ARQ-3C: Arquivador Digital

O arquivador digital do CPJ-3C é um recurso incorporado a alguns módulos do sistema. Esta ferramenta possibilita o vínculo ou digitalização de documentos, facilitando a organização e posterior busca do arquivo dentro do software.

Para utilizar o Arq-3c o usuário deve efetuar um cadastro nos módulos principais. Clicando no botão denominado “Documentos” abre-se a tela dos arquivos, onde pode-se vincular o documento desejado, da máquina ou rede. Ainda é possível acessar o scaner e fazer a digitalização pelo módulo desejado.

Confira o passo a passo para realizar esta operação e confira onde encontrar o botão documentos dentro dos módulos em que está disponível.

1. Acesse o módulo desejado. Ao encontrar o botão de Documentos, dê um duplo clique para abrir a tela dos arquivos;

Importante: ao abrir a tela, existindo algum documento o usuário poderá marcar para abrir, salvar ou enviar por e-mail. Essas opções são encontradas nos ícones na lateral direita (destacados em vermelho);

2. Para incluir ou digitalizar um documento, clique em Novo;

3. Uma nova tela irá se abrir. Observe os ícones ao lado direito, eles garantem as seguintes opções:

Importante: A tabela “Tipo de documento” possibilita a classificação de documentos para melhor organização, utilizando o campo “ordem” que deve ser numérico. Aumenta o recurso de pesquisa e regras para extrair o documento. Esta opção pode ser ativada como obrigatório em Configurações/Preferências. Após preenchido lembre-se de salvar.

Observação: Ativada a opção como “Documento interno”,no campo Descrição, o arquivo poderá ficar oculto para algumas senhas e no CPJ-Connect, conforme as restrições de usuários. Saiba como cadastrar novos usuários aqui.

Onde encontrar o botão “Documentos” no CPJ-3C

• No módulo de pessoas:Acesse o Módulo de Pessoas, selecione o cadastro desejado e clique em Exibir. Ao verificar os dados básicos clique em Documentos ou em Histórico para utilizar o Arq-3c. Saiba como cadastrar uma nova pessoa aqui.

• No módulo de processos: Acesse o Módulo de Processos, selecione o processo e clique em Exibir. Ao lado direito será possível clicar em Documentos para vincular e visualizar os arquivos do Arq-3c vinculados nos dados básicos ou dos eventos da tramitação.

Acessando a opção Tramitação, ao lançar um novo evento será possível clicar em Documentos para o vínculo do arquivo.

• Minhas atividades: Nas tarefas relacionadas ao usuário, quando verificar o campo Anexos com a informação Documento não informado, é um link para poder utilizar o Arq-3c.

• Contas a pagar/receber: Acesse o Módulo CPR, selecione o título e clique em Exibir para encontrar o botão Documentos e utilizar o Arq-3c. Confira o passo-a-passo para utilizar o módulo CPR corretamente.

• CC de clientes/fornecedores: Nos lançamentos de custas e honorários dentro da conta corrente é possível encontrar em ambas as contas o botão Documentos para utilizar o Arq-3c. Lembrando que ao faturar os lançamentos com arquivos, os mesmos serão levados para o título do CPR.

• Contratos: Ao acessar o Módulo de Contratos, selecione o contrato desejado, clique em Histórico e em Novo, assim será possível acessar o botão Documentos para utilizar o Arq-3c. Veja como realizar a gestão de contrato de clientes.

• Coletores: Acesse os coletores de custas ou honorários. Em cada lançamento e possível acessar o botão Documentos para utilizar o Arq-3c. Ressaltando que estes mesmos arquivos vão constar no CC após a transferência do coletor.

• SPF – Solicitação de Providência Financeira: Acesse o Módulo de Processos, selecione o processo e acesse a Tramitação. Clique no ícone de três pontos e selecione a solicitação de providência financeira. Ao fazer uma nova solicitação, será possível clicar em Documentos para utilizar o Arq-3c. Ressaltando que ao finalizar a rotina da SPF o arquivo vai constar na Conta Corrente. Confira os tutorias do SPF a receber e do SPF a pagar.

• ACT – Autorização de Contratação de Terceiro: Acesse o Módulo de Processos, selecione o processo e acesse a Tramitação. Clique no ícone de três pontos e selecione a autorização de contratação de terceiro. Ao fazer uma nova contratação, será possível clicar em Documentos para utilizar o Arq-3c. Ressaltando que ao finalizar a rotina da ACT o arquivo vai constar na Conta Corrente.

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