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Por Preâmbulo Tech
Sua preferência é ouvir ao invés de ler? Então aperte o play e saiba quando é a hora de investir em um software jurídico.
O Software jurídico é um sistema que apresenta diversas funcionalidades para a gestão de um escritório de advocacia ou departamento jurídico. Na prática, é uma solução voltada para otimizar os processos internos desses negócios. Sua intenção é deixar o gestor e os profissionais incumbidos de tarefas estratégicas, enquanto assume a parte burocrática.
Além disso, é também uma ferramenta de alto valor estratégico, porque ajuda na tomada de decisões. Mesmo assim, ainda vemos escritórios e departamentos com dúvida se está na hora de investir em um software jurídico.
A seguir, apresentamos algumas situações que indicam que o gestor deve adotar a ferramenta o quanto antes!
#Quando se perde tempo com atividades repetitivas sem um software jurídico
Um gestor jurídico estratégico costuma analisar a produtividade no escritório de diversas maneiras. Uma delas é por meio do controle de horas trabalhadas em determinadas atividades, com auxílio do timesheet, veja como funciona.
Se você não sabe quando é a hora de investir em um software jurídico, basta analisar esse controle. No fim de um mês, quanto tempo seus profissionais perderam com tarefas rotineiras e repetitivas? Quantos advogados ficaram sobrecarregados com essas atividades e, por isso, não puderam realizar os trabalhos intelectuais? Quanto deles perderam prazos em decorrência das atividades burocráticas?
Um sistema para advogados pode resolver muitas dessas questões, pois ele assume as atividades repetitivas em um escritório. Ao invés de gastar tempo com elas, o profissional se dedica a tarefas estratégicas. Além disso, o software consegue facilitar o controle de processos e prazos.
#Quando as decisões são tomadas por intuição
Qualquer negócio que é gerido apenas por intuição tende ao fracasso. Infelizmente, há advogados que não se capacitam para a gestão jurídica ao abrir seu escritório. Mesmo aqueles que buscam conhecimentos de administração podem escorregar na hora de planejar o negócio. Nos dois casos, há um grande risco de não ter sucesso.
Acreditar somente em “achismos” é desconsiderar todo o contexto em torno do escritório, que nos municia de dados e informações a todo o instante. Por serem milhões de dados, considerando fatores internos e externos, é realmente difícil analisá-los. E esse é o motivo pelo qual muitos advogados tomam decisões em cima do que acreditam, e não do que é fato.
A boa notícia é que um software jurídico é capaz de reunir informações completas do escritório em diversas áreas. Controle de prazos e processos, agenda, andamento processual, financeiro. Um bom sistema, inclusive, emite relatórios gerenciais que ajudam o advogado a tomar decisões de modo fundamentado. Ou seja, evitando os achismos.
Portanto, se você acredita que suas decisões são apenas intuitivas, é um bom momento de investir em um software jurídico.
#Quando você percebe que o escritório ainda perde prazos sem um software jurídico
Perder um prazo processual não é o fim dos tempos para o escritório. Grandes negócios podem, sim, falhar. Mas na advocacia, esse é um erro que deve tender a zero, porque é muito prejudicial para o cliente e para a reputação.
No entanto, quando você percebe que a perda de prazos é algo constante em seu escritório, é hora de acender o alerta. Seus clientes precisam que seus processos estejam em um andamento correto. Eles dependem da solução daquela demanda. Ainda que a advocacia seja uma atividade-meio, que não promete resultados, a perda do prazo é uma atitude culposa.
A perda dos prazos pode ocorrer por erros na delegação de tarefas, por fluxos de trabalho truncados, por sobrecarga de atividades em um profissional ou por falta de profissional. Se isso acontece em seu escritório, pode ter certeza de que é hora de investir em um software jurídico para otimizar sua gestão.
O sistema permitirá ao gestor corrigir os gargalos do fluxo de trabalho, pois confere visibilidade ao workflow. Da mesma maneira, auxilia na delegação de tarefas, de maneira que cada profissional saiba exatamente o que fazer.
Em outras palavras, ele organiza as atividades e aumenta a produtividade de todos.
#Quando o gestor precisa cobrar sempre dos profissionais
Pessoas em posição de liderança em um escritório ou departamento jurídico costumam ser responsáveis por equipes. Além de inspirar e motivar pessoas, é também quem delega tarefas e acompanha o fluxo de trabalho. Mas e quando o gestor precisa cobrar dos profissionais a todo o momento a conclusão e as entregas de tarefas no prazo acordado?
Por melhor que sejam as intenções, essa cobrança causa desgastes nas relações profissionais. Para evitar que isso aconteça, os softwares jurídicos podem servir como um programa para controlar prazos e auxiliar no andamento das tarefas, inclusive em sua delegação.
Se você estava em dúvida se é hora de investir em um software jurídico, basta ver se alguma dessas situações acontece em seu negócio. A ferramenta pode trazer muitos benefícios, acredite!
Tem alguma outra ocasião que você vivência em seu escritório ou departamento que pode ser resolvida pela ferramenta?
