Gestão ágil na advocacia: é possível?

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Empresas altamente inovadoras tem como premissa de administração a chamada gestão ágil. A grosso modo, é um modelo em que se procura ter mais liberdade e menos hierarquia nos processos do negócio. A eficácia nas empresas de tecnologia é evidente, mas será possível adotar uma gestão ágil na advocacia?

Já adiantamos que um escritório que utiliza essa forma de gestão pode usufruir de muitos benefícios, se houver um bom acompanhamento desse modelo e uma equipe alinhada. Veja a seguir, como funciona esse modelo horizontal de gestão no escritório.

O que é gestão ágil?

A gestão ágil é um modelo de gestão que se utiliza de um conjunto de técnicas e metodologias para tornar o ambiente de uma organização o mais livre possível. Muito comum em empresas de tecnologia ao redor do mundo, esse modelo tem como objetivo desconstruir uma estrutura rígida e hierárquica, substituindo-a pela liberdade na condução dos processos.

Uma das ideias centrais da gestão ágil é descentralizar a tomada de decisões. Com isso, o processo se torna mais ágil e fluido. A descentralização, ao envolver diversos agentes, proporciona um engajamento mais alto dos colaboradores e das equipes. Eles participam ativamente dos projetos por terem mais liberdade, não sendo somente executores de ordens superiores.

Em outras palavras, é uma abordagem de mínima intervenção no gerenciamento de projetos. Cada projeto é dividido em etapas menores, chamadas de iteração. Há um tempo previsto para a execução de cada uma dessas etapas, que podem durar de 2 a 4 semanas. Ao fim de cada uma delas, a equipe realiza reavaliação das prioridades do projeto, sendo possível refazer o planejamento da etapa subsequente se for necessário.

Com a gestão ágil, o gerenciamento de projetos é mais dinâmico e facilitado.

Ferramentas de aplicação da gestão ágil

Para implementar uma gestão ágil na advocacia ou em qualquer empresa, o gestor deve se valer de algumas ferramentas: reuniões diárias, reuniões semanais e OKRs.

As reuniões diárias na gestão ágil (daily scrum meeting) são encontros curtos, com todos os participantes do projeto e com certo desconforto, já que devem ser realizadas em pé para otimizar o tempo. É aquela reunião de corredor, em que todos os envolvidos passam a saber o que cada um da equipe fez no dia anterior em relação ao projeto, o que está desenvolvendo e o que fará nas próximas horas. É também o momento de falar de prazos, dos erros e das melhorias.

Já as reuniões semanais são voltadas para o planejamento a curto prazo. Ao contrário das reuniões diárias, as reuniões de planejamento servem para o time pensar nos projetos de forma ampla e para organizar a execução. Essa ferramenta de gestão ágil identifica o que já foi finalizado no projeto, o que está em dia ou pendente, e os prazos para cada ação. Com o report semanal, é possível monitorar e documentar os resultados da equipe.

O OKR (Objectives and Key Results) é um método de acompanhamento, ação e medição para atingir o objetivo geral, proposto a todos da empresa. Esse objetivo se desdobra em metas possíveis de serem mensuráveis (KPI – Key Performance Indicator) e dinâmicas. O OKR é muito importante, já que a gestão ágil é baseada no planejamento contínuo, de curta duração, adaptando assim as metas, podendo se relacionar com diversos indicadores da empresa, como número de clientes, indicadores financeiros, atendimento ao cliente etc.

Para saber mais sobre metas, falamos sobre como defini-las e medi-las aqui.

Quais seus impactos nas empresas?

A gestão ágil possui como característica central a descentralização e a autonomia de cada colaborador envolvido no projeto. Com cada um sabendo exatamente qual sua ação nas etapas, o primeiro impacto que essa metodologia provoca na empresa é o aumento da produtividade.

No mesmo sentido, como cada pessoa tem uma atribuição a exercer, seu senso de responsabilidade aumenta. E a gestão só funciona, porque há um engajamento maior das equipes. Para que haja um impacto real, é preciso utilizar as ferramentas apontadas anteriormente.

Como funciona a gestão ágil na advocacia?

A gestão ágil na advocacia não é tão diferente quanto nas empresas. Considerando que, nos dias atuais, os gestores devem dar especial atenção à forma como administram o escritório, aplicar um modelo de gestão eficiente é fundamental. Muitos escritórios aplicam a gestão horizontal em seus processos internos, atribuindo a cada colaborador uma tarefa em determinada etapa do projeto.

E como a gestão ágil na advocacia funciona? O planejamento estratégico, que é o plano de longo prazo, é dividido em etapas de execução menores, dando origem, consecutivamente, ao planejamento tático (médio prazo) e operacional (curto prazo). A gestão ágil na advocacia é semelhante: cada projeto é segmentado em etapas menores, com responsáveis determinados que devem cumprir as metas e objetivos traçados para e cada etapa.

Muitos escritórios no país obtêm bons resultados com esse modelo de gestão moderno, que se mostra bastante adequado para a geração de jovens profissionais.

Impacto na rotina do escritório

Se a gestão ágil na advocacia estiver bem determinada e acompanhada, ela poderá conferir benefícios de produtividade, senso de responsabilidade e trabalho em equipe. Uma gestão compartilhada pode contribuir também para envolver os colaboradores de forma mais acentuada com o escritório, até mesmo afetivamente, pois eles não se sentem mero executores das tarefas.

Quando os líderes tomam decisões levando em consideração a equipe, há uma enorme chance de o planejamento da gestão do escritório dar certo. Se todos têm consciência da visão global de um projeto, é possível melhorar a prestação dos serviços jurídicos a quem mais importa, que é o cliente.

Com a gestão ágil na advocacia e as ferramentas corretas para mensurar o engajamento e a produtividade da equipe, o escritório tende a crescer de forma organizada.

Uma das formas de implementar a gestão ágil na advocacia de forma mais eficiente é utilizar a tecnologia. Não custa lembrar que esse modelo nasceu no contexto das empresas inovadoras, das startups. É um método que harmoniza bastante com as soluções tecnológicas que podem ser usadas no escritório de advocacia.

Por isso, um bom software de gestão voltado exclusivamente para a área jurídica pode contribuir bastante para controlar os processos internos, os prazos e as tarefas de cada micro-processo originado da segmentação. A grande vantagem de utilizar essa solução é prezar pela colaboração entre os profissionais e as equipes, auxiliando bastante a gestão horizontal.

Já experimentou implementar a gestão ágil na advocacia?