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Por Preâmbulo Tech
Realizar um eficiente controle de produtividade no escritório de advocacia pode ser um desafio para o gestor. No entanto, a união entre boas plataformas e o fator humano é a chave para ter profissionais produtivos. É uma forma de estabelecer métodos nos processos de trabalho e combater a famosa “falta de tempo”. Com isso, o escritório terá uma rotina que propiciará bons resultados.
Por isso, neste post falamos brevemente sobre os benefícios do controle de produtividade e adentramos nas formas de trabalho do software jurídico e dos profissionais, bem como na junção dessas forças. E finalizamos com algumas dicas para controlar a produtividade a partir dessa união. Vamos lá?
Benefícios do controle de produtividade no escritório de advocacia
A busca por controle de produtividade no escritório de advocacia é sinônimo de bons resultados. E o pensamento é bem simples. Uma equipe produtiva consegue fazer mais atividades com menos recursos e em menos tempo. Se a demanda por recursos é menor, a economia é maior. Se há tempo disponível, reflexo de uma boa gestão de tempo, os profissionais se empenham em atividades essenciais. Isso aumenta a produtividade e, consequentemente, na rentabilidade. Tempo é, de fato, dinheiro.
Os benefícios do controle de produtividade, porém, vai além de bons resultados financeiros. Esse controle pode proporcionar:
- Maior controle sobre o trabalho de cada profissional, como delimitação de prazos e delegação de atividades;
- Otimização do tempo das equipes com a automação, grande aliada no controle de produtividade;
- Maior organização no processo de trabalho e, consequentemente, otimização das atividades;
- Motivação e satisfação dos funcionários, porque lidam com tarefas de maior valor.
A união entre plataformas de gestão e fator humano
A inserção de tecnologia em diversos negócios causou certo temor em alguns gestores. A discussão acerca da substituição da força de trabalho é válida. No entanto, hoje já se vê uma harmonia entre o uso de soluções inteligentes e o fator humano. São, na verdade, complementares. Enquanto a tecnologia assume a burocracia, as equipes realizam atividades essenciais, que demandam “calor humano”.
E isso se aplica às plataformas de gestão jurídica.
O trabalho do software jurídico
Um software jurídico, como o CPJ-3C, assume muitas tarefas essenciais para realizar um bom controle de produtividade no escritório de advocacia. Com ele, é possível automatizar o fluxo de trabalho, integrar funcionários, e entregar relatórios ao gestor para auxiliar na tomada de decisões. Esses três aspectos são muitos importantes para a produtividade, inclusive.
A automatização do fluxo de trabalho, no caso do CPJ-3C, é feita por meio de workflow e gestão de tempo. Ela realiza o controle de prazos e tarefas, gerindo de forma eficiente as atividades de cada profissional. Ao gestor, cabe a delegação e o acompanhamento da execução. Com o timesheet, faz o controle de horas, fazendo previsão de quanto tempo cada colaborador precisa para executar uma tarefa. Tudo isso garante o controle de produtividade no escritório de advocacia.
Coordenar as equipes dessa forma é um meio para atingir metas e objetivos definidos. Mas vale destacar que a integração, por meio de bons canais de comunicação, é essencial para que a coordenação funcione. Felizmente, o software também integra as equipes.
Por fim, com os relatórios personalizáveis, o gestor pode entender melhor os fluxos de trabalho definido. Caso identifique falhas, pode atuar para tornar o controle de produtividade no escritório de advocacia ainda melhor. Com o CPJ-Analytics, o gestor consegue visualizar as principais informações para tomar decisões.
A força humana
O trabalho do software envolve diretamente o fator humano. O gestor faz a tecnologia trabalhar em prol do escritório e dos profissionais. Como apontamos acima, centralizar a comunicação é fundamental para que haja um controle de produtividade no escritório de advocacia. E esse é um trabalho essencialmente humano.
A plataforma pode ser utilizada para unificar o ambiente de trabalho, mas se comunicar bem depende da habilidade do gestor e de seus colaboradores. É preciso ser sempre objetivo e claro com o que deve ser realizado. Ao delegar tarefas, pontue exatamente o que é esperado e o prazo para sua execução. A comunicação aberta pode auxiliar bastante, inclusive. Feedbacks sobre o uso da tecnologia, por exemplo, podem fazer com que o gestor compreenda os motivos de a ferramenta não estar sendo totalmente utilizada.
Além da comunicação, se a tecnologia trabalha para otimizar o tempo, é sinal que a equipe terá mais minutos disponíveis. E as pausas são fundamentais para um trabalho bem feito, não se esqueça disso. Um profissional produtivo sempre faz algumas pausas durante o expediente. Assim, consegue executar com foco as tarefas programadas.
Dicas para controlar a produtividade no escritório de advocacia
Pausas em uma rotina da advocacia? Workflow e timesheet? Se você está confuso em como aliar a força humana e o trabalho do software jurídico, preparamos algumas dicas para controlar a produtividade no escritório de advocacia. Confira:
- Priorização de tarefas: a melhor forma de organizar a atividade e o fluxo de trabalho por meio do workflow é priorizando tarefas. Se existem tarefas urgentes, elas vêm primeiro. Mesmo se não forem tão importantes. A ideia é escalonar pelo prazo de execução. Em seguida, tarefas sem prazo devem ser priorizadas conforme importância. No CPJ-3C, você pode, na tela de “minhas atividades”, utilizar as etiquetas disponíveis para priorizar tarefas.
- Decisão das tarefas pequenas: existem tarefas que são consideradas pequenas, passíveis de delegação, pois não envolvem uma decisão do gestor. Após definir quais são elas (fator humano), você pode utilizar o CPJ-3C para distribuí-las.
- Pílulas de descanso entre atividades: se você pensa na produtividade de sua equipe, estabeleça pausas para você e para os demais profissionais. O ócio criativo é muito importante no controle da produtividade no escritório de advocacia, assim como a qualidade no trabalho.
Uma das grandes preocupações de um bom gestor é realizar um eficiente controle de produtividade no escritório de advocacia. Isso possibilita ao negócio alcançar melhores resultados e otimizar suas atividades. Os profissionais também se sentem mais valorizados e motivados, pois realizam funções de valor. E a união entre fator humano e tecnologia é a melhor forma de buscar esse controle.
