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Por Preâmbulo Tech
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Existe um planejamento no seu escritório de advocacia? Se a resposta é negativa, é provável que seu negócio seja um barco à deriva. Em um mercado competitivo como esse, é fundamental que os gestores se organizem em torno de um objetivo comum e que tracem estratégias para atingi-lo. Sem planejar, isso se torna tarefa impossível.
Veja como o planejamento no escritório de advocacia é importante e como a tecnologia contribui em sua execução!
Os níveis de planejamento no escritório de advocacia
Quando se fala em planejamento administrativo, pode destacar 3 níveis pelos quais ele passa: estratégico, tático e operacional.
Estratégico
O planejamento no escritório de advocacia começa com o estratégico, que é a visão do futuro (estruturada em fatores externos) e a definição de valores, visões e missão (fatores internos).
Por ser o primeiro nível, o planejamento estratégico deve ser definido pelos sócios do escritório. Em uma empresa, pela alta cúpula (proprietário, CEO, presidente e diretores).
A consideração dessas condições internas e externas do escritório é seguida pela formulação de objetivos adequados ao negócio e pela seleção das melhores ações para atingi-los.
As ações são pensadas para um longo prazo (entre 5 e 10 anos) e possuem um norte geral, amplo, já que é difícil detalhar tudo para um período tão longo. Inclusive, é o motivo pelo qual esse planejamento no escritório de advocacia deve ser revisto e atualizado com frequência.
Tático
O planejamento tático é o plano que cria metas e condições para que as ações determinadas no planejamento estratégico sejam realizadas. Ou seja, é a decomposição do primeiro nível. É, por isso, mais específico e limitado, envolvendo um nível departamental, e não todo o escritório.
A responsabilidade por sua execução seria dos chefes das equipes. Em um grande escritório, há gerentes ou chefes em cada área. As decisões do planejamento tático são deles, que fazem a ponte entre os sócios e os advogados.
As ações desse nível de planejamento são aplicadas no período de 1 a 3 anos (médio prazo) e se desdobram em planos concretos para diversos setores do escritório, como marketing, pessoal, financeiro, etc.
Operacional
O último nível do planejamento do escritório de advocacia é o operacional, que é a execução das ações e metas traçadas no nível tático. O foco deste nível é o curto prazo, pois as ações duram entre 3 a 6 meses.
Neste momento, todos os níveis da organização se envolvem para acompanhar a rotina e garantir a execução das operações e das tarefas conforme os procedimentos estabelecidos.
Benefícios do planejamento para o escritório
Implementar o planejamento no escritório de advocacia é uma prática possível para qualquer gestor. Não é algo tão difícil estabelecer objetivos e metas a partir das condições internas e externas ao escritório. Feito isto, para conduzi-los, monitorá-los e avaliá-los.
O resultado prático são diversos benefícios administrativos, como alinhamento da estratégia e da equipe, definição de metas reais e de prioridades para o momento do escritório, e documentação do histórico do negócio. E há também benefícios mais práticos, como maior qualidade na prestação dos serviços e, consequentemente, ampliação da cartela de clientes.
Alinhamento da estratégia e da equipe
Um planejamento no escritório de advocacia que dá certo é aquele que envolve, necessariamente, todos os profissionais. Sócios, advogados e profissionais administrativos devem estar alinhados à mudança de comportamento proposta. Assim, é possível adequar as ações em direção ao plano. O benefício direto disso é uma equipe coerente que possibilita o crescimento mais rápido do escritório no mercado.
Definição de metas reais e de prioridades para o momento do escritório
Ao contrário das metas ilusórias que aparecem na cabeça de muitos gestores, o planejamento no escritório de advocacia traz os sócios para a realidade. Por meio dele, há definição de metas reais, possíveis de serem alcançadas, que farão com que os propósitos funcionem. Para alcançá-las, cria-se uma linha de trabalho para toda a equipe.
Ao mesmo tempo, o planejamento define quais as prioridades para aquele momento. Em tempos de crise financeira, por exemplo, cresce o número de falências e recuperações judiciais. Se o escritório trabalha com Direito Empresarial, deve estar pronto para atender a essa demanda, cogitando, inclusive, contratar especialistas deste tema.
Documentação do histórico do escritório
Como avaliar se as ações foram bem sucedidas ou não? Quais as influências e variáveis apareceram durante suas execuções? E os resultados? O planejamento do escritório de advocacia permite aos gestores terem toda a documentação do histórico do negócio para avaliar o que deu certo e o que deu errado.
Assim, é mais fácil evitar que o mesmo erro seja novamente cometido. Se encontraram uma ação para diminuir as tarefas burocráticas, como a adoção de um software jurídico, isso não mais será um problema.
Exemplo real dos bons resultados do planejamento no escritório
Em um trabalho de conclusão de curso de administração, um escritório de advocacia do Rio Grande do Sul foi beneficiado com a implementação do planejamento em seu negócio. Os responsáveis adotaram a ferramenta Balanced Scorecard (BSC), indicadores e fórmulas de cálculo, coletaram informações com os sócios e fizeram a análise de arquivos levantados.
A partir daí, conseguiram categorizar os dados para determinar forças e fraquezas do escritório. Com a análise, fixaram objetivos estratégicos dentro das perspectivas da ferramenta e dos indicadores: aumento de faturamento e de clientela, criação de banco de dados de clientes e investimento em novas técnicas de marketing jurídico.
Na prática, o escritório desenvolveu um site conforme a estratégia adotada e levantou os principais requisitos para construir um software de gestão que servirá como fonte de dados para atingir os objetivos.
A tecnologia no planejamento do escritório de advocacia
Para implementar o planejamento no escritório de advocacia, os sócios podem adotar diversos meios. Certamente, na era da transformação digital, a tecnologia deve ser sempre a primeira opção como forma de organizar e simplificar todo o processo.
O software jurídico é uma opção interessante, porque dispõe de funcionalidades personalizadas que se voltam para auxiliar a gestão do negócio. Mas como? Armazenando, acompanhando e o gerenciando, de forma automatiza, as principais atividades do escritório, bem como processos, pessoas e finanças. A integração das informações também ajuda a melhorar a análise do planejamento e a alinhar as equipes.
O planejamento no escritório de advocacia deve envolver todos os profissionais do negócio e as condições internas e externas a ele. Quando bem feito, auxiliado pela tecnologia, ele apresenta ótimos benefícios para o escritório.
Você já implementou o planejamento em seu escritório e mudou seu mindset para uma advocacia mais moderna? Conte para a gente sua experiência!
