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Em vista do aumento no volume de processos e a quantidade de tarefas realizadas por advogados hoje em dia, as controladorias jurídicas se tornaram essenciais para o contexto jurídico. Por meio de um conjunto de práticas e técnicas, a controladoria jurídica é responsável por auxiliar na gestão estratégica e operacional das advocacias e busca otimizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos.
Sendo responsável pela área de gerenciamento, os profissionais da controladoria lidam diariamente com situações que envolvem tomada de decisões. Por isso, a controladoria jurídica data-driven vai além da tradicional, utilizando dados e informações como base para embasar suas decisões e estratégias. Essa abordagem valoriza a coleta, análise e interpretação de dados, permitindo identificar padrões, tendências e insights relevantes para uma tomada de decisão mais embasada e estratégica.
Vamos entender melhor o papel da controladoria jurídica e como a análise de dados pode fazer toda a diferença para a área?
Qual o papel da controladoria jurídica para o mundo do direito?
A controladoria jurídica desempenha um papel fundamental e estratégico no contexto jurídico, trazendo benefícios significativos para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Sua importância reside na capacidade de otimizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos. A controladoria jurídica também realiza um papel importante na gestão financeira, auxiliando no controle de custos, análise de rentabilidade e elaboração de orçamentos. Com essas atribuições, a controladoria auxilia em:
- Cumprimento de obrigações legais;
- Minimização de riscos;
- Evita perda de prazos;
- Redução de custos associados a litígios e processos judiciais;
- Contribui para a eficiência e eficácia dos processos jurídicos da organização.
Nesse cenário, os controllers jurídicos desempenham a função de gestão, organização e supervisão da rotina do escritório. Para obter eficiências nessas atividades, os controllers precisam ter acesso a dados e informações importantes sobre o negócio. Os dados são de extrema importância para a controladoria, pois permitem que essa área tenha uma visão mais clara e precisa das atividades da empresa, possibilitando um melhor gerenciamento e controle das informações jurídicas.
Com a análise de dados, o controller jurídico pode identificar tendências, padrões e pontos críticos nas atividades da empresa, o que possibilita a elaboração de estratégias mais eficientes e eficazes para gerenciar os riscos legais.
Além disso, a utilização de dados permite que a controladoria jurídica possa monitorar de forma mais precisa o desempenho dos processos jurídicos da empresa, identificar oportunidades de melhoria e avaliar o impacto das ações e estratégias implementadas.
Mas, na prática, o que é ter uma controladoria jurídica guiada a dados?
Controladoria jurídica data-driven
A implementação de ferramentas tecnológicas na controladoria jurídica permite o surgimento do que podemos chamar de controladorias “data-driven”. Data-driven, em tradução literal do inglês “direcionado por dados”, é uma abordagem que utiliza dados e informações para orientar as tomadas de decisão no mundo dos negócios. E, no setor jurídico, essa tendência também se faz presente. Isso reflete em um gerenciamento baseado em análises de dados coletados de diversas fontes, como softwares de gestão jurídica, planilhas e outras ferramentas de gestão. Essa abordagem tem como intuito maximizar a eficiência e a eficácia das atividades jurídicas do escritório, com o objetivo de aprimorar a gestão de processos, recursos e mão de obra.
Dessa forma, os softwares jurídicos, como grande ferramenta de obtenção de dados e gerenciadores de relatórios precisos, auxiliam as controladorias a identificar padrões e tendências, bem como gerar insights e prever resultados, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Essa nova estrutura organizacional baseada em dados e informações impactam na rotina de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos no que tange a análises de produtividade e desempenho, acompanhamento de prazos e processos, investigação de custos e receitas, identificação de oportunidades de crescimento e a avaliação da satisfação do cliente.
Vantagens de uma controladoria jurídica guiada por dados
Ao optar por ter uma operação guiada por dados por meio de uma controladoria jurídica data-driven, as organizações presenciam uma série de vantagens que auxiliam na rotina advocatícia. São algumas delas:
1 – Tomada de decisões embasadas em dado
Ao utilizar uma abordagem data-driven, as decisões jurídicas são fundamentadas em dados concretos e análises objetivas. Isso reduz a influência de opiniões subjetivas e aumenta a precisão na avaliação de riscos, oportunidades e estratégias jurídicas.
2 – Melhoria da eficiência e produtividade
A análise de dados permite identificar ineficiências e gargalos nos processos jurídicos, possibilitando sua otimização. A automação de tarefas rotineiras e repetitivas também aumenta a eficiência e libera os profissionais para atividades mais estratégicas, como relacionamento com o cliente.
3 – Identificação de riscos e compliance
Uma controladoria jurídica data-driven permite identificar riscos legais potenciais, como cláusulas problemáticas em contratos, padrões de litígio recorrentes ou tendências regulatórias. Isso facilita o gerenciamento proativo de riscos e o cumprimento das regulamentações aplicáveis.
4 – Análise preditiva
Com base na análise de dados históricos, é possível utilizar técnicas de análise preditiva para antecipar possíveis desdobramentos jurídicos, como resultados de litígios, prazos de processos e demandas futuras. Isso permite uma melhor preparação e planejamento estratégico.
5 – Redução de custos legais
Uma controladoria jurídica data-driven pode identificar áreas de alto custo ou ineficiências nos processos legais, permitindo uma alocação mais eficiente de recursos. A análise de dados também auxilia na negociação de contratos, na identificação de oportunidades de redução de litígios e na otimização do uso de serviços jurídicos externos.
6 – Aumento da transparência e prestação de contas
Com dados claros e precisos, é possível ter uma visão abrangente das atividades jurídicas e dos resultados obtidos. Isso facilita a comunicação interna, a prestação de contas aos stakeholders e a transparência na tomada de decisões jurídicas.
7 – Acompanhamento de indicadores de desempenho
Uma controladoria jurídica data-driven permite o monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs) e a avaliação contínua da eficácia das atividades jurídicas. Isso possibilita a identificação de áreas que precisam de melhorias e o direcionamento de esforços para alcançar os objetivos estratégicos.
Dessa maneira, uma controladoria jurídica data-driven proporciona uma visão mais precisa, estratégica e eficiente das atividades jurídicas de uma organização. Ela auxilia na tomada de decisões informadas, no gerenciamento proativo de riscos e compliance, na redução de custos legais e na melhoria geral do desempenho jurídico.
Como implementar uma controladoria jurídica?
Implementar uma controladoria jurídica data-driven envolve a utilização de dados e tecnologia para otimizar a gestão e as tomadas de decisão na área jurídica de uma empresa. Além disso, é fundamental aderir a ferramentas com fontes de dados, como relatórios de informações periódicas e confiáveis. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para implementar uma controladoria jurídica data-driven:
Identifique as fontes de dados
Identifique as fontes de dados disponíveis em sua empresa que podem ser úteis para a controladoria jurídica. Isso pode incluir contratos, processos judiciais, informações financeiras, entre outros. Se não houver ferramentas claras para obtenção desses dados, é fundamental pesquisar as melhores soluções para isso. Dentro do setor jurídico, os softwares de gestão são geralmente os mais utilizados. Muitos deles, como o CPJ-3C, possuem funcionalidades específicas para obtenção e disponibilização de dados através de relatórios, envios periódicos automáticos e dashboards completos.
Padronize e organize os dados
A padronização e organização de dados desempenham um papel crucial na implementação de uma controladoria jurídica data-driven. A importância desses aspectos está relacionada à qualidade e consistência dos dados coletados, que são a base para a análise e interpretação posterior.
A padronização dos dados envolve estabelecer formatos e estruturas consistentes para armazenamento das informações jurídicas. Isso inclui a definição de campos específicos para cada tipo de dado, como datas, valores e categorias. Ao padronizar os dados, torna-se mais fácil e eficiente a análise posterior, pois todos os dados estarão organizados de maneira uniforme.
Analise os dados
Utilize técnicas de análise de dados para extrair informações úteis. Isso pode incluir a utilização de análise estatística, mineração de dados ou aprendizado de máquina para identificar padrões, tendências e insights relevantes. Essa análise envolve a coleta, processamento e interpretação dos dados disponíveis, visando obter insights e embasar a tomada de decisão.
Ao realizar uma análise de dados eficiente e adequada, é possível identificar oportunidades de melhoria, otimizar processos, tomar decisões embasadas e estratégicas, e melhorar a eficiência e eficácia da controladoria jurídica. É importante contar com profissionais capacitados e utilizar ferramentas adequadas para garantir uma análise precisa e confiável dos dados disponíveis.
Painéis de controle e relatórios
Desenvolva painéis de controle e relatórios que apresentem as informações relevantes de forma clara e visualmente atrativa. Esses painéis podem ser desenvolvidos em planilhas ou, de maneira mais automática, dentro de um próprio software jurídico que disponibilize essa função. O principal diferencial do software jurídico é a parametrização. Sistema jurídicos que se moldam de acordo com as operações jurídicas geram relatórios mais precisos e condizente com os valores da organização. Esses painéis podem ser importantes guias para indicadores-chave de desempenho (KPIs), métricas de eficiência e outros dados relevantes para a gestão da controladoria jurídica.
Tome decisões baseadas em dados
Tomar decisões embasadas em dados é um dos principais pilares da controladoria jurídica data-driven. Ao utilizar dados como base para a tomada de decisão, é possível garantir que as escolhas sejam fundamentadas em informações concretas e precisas, em vez de se basearem apenas em intuição ou suposições.
Monitore e refine o processo
O refinamento do processo data-driven em uma controladoria jurídica envolve a utilização de dados para identificar oportunidades de melhoria e otimizar os fluxos de trabalho. Essa abordagem busca aprimorar a eficiência, a qualidade e os resultados do departamento jurídico por meio de uma análise fundamentada em dados concretos.
Quais ferramentas tecnológicas auxiliam na eficiência da controladoria jurídica?
As ferramentas tecnológicas desempenham um papel fundamental na implementação de uma controladoria jurídica guiada por dados. Elas permitem a coleta, organização, análise e visualização eficiente de grandes volumes de informações jurídicas, possibilitando a tomada de decisões mais informadas e estratégicas. Essas ferramentas automatizam tarefas manuais e repetitivas, reduzindo erros e aumentando a eficiência operacional. Além disso, a aplicação de tecnologias como inteligência artificial, machine learning e análise de dados avançada permite identificar padrões, tendências e insights valiosos nos dados jurídicos, apoiando a gestão de riscos, a otimização de processos e a maximização dos resultados. Com o uso adequado das ferramentas tecnológicas, uma controladoria jurídica pode extrair o máximo valor dos dados, aprimorando a eficiência, a qualidade e a estratégia na área jurídica da organização.
Por esse motivo, separei as principais funcionalidades tecnológicas que resultam em uma controladoria jurídica eficiente:
Software de gestão jurídica: essas ferramentas são desenvolvidas para facilitar a gestão de casos jurídicos, desde a publicação até o protocolo. Elas permitem a criação de registros de casos, rastreamento de prazos, gerenciamento de tarefas, atribuição de responsabilidades, armazenamento e organização de documentos relacionados ao caso. Além disso, muitos desses sistemas oferecem recursos de geração de relatórios e análises para obter insights sobre o desempenho do caso.
Business Intelligence: a tecnologia de BI permite a análise de dados jurídicos de maneira visual e interativa, facilitando a compreensão e extração de insights valiosos. Elas podem ser usadas para criar painéis de controle personalizados, gráficos, tabelas e relatórios, que apresentam informações-chave sobre desempenho, produtividade, custos legais, eficiência, entre outros.
Automação de processos jurídicos: A automação de processos jurídicos visa automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, aumentando a eficiência e reduzindo erros humanos. Essas ferramentas podem ser aplicadas em atividades como geração de documentos padronizados, revisão de contratos, pesquisa jurídica, notificações de prazos e lembretes, entre outras.
Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML): A IA e o ML têm o potencial de transformar a controladoria jurídica ao fornecer análise avançada de dados. Essas tecnologias podem ser aplicadas em várias áreas, como análise de contratos, pesquisa jurídica, previsão de resultados judiciais, identificação de riscos e detecção de erros em dados legais.
Chatbots e assistentes virtuais: Essas tecnologias baseadas em IA podem ser implementadas para fornecer suporte jurídico automatizado, responder a perguntas frequentes, fornecer informações sobre políticas e procedimentos legais, além de auxiliar na triagem inicial de consultas legais. Eles podem ajudar a reduzir a carga de trabalho da equipe jurídica, fornecendo respostas rápidas e precisas aos usuários.
Depois de toda essa leitura, não temos como negar a importância da controladoria data-driven mundo jurídico, proporcionando uma abordagem orientada por dados para a gestão e tomada de decisões. Nesse contexto, concluímos, também, que o software jurídico desempenha um papel fundamental como principal gerador e analisador de dados dentro desse ambiente. Ao utilizar um software jurídico eficiente, é possível coletar, armazenar e analisar uma grande quantidade de informações relevantes, como prazos, processos, documentos e histórico de casos.
