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Ter reuniões mais produtivas em departamentos jurídicos é o sonho de todo gestor. Porque, na verdade, esses encontros não terminarão mesmo com a tecnologia que possibilita realizar reuniões virtuais. O planejamento, a resolução de problemas e a comunicação entre os setores só ocorre de forma eficiente quando existe esse encontro presencial. Ele faz parte do dia a dia de qualquer empresa.
Diante disso, o gestor deve saber como tornar a reunião mais produtiva. Nenhum funcionário deseja perder seu tempo em um encontro que não dá frutos. Para tanto, é preciso planejar a reunião, estabelecer um tema e informá-lo aos convocados, além de ter uma boa condução durante o encontro para que se atinja ao objetivo proposto.
Veja a seguir algumas dicas para fazer reuniões mais produtivas nos departamentos jurídicos.
Pense na reunião antes de propô-la
Para ter reuniões mais produtivas, o primeiro passo é ter clareza sobre seu motivo. Ela é realmente necessária ou traz uma questão que pode ser facilmente resolvida por e-mail? O encontro só será eficaz se o responsável souber definir algumas questões, como:
- Finalidade da reunião: a reunião servirá para que todos façam um brainstorming para gerar ideias e soluções para um problema? Ou seu objetivo é identificar a próxima fase do planejamento? Ou ainda fazer um levantamento de tarefas e dividi-las entre os presentes para concluir certa demanda?
- Participação dos presentes: cada um terá um tempo definido para falar ou é um reunião mais expositiva?
- Tipo de solução a ser encontrada: a reunião é convocada para um assunto urgente ou de médio/longo prazo?
Após responder a essas questões, o gestor dá o primeiro passo para ter reuniões mais produtivas no departamento jurídico.
Estabeleça um objetivo e o informe previamente aos envolvidos
Um dos pontos fundamentais para tornar as reuniões produtivas é estabelecer qual objetivo deverá ser atingido durante a reunião. Não é somente fazer uma pauta genérica. Todos os convocados devem chegar ao encontro sabendo o que será tratado e o que precisa ser discutido. Isso, inclusive, agiliza bastante a reunião.
No momento de convocá-la, é preciso informar qual foi o objetivo estabelecido para ela. Os envolvidos devem estar preparados com informações, dados, relatórios e sugestões para que se tome decisões naquele momento.
Se um advogado é convocado para uma reunião, certamente sua presença é importante e relevante para a discussão. Por isso, é preciso entender o que está em pauta para chegar com as informações que lhe competem.
Convoque somente quem é necessário
Você já ouviu falar em Indivíduo Diretamente Responsável (DRI)? Essa expressão, muito utilizada nos Estados Unidos, designa aquele que é responsável diretamente por um projeto. Não existe qualquer dúvida sobre quem ele é, afinal, seu nome aparece ao lado do tema que é discutido e que lhe compete. Em cada reunião, portanto, há uma lista de tarefas com o respectivo responsável, de forma que elas são corretamente trabalhadas e endereçadas.
Essa é uma ótima forma de tornar as reuniões mais produtivas em departamentos jurídicos. Em outras palavras, convoque somente quem for realmente indispensável para o encontro. Se a reunião falará especificamente de revisão de planejamento tributário da empresa, não é preciso convocar todos os advogados tributaristas. Mas é preciso ter alguém do alto escalão empresarial, assim como o chefe do departamento jurídico. Os advogados podem ser muito competentes, mas certamente alguns não precisam estar presentes.
A participação de pessoas que não precisam estar presentes é ruim por dois motivos. O primeiro é que se ocupa o tempo do profissional que poderia estar executando outras funções para as quais é primordial. Em segundo lugar, ele pode se sentir compelido a participar ativamente da reunião, e pode ocasionar mais tempo de encontro.
Quer saber quem chamar? Pergunte a si mesmo como a pessoa pode contribuir com o objetivo do encontro. A ideia da reunião é fazer o acompanhamento de um projeto? Veja quem é seu responsável. Na dúvida, chame os líderes dos departamentos, pois eles repassarão para sua equipe as definições da reunião em outro momento.
Um grupo menor é mais focado e motivado, o que torna as reuniões mais produtivas.
Conduza a reunião
Reuniões mais produtivas são conduzidas por alguém. De preferência, por quem tenha características de líder. É preciso habilidade para levar a conversa à frente, e conhecer os demais participantes para explorar melhor o rendimento que podem oferecer para a ocasião.
Ele precisa se atentar, por exemplo, como está a comunicação não verbal dos participantes. Se alguém estiver distraído, consegue se adequar para gerar mais engajamento e participação. É possível estabelecer regras de conduta previamente, como desligar os celulares. Assim, o líder precisará somente fazer com que elas sejam seguidas.
A condução da reunião é fundamental para sua produtividade, para atingir ao objetivo proposto.
Fixe um tempo
Se a reunião cumpre seu objetivo em 25 minutos, ótimo. Se for preciso uma hora, tudo bem. Mas o importante é estimar o tempo de duração para que os participantes possam se programar para as outras tarefas de sua rotina. Lembre-se que, na advocacia, todos trabalham com prazos muito estreitos.
Quer uma dica? Faça reuniões no período da manhã, em que todos estão mais descansados e podem ser mais produtivos. E não espere os atrasados para dar início à conversa.
Faça uma ata
O último ponto para ter reuniões mais produtivas em departamentos jurídicos é fazer uma ata com os principais pontos decididos durante o encontro. É preciso concluir a conversa de alguma forma e informar àqueles que não compareceram. É a ata que deixa claro quem deve fazer determinada tarefa, o prazo para ela e quem responderá pelos resultados. Isso evita problemas de comunicação e repetições de discussões em reuniões futuras.
A ata também cria um sentimento de produtividade e resultado, motivando os envolvidos.
Em um departamento jurídico, as reuniões podem ser mais produtivas se o responsável por elas seguir essas dicas. E para organizar tudo, desde antes da convocação até o acompanhamento das tarefas decididas no encontro, é recomendado adotar um software jurídico. Por meio dele, é possível verificar as agendas dos envolvidos, enviar documentos e controlar as tarefas. Sendo uma ferramenta importante na gestão do departamento.
