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Por Preâmbulo Tech
Seu escritório está em crescimento, com boas possibilidades de expansão das operações. Na hora de decidir tomar uma decisão importante, como essa, a primeira coisa que vem à cabeça é a saúde das suas finanças. A gestão financeira na advocacia é o problema e a solução desse negócio jurídico, pois pode travar ou catalisar suas ações.
De fato, é muito difícil ter um controle eficiente do fluxo de caixa, das despesas fixas e variáveis, do capital de giro e do investimento. É algo que demanda bastante análise e conhecimento. Por isso, é tão comum vermos erros bobos de gestão financeira na advocacia que comprometem o negócio.
Não mapear despesas fixas, não administrar bem o capital de giro, não realizar planejamento financeiro ou análise, investir de forma aleatória. Tudo isso pode acontecer se a gestão não for eficiente.
Considerando esse cenário, apontamos algumas questões para você considerar na gestão financeira na advocacia e profissionalizar ainda mais seu negócio. Acompanhe!
A importância da gestão financeira na advocacia
A gestão financeira na advocacia possui um valor enorme para o escritório. Mas seus benefícios não vêm de graça. Ela traz muitos desafios, principalmente porque o advogado sabe profundamente de leis, mas pouco de obrigações financeiras e administração. Diante desse cenário, é preciso adotar estratégias eficientes no tocante às finanças.
Isso porque ela vale tanto quanto com a gestão jurídica, uma vez que suas práticas influenciam diretamente na rentabilidade e na credibilidade do negócio. Mais do que isso, lidar bem com as finanças é importante para garantir a sustentabilidade e o futuro do negócio.
Seja qual for o porte do escritório, se ele está em crescimento ou não, a boa administração de receitas e despesas confere ao gestor jurídico mais tranquilidade na administração. A partir dessa gestão, o advogado consegue ter um reflexo real do seu escritório, algo essencial para o processo de tomada de decisões.
A partir da análise da situação financeira do escritório, por exemplo, o gestor consegue determinar o melhor momento para prospecção de clientes ou para ampliação do negócio. Ao mesmo tempo, consegue minimizar desperdícios, realizar a gestão de riscos e de problemas.
Em outras palavras, por meio de um gestão financeira na advocacia, o gestor pode trabalhar em prol do crescimento do escritório.
A relação entre gestão jurídica e a gestão financeira
Gestão jurídica do escritório de advocacia envolve todas as atividades realizadas no negócio. Isso significa o relacionamento com os stakeholders, a qualidade dos serviços prestados, o planejamento estratégico e a análise de mercado, o fluxo de processos internos e também o controle de entradas e saídas.
De forma simples, é a gestão jurídica que organiza o escritório em todos os âmbitos, com o objetivo de aprimorar seu funcionamento e, consequentemente, seus resultados.
Quando pensamos nos aspectos financeiros, algumas questões podem atormentar o gestor. O escritório sabe exatamente tudo o que gastou em cada processo e quanto tem a receber? Como é feito o controle de custas e honorários? Como a gestão de terceiros é realizada? Tudo isso faz parte da gestão financeira na advocacia, mas também à gestão jurídica.
Podemos dizer, assim, que a gestão de finanças é apenas um aspecto da gestão jurídica, sendo fundamental para a sustentabilidade do negócio.
Quais os princípios básicos de uma boa organização financeira?
Para ter uma eficiente gestão financeira na advocacia, você precisa seguir alguns princípios básicos. A separação entre contas pessoais e empresariais sempre consta nos inúmeros manuais de planejamento financeiro. O cálculo correto do capital de giro também. No entanto, existem outras boas práticas que você deve adotar, além de realizar uma análise da posição financeira do escritório e o controle centralizado de informações.
Boas práticas para gestão financeira na advocacia
A gestão financeira na advocacia é bem feita quando reúne boas práticas relacionadas ao controle das finanças do escritório. Algumas delas podem ser realizadas, inclusive, por um software jurídico que possua a funcionalidade específica para gestão financeira. Veja 5 boas práticas:
- Movimentações entre centros de custos (unidades da empresa, setores): essa medida agrupa as despesas para facilitar análise, identificação de origem e destinação, bem como auxilia a controlar os gastos, deixando o processo de pagamento mais transparente;
- Estruturação de plano de contas: é a separação entre receitas e despesas e suas respectivas classificações em diferentes categorias (honorários mensais, contratuais e de sucumbência, despesas administrativas e operacionais, investimentos etc.);
- Realização de previsões e faturamento: baseia-se na demanda pelos serviços, considerando as diversas áreas de atuação do escritório e a sazonalidade, de modo a manter o controle financeiro mais equilibrado;
- Registro de transferência entre contas correntes: facilita o controle de pagamentos e recebimentos, além de ajudar na separação de contas;
- Integração bancária: importante para o controle de inadimplência, para geração, emissão e processamento de boletos de cobrança.
Análise da posição financeira atual
Imagine um escritório que não tem um mapa das despesas fixas e variáveis. É impossível conseguir entender para onde se destinam os recursos financeiros. No mesmo sentido, o gestor jurídico que não possui um planejamento financeiro está à deriva na gestão, pois é improvável que tenha controle sobre capital de giro ou investimentos. Esse é o retrato de uma gestão financeira na advocacia ineficiente.
Todas essas falhas podem ser evitadas com uma prática muito simples: análise da posição financeira atual do escritório. A partir dela, é possível apurar resultados negativos e positivos acerca do fluxo de caixa e de operações do sistema financeiro.
Com a análise, o gestor consegue visualizar, de forma clara, os movimentos financeiros do escritório. Consequentemente, é capaz de tomar decisões seguras e fundamentadas para o crescimento do seu negócio.
Neste sentido, a análise da posição financeira atual é um dos elementos essenciais para elaborar um planejamento. Todo escritório bem sucedido possui um planejamento estratégico que envolve uma visão global do negócio, o que possibilita entender o fluxo de caixa, prever faturamentos e custos. Sem um planejamento, o escritório pode entrar em uma zona arriscada de não cumprir suas obrigações financeiros dentro do prazo.
Mesmo nestes casos extremos de dificuldade financeira, é a análise da posição atual que permite ao gestor atuar preventivamente para minimizar os riscos.
Controle centralizado de informações financeiras
Você possui visibilidade de todas as informações financeiras que seu escritório gera? Ter um controle único, onde o escritório possa relacionar as informações processuais com as financeiras, é fundamental.
Diariamente, o fluxo de trabalho na advocacia gera um grande volume de dados não só financeiros, mas que também se relacionam com eles. Esse Big Data, quando bem analisado e interpretado, pode se tornar uma informação valiosa para decisões gerenciais. No sentido contrário, se os procedimentos não são estruturados para oferecer dados em tempo real ou se os registro não forem confiáveis, o gestor terá grandes problemas em analisá-los.
Por isso, a centralização de informações financeiras pelo escritório contribui muito para identificar o que é válido e útil para a tomada de decisões. E uma excelente maneira de realizar esse controle é utilizar a tecnologia.
Uso de tecnologia
A tecnologia utilizada no ambiente jurídico veio para resolver várias dores dos gestores. Processos manuais podem ser automatizados, o que provoca não só redução de custos, como também aumento da produtividade das equipes. Ao mesmo tempo, as soluções tecnológicas permite integrar os processos internos, promovendo colaboração entre profissionais e visibilidade para gestores.
O software jurídico é a solução mais indicada para escritórios, porque reúne todos esses pontos e auxilia a fazer uma excelente gestão financeira na advocacia. Há softwares, como o CPJ-3C, que possuem módulos dedicados às finanças. Ele não só centraliza as informações, oferecendo precisão e confiabilidade, como proporciona a execução de todas as boas práticas que mencionamos.
Este software, por exemplo, possui vários indicadores utilizados para a gestão financeira na advocacia, como evolução da carteira, valores envolvidos, custas processuais e auditoria. Além disso, auxilia no controle de fluxo de caixa, diminuindo as chances de erros de análise e lançamento, além de integrar informações. Por fim, é possível realizar cadastro de pedidos (possibilita a extração de informações de contingência e provisionamento), gestão de depósitos recursais, de valores provisionados e de terceirizados, dentre outras funções.
A gestão financeira na advocacia é uma das práticas mais fundamentais para o crescimento do escritório, ao mesmo tempo em que é o catalisador da expansão. Quando bem feita, com boas práticas e tecnologia, pode proporcionar resultados ainda mais surpreendentes. Um software jurídico completo será seu grande aliado nesta função!
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