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Por Preâmbulo Tech
Em vista do aumento no volume de processos e da quantidade de tarefas realizadas pelos advogados nos dias de hoje, as controladorias jurídicas tornaram-se essenciais no contexto jurídico. Nesse sentido, por meio de um conjunto de práticas e técnicas, a controladoria jurídica auxilia na gestão estratégica e operacional das advocacias, buscando otimizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos.
Além disso, sendo responsável pela área de gerenciamento, os profissionais da controladoria enfrentam diariamente situações que exigem tomadas de decisão. Por esse motivo, a controladoria jurídica data-driven vai além do modelo tradicional, utilizando dados e informações como base para fundamentar decisões e estratégias. Essa abordagem prioriza a coleta, análise e interpretação de dados, o que permite identificar padrões, tendências e insights relevantes, resultando em uma tomada de decisão mais embasada e estratégica.
Que tal entender melhor o papel da controladoria jurídica e descobrir como a análise de dados pode transformar essa área?
Qual o papel da controladoria jurídica para o mundo do direito?
A controladoria jurídica desempenha um papel fundamental e estratégico no contexto jurídico, trazendo benefícios significativos para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Sua importância reside na capacidade de otimizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos. A controladoria jurídica também realiza um papel importante na gestão financeira, auxiliando no controle de custos, análise de rentabilidade e elaboração de orçamentos. Com essas atribuições, a controladoria auxilia em:
- Cumprimento de obrigações legais;
- Minimização de riscos;
- Evita perda de prazos;
- Redução de custos associados a litígios e processos judiciais;
- Contribui para a eficiência e eficácia dos processos jurídicos da organização.
Nesse cenário, os controllers jurídicos desempenham a função de gestão, organização e supervisão da rotina do escritório. Para obter eficiências nessas atividades, os controllers precisam ter acesso a dados e informações importantes sobre o negócio. Os dados são de extrema importância para a controladoria, pois permitem que essa área tenha uma visão mais clara e precisa das atividades da empresa, possibilitando um melhor gerenciamento e controle das informações jurídicas.
Com a análise de dados, o controller jurídico pode identificar tendências, padrões e pontos críticos nas atividades da empresa, o que possibilita a elaboração de estratégias mais eficientes e eficazes para gerenciar os riscos legais.
Além disso, a utilização de dados permite que a controladoria jurídica possa monitorar de forma mais precisa o desempenho dos processos jurídicos da empresa, identificar oportunidades de melhoria e avaliar o impacto das ações e estratégias implementadas.
Mas, na prática, o que é ter uma controladoria jurídica guiada a dados?
Controladoria jurídica data-driven
A implementação de ferramentas tecnológicas na controladoria jurídica permite o surgimento do que podemos chamar de controladorias “data-driven”. Data-driven, em tradução literal do inglês “direcionado por dados”, é uma abordagem que utiliza dados e informações para orientar as tomadas de decisão no mundo dos negócios. E, no setor jurídico, essa tendência também se faz presente. Isso reflete em um gerenciamento baseado em análises de dados coletados de diversas fontes, como softwares de gestão jurídica, planilhas e outras ferramentas de gestão. Essa abordagem tem como intuito maximizar a eficiência e a eficácia das atividades jurídicas do escritório, com o objetivo de aprimorar a gestão de processos, recursos e mão de obra.
Dessa forma, os softwares jurídicos, como grande ferramenta de obtenção de dados e gerenciadores de relatórios precisos, auxiliam as controladorias a identificar padrões e tendências, bem como gerar insights e prever resultados, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Essa nova estrutura organizacional baseada em dados e informações impactam na rotina de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos no que tange a análises de produtividade e desempenho, acompanhamento de prazos e processos, investigação de custos e receitas, identificação de oportunidades de crescimento e a avaliação da satisfação do cliente.
Vantagens de uma controladoria jurídica guiada por dados
Ao optar por ter uma operação guiada por dados por meio de uma controladoria jurídica data-driven, as organizações presenciam uma série de vantagens que auxiliam na rotina advocatícia. São algumas delas:
1 – Tomada de decisões embasadas em dado
Ao utilizar uma abordagem data-driven, as decisões jurídicas são fundamentadas em dados concretos e análises objetivas. Isso reduz a influência de opiniões subjetivas e aumenta a precisão na avaliação de riscos, oportunidades e estratégias jurídicas.
2 – Melhoria da eficiência e produtividade
A análise de dados permite identificar ineficiências e gargalos nos processos jurídicos, possibilitando sua otimização. A automação de tarefas rotineiras e repetitivas também aumenta a eficiência e libera os profissionais para atividades mais estratégicas, como relacionamento com o cliente.
3 – Identificação de riscos e compliance
Uma controladoria jurídica data-driven permite identificar riscos legais potenciais, como cláusulas problemáticas em contratos, padrões de litígio recorrentes ou tendências regulatórias. Isso facilita o gerenciamento proativo de riscos e o cumprimento das regulamentações aplicáveis.
4 – Análise preditiva
Com base na análise de dados históricos, é possível utilizar técnicas de análise preditiva para antecipar possíveis desdobramentos jurídicos, como resultados de litígios, prazos de processos e demandas futuras. Isso permite uma melhor preparação e planejamento estratégico.
5 – Redução de custos legais
Uma controladoria jurídica data-driven pode identificar áreas de alto custo ou ineficiências nos processos legais, permitindo uma alocação mais eficiente de recursos. A análise de dados também auxilia na negociação de contratos, na identificação de oportunidades de redução de litígios e na otimização do uso de serviços jurídicos externos.
6 – Aumento da transparência e prestação de contas
Com dados claros e precisos, é possível ter uma visão abrangente das atividades jurídicas e dos resultados obtidos. Isso facilita a comunicação interna, a prestação de contas aos stakeholders e a transparência na tomada de decisões jurídicas.
7 – Acompanhamento de indicadores de desempenho
Uma controladoria jurídica data-driven permite o monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs) e a avaliação contínua da eficácia das atividades jurídicas. Isso possibilita a identificação de áreas que precisam de melhorias e o direcionamento de esforços para alcançar os objetivos estratégicos.
Dessa maneira, uma controladoria jurídica data-driven proporciona uma visão mais precisa, estratégica e eficiente das atividades jurídicas de uma organização. Ela auxilia na tomada de decisões informadas, no gerenciamento proativo de riscos e compliance, na redução de custos legais e na melhoria geral do desempenho jurídico.
Como implementar uma controladoria jurídica?
Implementar uma controladoria jurídica data-driven envolve a utilização de dados e tecnologia para otimizar a gestão e as tomadas de decisão na área jurídica de uma empresa. Além disso, é fundamental aderir a ferramentas com fontes de dados, como relatórios de informações periódicas e confiáveis. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para implementar uma controladoria jurídica data-driven:
Identifique as fontes de dados
Identifique as fontes de dados disponíveis em sua empresa que podem ser úteis para a controladoria jurídica. Isso pode incluir contratos, processos judiciais, informações financeiras, entre outros. Se não houver ferramentas claras para obtenção desses dados, é fundamental pesquisar as melhores soluções para isso. Dentro do setor jurídico, os softwares de gestão são geralmente os mais utilizados. Muitos deles, como o CPJ-3C, possuem funcionalidades específicas para obtenção e disponibilização de dados através de relatórios, envios periódicos automáticos e dashboards completos.
Padronize e organize os dados
A padronização e organização de dados desempenham um papel crucial na implementação de uma controladoria jurídica data-driven. A importância desses aspectos está relacionada à qualidade e consistência dos dados coletados, que são a base para a análise e interpretação posterior.
A padronização dos dados envolve estabelecer formatos e estruturas consistentes para armazenamento das informações jurídicas. Isso inclui a definição de campos específicos para cada tipo de dado, como datas, valores e categorias. Ao padronizar os dados, torna-se mais fácil e eficiente a análise posterior, pois todos os dados estarão organizados de maneira uniforme.
Analise os dados
Utilize técnicas de análise de dados para extrair informações úteis. Por exemplo, isso pode incluir a utilização de análise estatística, mineração de dados ou aprendizado de máquina para identificar padrões, tendências e insights relevantes. Além disso, essa análise abrange a coleta, processamento e interpretação dos dados disponíveis, com o objetivo de obter insights valiosos e embasar a tomada de decisão.
Ao realizar uma análise de dados eficiente e adequada, é possível não apenas identificar oportunidades de melhoria, mas também otimizar processos, tomar decisões embasadas e estratégicas, e aprimorar a eficiência e eficácia da controladoria jurídica. Para isso, é fundamental contar com profissionais capacitados e utilizar ferramentas apropriadas, garantindo assim uma análise precisa e confiável dos dados disponíveis.
Painéis de controle e relatórios
Desenvolva painéis de controle e relatórios que apresentem as informações relevantes de forma clara e visualmente atrativa. Por exemplo, esses painéis podem ser criados em planilhas ou, de maneira mais automática, dentro de um software jurídico que ofereça essa funcionalidade. Além disso, o principal diferencial de um software jurídico é sua capacidade de parametrização. Sistemas jurídicos que se adaptam às operações jurídicas proporcionam relatórios mais precisos e alinhados aos valores da organização.
Consequentemente, esses painéis tornam-se guias importantes para acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPIs), métricas de eficiência e outros dados relevantes para a gestão da controladoria jurídica. Assim, a utilização de ferramentas personalizáveis pode gerar maior precisão e eficiência no acompanhamento das operações.
Tome decisões baseadas em dados
Tomar decisões embasadas em dados é, sem dúvida, um dos principais pilares da controladoria jurídica data-driven. Nesse sentido, ao utilizar dados como base para a tomada de decisão, é possível, primeiramente, garantir que as escolhas sejam fundamentadas em informações concretas e precisas. Além disso, essa abordagem evita que decisões sejam tomadas apenas com base em intuição ou suposições, proporcionando mais segurança e assertividade no planejamento estratégico. Assim, a análise de dados se torna indispensável para alcançar resultados consistentes e alinhados aos objetivos organizacionais.
Monitore e refine o processo
O refinamento do processo data-driven em uma controladoria jurídica, em primeiro lugar, envolve a utilização de dados para identificar oportunidades de melhoria e, consequentemente, otimizar os fluxos de trabalho. Além disso, essa abordagem não se limita apenas a identificar problemas, mas busca também aprimorar a eficiência, a qualidade e os resultados do departamento jurídico por meio de uma análise fundamentada em dados concretos. Assim, a utilização estratégica de informações permite que o departamento jurídico tome decisões mais assertivas e alcance resultados mais consistentes.
Quais ferramentas tecnológicas auxiliam na eficiência da controladoria jurídica?
As ferramentas tecnológicas desempenham um papel fundamental na implementação de uma controladoria jurídica guiada por dados. Em primeiro lugar, elas permitem a coleta, organização, análise e visualização eficiente de grandes volumes de informações jurídicas, o que, por sua vez, possibilita a tomada de decisões mais informadas e estratégicas. Além disso, essas ferramentas automatizam tarefas manuais e repetitivas, reduzindo erros e, consequentemente, aumentando a eficiência operacional.
Outro ponto importante é a aplicação de tecnologias avançadas, como inteligência artificial, machine learning e análise de dados. Essas tecnologias permitem não apenas identificar padrões e tendências, mas também gerar insights valiosos nos dados jurídicos, o que apoia diretamente a gestão de riscos, a otimização de processos e a maximização dos resultados.
Por fim, com o uso adequado das ferramentas tecnológicas, uma controladoria jurídica pode, de fato, extrair o máximo valor dos dados disponíveis. Isso resulta em melhorias significativas na eficiência, na qualidade e na estratégia aplicada à área jurídica da organização, consolidando o papel da tecnologia como um aliado indispensável para o sucesso.
Por esse motivo, separei as principais funcionalidades tecnológicas que resultam em uma controladoria jurídica eficiente:
Software de gestão jurídica
Essas ferramentas são desenvolvidas para facilitar a gestão de casos jurídicos, desde a publicação até o protocolo. Elas permitem a criação de registros de casos, rastreamento de prazos, gerenciamento de tarefas, atribuição de responsabilidades, armazenamento e organização de documentos relacionados ao caso. Além disso, muitos desses sistemas oferecem recursos de geração de relatórios e análises para obter insights sobre o desempenho do caso.
Business Intelligence
A tecnologia de BI, além de suas funcionalidades inovadoras, permite a análise de dados jurídicos de maneira visual e interativa, o que facilita tanto a compreensão quanto a extração de insights valiosos. Além disso, essas ferramentas podem ser amplamente utilizadas para criar painéis de controle personalizados, gráficos, tabelas e relatórios. Esses recursos apresentam, de forma clara e organizada, informações-chave sobre desempenho, produtividade, custos legais, eficiência, entre outros aspectos. Dessa forma, o uso de BI torna a gestão jurídica mais eficiente e estratégica.
Automação de processos jurídicos
A automação de processos jurídicos visa automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, aumentando a eficiência e reduzindo erros humanos. Essas ferramentas podem ser aplicadas em atividades como geração de documentos padronizados, revisão de contratos, pesquisa jurídica, notificações de prazos e lembretes, entre outras.
Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML)
A IA e o ML têm o potencial de transformar a controladoria jurídica ao fornecer análise avançada de dados. Essas tecnologias podem ser aplicadas em várias áreas, como análise de contratos, pesquisa jurídica, previsão de resultados judiciais, identificação de riscos e detecção de erros em dados legais.
Chatbots e assistentes virtuais
Essas tecnologias baseadas em IA podem ser implementadas para oferecer suporte jurídico automatizado. Por exemplo, elas podem responder a perguntas frequentes, fornecer informações sobre políticas e procedimentos legais e auxiliar na triagem inicial de consultas jurídicas. Além disso, essas ferramentas ajudam a reduzir a carga de trabalho da equipe jurídica, fornecendo respostas rápidas e precisas aos usuários.
Com base em toda essa análise, é impossível negar a relevância da controladoria data-driven no mundo jurídico. Essa abordagem orientada por dados transforma a gestão e a tomada de decisões, permitindo maior precisão e eficiência. Nesse contexto, também concluímos que o software jurídico exerce um papel essencial como principal gerador e analisador de dados nesse ambiente. Ao adotar um software jurídico eficiente, é possível coletar, armazenar e analisar uma ampla quantidade de informações relevantes, como prazos, processos, documentos e históricos de casos, otimizando significativamente as operações jurídicas.
