A segunda etapa de um planejamento do escritório de advocacia é o planejamento tático, que é implementado após o estratégico e antes do operacional. É o nível intermediário. Conforme dissemos em outra oportunidade, os gestores devem organizar seu negócio em torno de objetivos comuns e traçar as melhores estratégias para atingi-los. Somente assim é possível sobreviver a um mercado tão competitivo.
Neste post, esmiuçamos o planejamento tático e as melhores práticas para adotá-lo em seu escritório de advocacia.
Planejamento tático
O planejamento tático é o desmembramento do planejamento estratégico. É nesta etapa que se criam metas e condições para realizar as ações determinadas no nível anterior. Por este motivo, é mais específico e limitado, envolvendo um nível departamental, ou seja, os chefes ou gerentes das equipes.
Se pensarmos em uma pirâmide de planejamento, o estratégico está no topo, envolvendo principalmente os sócios do escritório (planos de longo prazo). O tático está na posição intermediária, envolvendo os gerentes (planos de 1 a 3 anos) e o operacional se situa na base, envolvendo supervisores (planos de curto prazo).
Para realizar o planejamento tático, é preciso colocar em prática as ações de médio prazo para cada departamento ou setor do escritório de advocacia, como marketing, pessoal ou financeiro. Para tanto, a metodologia 5W2H é uma ótima opção.
Metodologia 5W2H para aplicar o planejamento tático
Um bom planejamento tático resulta na definição de objetivos claros para cada departamento do escritório de advocacia. Os gestores devem criar esses objetivos para assegurar o cumprimento das metas estabelecidas no planejamento estratégico. Por exemplo, eles podem estabelecer objetivos como garantir que as reuniões com clientes sejam agendadas em até 3 dias ou assegurar que todos os advogados concluam uma pós-graduação.
Para implementar esse planejamento, os gestores podem utilizar uma metodologia simples e amplamente adotada: o 5W2H. Essa ferramenta foca no controle e na mensuração das ações. Seu nome deriva dos itens de verificação, que são:
- What: o que será feito;
- Why: por que será feito;
- Where: onde será feito;
- Who: por quem será feito;
- How: como será feito;
- How much: quanto custará.
Os gestores, para implementarem o planejamento tático, devem adotar algumas práticas simples, que podem ser realizadas com base na metodologia 5W2H. Entretanto, qualquer que seja a ferramenta, é preciso pensar sempre em em 4 etapas: averiguar, solucionar, refletir e agir.
Ou seja, definir quais são os problemas em cada setor, avaliar os efeitos que eles têm no escritório, esboçar alternativas viáveis para a solução dos problemas descobertos, refletir sobre as consequências e os riscos de cada opção, para, só então, escolher a alternativa que solucionará o problema.
Benefícios da metodologia 5W2H
A metodologia 5W2H não traz somente organização para o planejamento tático. Seu maior benefício é clarificar as responsabilidades de cada envolvido nas ações, bem como entender o modo de execução delas. São respostas pertinentes que contribuem para o bom êxito do planejamento.
Essa ferramenta é, por isso, eficaz na redução de custos e na economia de tempo, já que aumenta a produtividade dos atores. No mesmo sentido, proporciona um trabalho de equipe mais eficiente, devido à sinergia que a equipe desenvolve, considerando que todos se envolvem de maneira efetiva com as ações.
Com uma mera planilha é possível aplicá-lo, inserindo as respostas para cada item. No escritório de advocacia, o software jurídico é uma ferramenta auxiliar fundamental para a divisão de tarefas e para toda a gestão da advocacia.
Os gestores devem verificar constantemente o planejamento tático para garantir que ele está evoluindo como planejado. Utilizando ferramentas como a metodologia 5W2H, eles conseguem monitorar o cumprimento das metas de forma mais fácil e segura. Além disso, relatórios, planilhas e feedbacks podem ser gerados com o apoio de um software jurídico que monitora a produtividade e a eficiência do escritório de advocacia.
Lembre-se também de que o envolvimento de todos os profissionais é essencial, mesmo que os gerentes dos setores conduzam o planejamento tático. Quanto maior for o comprometimento da equipe, maior será a chance de alcançar o sucesso.
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