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Estamos cada vez mais conectados. Tantas facilidades já estão presentes, e uma porção grande delas chegando a todo momento. São bilhões de dados trafegando sem parar 24 horas, sete dias por semana. Aí vem a dúvida! Para onde vão todas essas informações? Quem tem acesso? Estou seguro?
O processo de automação jurídica tem facilitado sobremaneira o trabalho do profissional do direito, no entanto, é imprescindível avaliar continuamente os “Planos de Contingenciamento” adotados para assegurar a continuidade e uma posição de vanguarda.
Dentre os procedimentos necessários para assegurar que essas informações estejam protegidas, a cópia de segurança ou Backup, é uma das mais seguras para garantir a integridade e confiabilidade dos dados armazenados.
Existem várias formas de armazenar essas informações, desde a mais comum que é dentro de discos rígidos, HDs internos ou externos, até a mais atual e moderna que é o armazenamento na Nuvem (Cloud).
Entre eles destacamos, política consistente de cópias de segurança (backup) e gerenciamento adequado da agenda, os quais, quando não implementados de forma adequada, abrem uma lacuna de vulnerabilidade colocando em risco o empreendimento.
Não se pretende neste artigo esgotar o assunto e sim chamar a atenção para procedimentos operacionais que devem ser observados em relação aos dados processuais armazenados através do CPJ (Controle de Processos Jurídicos) nas arquiteturas C/S (client/server) e 3C (multi-tiered).
No CPJ-3C os dados são armazenados em um SGBDR (Sistema Gerenciador de Banco de Dados Relacional) de mercado. Esta tecnologia amplamente difundida nos ambientes corporativos oferece bom nível de confiabilidade, no entanto, frente a eventos como defeitos nos equipamentos, ação de vírus e sinistros, somente a existência de backup garantirá a continuidade do trabalho.
A seguir vamos mostrar como é rápido e fácil proteger suas informações mais importantes. Lembrando que seu técnico é a pessoa mais qualificada para auxiliar nesses procedimentos.
Importante: Conforme disposição contratual, é de responsabilidade exclusiva do licenciado efetuar backup (cópias de segurança).
Pontos Críticos em relação à Agenda/Tarefas
Pontos críticos no agendamento de compromissos:
- Ao restaurar o backup, as audiências, prazos e demais compromissos lançados após a data em que a cópia foi feita, serão perdidos;
- Erros de lançamento como contagem de prazos e inversão de datas, comprometem a qualidade da informação;
- Emissão de relatório da agenda com restrição nos critérios de seleção (exemplo: somente da área trabalhista, grupo de trabalho, etc.) podem gerar relatórios incompletos;
- Equívocos nos lançamentos dos compromissos agendados por usuários não devidamente treinados;
- A não correta configuração dos critérios de restrição de acesso por usuário pode permitir manuseio da agenda por usuários não autorizados;
Para contornar estas situações, recomendamos manter agenda paralela de compromissos críticos, como por exemplo, audiências e prazos.
A agenda paralela deverá ser confrontada diariamente com a agenda emitida pelo sistema para certificar que as duas estão em sincronismo, em caso de divergência, deve analisar os procedimentos operacionais que levaram a tal situação, tomando medidas preventivas para corrigir o problema.
A agenda paralela, preferencialmente, não deve ser alimentada pela mesma pessoa, pois erros e vícios de lançamentos não serão identificados.
Rotinas específicas para geração do backup
Verifique com sua T.I. qual o banco de dados escolhido para o CPJ. Abaixo seguem informações sobre cada um dos bancos suportados.
O termo “backup online” significa executar a rotina de backup concomitante com a alteração dos dados através do CPJ.
- MS-SQL Server – Produto fornecido pela Microsoft e possui um gerenciador com uma interface visual para executar cópias de backup online de forma segura. Para maiores detalhes veja documentação fornecida com o produto;
- MySQL – O backup pode ser efetuado através do utilitário “mysqldump”, este utilitário não suporta de forma direta backup online, portando, parte das alterações efetuadas durante este processo podem não estar presentes na imagem gerada, consequentemente isto gera uma cópia inconsistente da base de dados. Para contornar este problema é possível utilizar o parâmetro “–single-transaction” para tabelas InnoDB (backup online). Veja mais informações em www.mysql.com.
Ainda, é necessário adicionar a opção “–routines” ao mysqldump no momento do backup.
- Firebird – O utilitário “gbak.exe” permite efetuar backup online, em virtude de usuários terem dificuldades na utilização deste, a Preâmbulo desenvolveu uma interface gráfica denominada “fbbackup.exe” que é mais intuitiva e permite automatizar este procedimento.
Caso não saiba qual o SGBDR usado, ou queira mais informações sobre as rotinas de backup, entre em contato com o suporte da Preâmbulo informática.
Backup na prática
O primeiro passo é identificar qual banco de dados está sendo utilizado na máquina. Acesse o Disco local C e procure por Arquivos de Programas. Busque por Firebird, MySQL ou MariaDB. A instalação padrão do Firebird da Preambulo está localizada na pasta Arquivos de Programas (x86), já a instalações do Mysql e MariaDB devem estar na pasta PREAMBULO onde o CPJ-3C está instalado. Esta pasta deve estar na raiz de uma de suas unidades. Localizado o banco damos o start nas configurações.
Banco FIREBIRD (a partir da Versão G02)
- A configuração de backup para o Firebird 3.0 está incorporada na aplicação do servidor do CPJ-3C.
2. É necessário configurar dia e hora para a realização do backup, para isso selecione as opções desejadas (por padrão, o backup é feito de segunda à sexta, ao meio-dia).
Banco FIREBIRD (CPJ-3C até a versão G02)
- O aplicativo do FBBackup será iniciado, mas, não apresenta janela na tela do computador (background). Para abrir a interface dê um duplo clique no ícone destacado em vermelho na imagem abaixo (geralmente como ícone oculto);
2. Na aba Configurações clique em Modificar, e escolha o diretório do banco de dados (local onde será armazenado a cópia de segurança) do CPJ-3C para configurar o Backup;
3. Por padrão a senha do banco Firebird será: Usuário: sysdba e Senha: masterkey. Após a configuração, salve, e realize o backup, dando início à rotina;
4. Por fim, para configurar dia e hora para a realização do backup, basta ir na aba de Agendamento, e selecionar as opções desejadas (por padrão, o backup é feito de segunda à sexta, ao meio-dia);
Observação final: as imagens para ilustrar o texto contém a indicação de local “C:”, mas este pode não ser o local dos seus arquivos – consulte um técnico.
IMPORTANTE: o computador deve estar ligado para que o backup seja realizado.
Pronto! Cópia de segurança realizada com sucesso.
Nesse modelo de backup não é testada a integridade dos dados. Verificando o restore da base como ocorre com backups em Firebird. É muito importante o escritório criar uma rotina de testes dos backups.
OBS1: Observar se os arquivos de backup crescem em tamanhão diariamente, um backup menor (sem que tenha sido feita alguma manutenção no sistema ou excluídas muitas informações) não é uma situação normal.
OBS2: O Restore é importante para confirmar se o arquivo que está sendo copiado está correto.
O escritório deve ainda ter rotinas de backup para a estrutura de dados do GED ARQ-3C. O backup da base de dados não contempla os arquivos anexos, e rotinas complementares precisam ser implementadas.
Se precisar de ajuda não hesite em nos contatar. Entre em contato pelo e-mail help.desk@prambulo.com.br ou acesse seu Painel de Atendimento ao Cliente clicando aqui.
