
Um advogado participa de audiências, escreve petições, atende o cliente e está dentro do fluxo de trabalho de outras tarefas. Sem uma gestão do tempo, não há um bom controle de rotina. Consequentemente, o negócio não cresce.
E nós nem estamos considerando a importância do controle de prazos na atividade jurídica propriamente dita! Sabemos que perder um prazo em uma ação administrativa ou judicial é sinônimo de prejuízos irreparáveis (ao cliente e à própria reputação).
Por tudo isso, ter uma gestão do tempo e controlar prazos de maneira adequada assume uma importância fundamental nos resultados de um escritório. E é exatamente por isso que é preciso investir em um programa de controle de prazos.
A hora de investir em um programa de controle de prazos
A hora de investir em um programa de controle de prazos é agora, não se engane. Mas diversas situações podem ter apontado para essa necessidade já há algum tempo. Veja algumas a seguir.
Se o escritório já perdeu algum prazo, esse é um grande indício de que é preciso investir em um programa de controle de prazos o quanto antes. No contexto atual, de crise econômica e sanitária, há um grande risco de um profissional perder um prazo processual. Em primeiro lugar, devemos considerar que enfrentamos, enquanto coletividade, muitos desafios para sermos produtivos no trabalho no contexto atual. As notícias são tristes, e o foco nas tarefas profissionais nem sempre existe. Esse ponto, que concerne a qualquer pessoa, é um dificultador, sem dúvidas.
Por isso, um programa de controle de prazos para advogados em home office pode ser muito importante. Além desse risco, é preciso ficar atento a situações que já ocorreram no escritório. Se algum profissional perdeu prazo, o escritório pode ter prejuízos financeiros e prejudicar seu cliente. A parte prejudicada pode alegar dano moral por estar necessitada do valor que receberia de um determinado processo, por exemplo.
Seja a parte pessoa física ou jurídica, todos os clientes precisam ver seus processos no correto andamento, pois contam com o possível recebimento de um crédito ou bem resultante daquela demanda.
É claro que a advocacia é uma atividade-meio, que não promete resultados. Mas perder um prazo pode ser considerado uma atitude culposa. Além disso, o advogado deve pensar além do processo, considerando o abalo emocional que causar a uma pessoa ou à reputação de uma empresa.
Se seu fluxo de trabalho está pouco produtivo e desorganizado
Você já conseguiu encontrar os motivos pelos quais seu fluxo de trabalho para ou anda com vagarosidade? Desde o primeiro contato de um cliente até o fim da ação administrativa ou judicial, existem centenas de atos a serem realizados, com o envolvimento de inúmeros profissionais.
Se sua rotina é desorganizada ou se os profissionais estão pouco produtivos, é hora de procurar um programa de controle de prazos. Com um sistema jurídico, o gestor consegue saber exatamente quais atividades devem ser realizadas, quem são seus responsáveis e em qual prazo tudo deve acontecer.
O programa de controle de prazos consegue automatizar muitas tarefas, o que contribui para que o gestor atue de forma rápida e fácil. Em outras palavras, consegue efetuar um controle de rotinas mais eficiente, evitando a perda de prazos.
Se o gestor tem fama de chato por ficar atrás dos profissionais
Você é tido como o profissional mais chato do escritório por ser o responsável por cobrar conclusões e entregas de tarefas na data determinada? Nós sabemos que suas ações são realizadas com boa intenção e sempre visando o objetivo do escritório. No entanto, existem muitas formas de fazê-las sem causar desgastes nas relações profissionais.
Com um programa de controle de prazos, o gestor consegue ter maior visibilidade sobre o andamento das tarefas, inclusive quem são seus responsáveis. O sistema possui funcionalidades que facilitam o controle, além de permitir a restrição de acesso a informações, atualizar o andamento das atividades e muito mais.
Se as atividades repetitivas estão tomando muito tempo
No fim de um mês, você fez um levantamento sobre a natureza das atividades exercidas no escritório e viu que boa parte do tempo foi gasto com tarefas rotineiras e repetitivas. Ao analisar os dados, percebeu que dois profissionais estavam sobrecarregados e perderam prazos. Existe uma relação íntima em perder tempo com atividades repetitivas e perder prazos.
Por isso, um programa de controle de prazos pode ser fundamental em seu escritório se ele passa por essas situações. Afinal, o tempo gasto com esse tipo de atividade representa um mau uso do tempo. O sistema consegue automatizá-las para facilitar o controle de processos e prazos.
Se você deseja ter mais eficiência e agilidade
Na advocacia por meio de um recurso tecnológico, deve investir em um programa de controle de prazos. Alguns deles, como o CPJ, permitem inclusive o acompanhamento de prazos pelo cliente (CPJ-Connect), o que é um grande diferencial perante a concorrência.
