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Para escritórios de advocacia, o recebimento de uma nova carteira com um grande volume de processos pode ser tanto um desafio quanto uma oportunidade. Lidar com uma carga de trabalho intensa requer eficiência, organização e um sistema que proporcione segurança e agilidade no gerenciamento dos casos. Afinal, cada processo requer atenção cuidadosa e o cumprimento de prazos é crucial para o sucesso das ações jurídicas.
Nesse sentido, um dos principais recursos que têm revolucionado a forma como os escritórios lidam com o recebimento de novas carteiras é o uso de software jurídico. Essa ferramenta tecnológica oferece uma série de benefícios que auxiliam na gestão eficaz e permite que o escritório tenha uma estrutura adequada para receber grande volumes de processos de uma só vez.
Vamos entender como.
Facilitando o recebimento de grandes carteiras de processos com um Software Jurídico
Para dar conta de receber uma nova carteira com segurança e agilidade, o principal parceiro dos escritórios é o software jurídico especializado em migração e transferência de dados. Receber e administrar grande volume de processos é um desafio que requer não apenas uma estrutura física e de pessoal adequada, mas também a implementação de ferramentas de tecnologia jurídica para auxiliar nesse processo.
Ou seja, o recebimento de novas carteiras pode ser otimizado com a utilização de um software jurídico eficiente e uma equipe especializada em migração de dados. Essas soluções podem proporcionar uma transição suave e eficaz, levando em consideração os seguintes pontos:
Gerenciamento de informações
Um dos principais benefícios das ferramentas de tecnologia jurídica é a capacidade de gerenciar e analisar grande volume de informações de forma eficiente. Com o auxílio de softwares de gestão jurídica, é possível categorizar e indexar os processos recebidos, facilitando a busca por informações específicas e agilizando o trabalho dos advogados envolvidos.
Acompanhamento de prazos
Outro desafio enfrentado ao lidar com uma grande carteira é o risco de perda de prazos. Quando um escritório recebe uma quantidade significativa de processos de uma só vez, pode ser difícil organizar-se rapidamente e garantir o cumprimento de todas as obrigações. No entanto, com o auxílio dos softwares para advogados, é possível estabelecer alertas e lembretes automatizados, minimizando o risco de atrasos e garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Além disso, os softwares jurídicos também podem auxiliar no cumprimento das obrigações contratuais. Por meio de sistemas de gestão de contratos e processos, é possível monitorar o andamento de cada caso, identificar as tarefas a serem realizadas e assegurar que todas as etapas do processo sejam cumpridas.
É importante ressaltar que, por exemplo, nos casos de terceirização de serviços jurídicos por instituições financeiras, o escritório está sujeito a políticas bancárias e regulamentações específicas. Portanto, é necessário estar preparado para cumprir todas as exigências e requisitos impostos pelas instituições contratantes com o auxílio dos softwares jurídicos.
Equipe experiente e altamente qualificada
Um escritório de advocacia que pretende receber e gerenciar novas carteiras de processos precisa contar com um software jurídico que tenha uma equipe qualificada. Por isso, é imprescindível contratar uma empresa que já tenha experiência na migração de dados de forma agilizada e segura, com profissionais familiarizados com os aspectos jurídicos relacionados aos processos recebidos. Essa equipe deve acompanhar o processo durante todas as etapas e definir o melhor planejamento de acordo com o diagnóstico de cada operação jurídica, possibilitando, assim, uma análise precisa e uma atuação eficiente.
Isso quer dizer que, ao contratar um software jurídico que vá gerenciar a nova carteira de processos, é fundamental que, na equipe do sistema contratado, exista um gestor de projetos que será responsável por coordenar toda a jornada de migração de dados para a operação.
Segurança de dados
Ao receber novas carteiras de processos, os escritórios de advocacia lidam com uma quantidade significativa de dados dos clientes. Durante todo o processo de migração para o escritório, é preciso se certificar que as informações chegarão com integridade. Diante disso, mais uma vez os softwares jurídicos são fundamentais para garantir eficácia no procedimento, apresentando funcionalidades como: controle de acesso, backup em nuvem, conformidade legal, atualizações e suporte.
Pesquisa de publicações
Quando um escritório de advocacia recebe uma nova carteira com um grande volume de processos, a implementação de um software jurídico com monitoramento de publicações, incluindo processos retroativos, é importante para garantir a eficácia do procedimento. Essa funcionalidade permite que o escritório rastreie o histórico de publicações e que todas as informações relevantes sejam levadas em conta no acompanhamento dos processos.
Um software jurídico com monitoramento de publicações possibilita que, mesmo durante a etapa de migração de dados na operação, esteja acontecendo o acompanhamento constante sobre os processos, com informações atualizadas que irão nutrir o sistema. Além disso, outra funcionalidade importante desses sistemas é o serviço auxiliar de monitoramento automático de processos, o qual tem por objetivo buscar os andamentos dos processos e possibilita abrir tarefas de maneira simultânea.
Fluxo de tarefas
Não tem como negar que para receber grande volume de processos novos de maneira segura e eficiente é necessário trabalho em equipe. Para dar conta do cumprimento de prazos e contratos, é preciso delimitar funções para cada membro e, principalmente, definir um fluxo de tarefas para toda a operação. E, nesse contexto, o software jurídico também é a melhor saída para o recebimento eficaz.
Alguns sistemas mais robustos possuem workflow integrado a gestão processual. Essa funcionalidade permite criar uma esteira de atividades, ou seja, quando completada uma tarefa, outra será criada e direcionada para a pessoa responsável. Com isso, é possível atribuir responsabilidades específicas a cada membro da equipe, além de receber notificações automáticas sobre a conclusão de etapas importantes ou atrasos em determinadas atividades.
Classificação das publicações
Após o processo de migração de dados, por onde começar fazendo a gestão de tantas informações novas? Um bom sistema jurídico já apresenta soluções de inteligência artificial que identificam o tipo de processo e classificam automaticamente as publicações assim que elas são inseridas no sistema. Além disso, com essa funcionalidade, o próprio software já direciona o processo para uma esteira de tarefas posteriores, seguindo o modelo de workflow, como vimos acima. Dessa maneira, ao receber uma nova carteira, o gestor jurídico não precisa se preocupar em analisar cada um dos novos processos para direcioná-lo em sua operação, ele já entra em um fluxo de atividades pré-definida. A tecnologia de IA na classificação é fundamental para garantir a eficiência da gestão jurídica mesmo durante o processo de migração.
Parametrização
A personalização de definições em softwares jurídicos mais robustos, como o CPJ-3C- desempenha um papel fundamental na garantia de uma migração eficiente e segura de dados. Ao migrar informações de um sistema para outro, especialmente no contexto jurídico, é essencial que os dados sejam corretamente interpretados e organizados no novo ambiente.
A parametrização envolve a configuração de diferentes aspectos e definições estratégicas do software para atender às necessidades específicas da gestão de um escritório. Isso inclui a definição de terminologias, campos de dados, formatos de documentos, fluxos de trabalho e outros elementos relevantes.
Integrações
A integração com outras ferramentas em softwares jurídicos é de extrema importância, especialmente quando um escritório ou departamento jurídico está recebendo carteiras de recuperação de crédito. Nesse contexto, a recuperação de crédito envolve tarefas complexas e específicas que podem ser otimizadas por meio da integração com outras ferramentas e sistemas.
Além disso, a integração possibilita o acesso a informações atualizadas por meio de ferramentas como bancos de dados de crédito, serviços de consultas processuais e sistemas de cobrança. Isso permite tomar decisões mais informadas e agir de forma mais eficaz na recuperação dos créditos, tendo acesso a dados relevantes sobre devedores, histórico de pagamentos e processos judiciais.
Por que o CPJ-3C é o melhor software jurídico para o recebimento de carteiras com grande volume de processos?
O CPJ-3C é responsável por gerir mais de 50% das carteiras do Banco do Brasil. A concorrência da licitação milionária dessa instituição financeira foi apontada como a maior para a área jurídica já feita no país. Por isso, a Preâmbulo Tech tem o software jurídico ideal para o recebimento de novas carteiras, comprovado por seu histórico de sucesso e expertise no setor.
O case do escritório Abdalla e Landulfo, de Belo Horizonte, é um exemplo de transferência de dados de outro software para o CPJ-3C. Foram 200 mil processos recebidos com segurança e sem perda de prazos. Essa conquista demonstra a especialidade da Preâmbulo Tech em migração de dados, com profissionais habilitados em lidar com desafios complexos e oferecer soluções que combinam gestão jurídica com tecnologia de ponta.
O CPJ-3C é um sistema robusto, que prioriza segurança e agilidade, permitindo a categorização, indexação eficiente dos processos recebidos e a localização de informações específicas com facilidade, economizando tempo e melhorando a produtividade. Com especialização em migração, segurança de dados, agilidade e tecnologia jurídica, a Preâmbulo Tech está preparada para auxiliar escritórios de advocacia a lidar com grande volume de processos de maneira confiável e eficiente.
