Para quem busca inovação e gestão de alta performance na realização de procedimentos operacionais, o workflow para escritório de advocacia é a chave para otimizar as rotinas. Nesse sentido, os fluxos promovem ganho de qualidade no ambiente organizacional. Com a implementação desta solução, é possível realizar a ordenação sequencial para automatizar os procedimentos do escritório, considerando o seu conjunto de regras já definidas. Dessa forma, o ambiente organizacional terá mais qualidade e um upgrade na governança.
A representação gráfica do workflow no escritório de advocacia tem a função de indicar de forma didática e visual o que deve ocorrer na operação, a partir do cumprimento da tarefa anterior. Além disso, permite a visualização de todas as bifurcações e possibilidades. Esse procedimento transmite as etapas e tarefas de um profissional para outro, garantindo maior controle ao gestor.
Principais benefícios do workflow no escritório de advocacia ou departamento jurídico
- Redução de desperdício com a identificação e eliminação de erros recorrentes;
- Aproveitamento de recursos a partir da otimização de perdas nos procedimentos, com pessoal, insumos, entre outros;
- Padronização de parâmetros e especificações melhor definidas;
- Aumento da produção na dinâmica dos processos;
- Alinhamento das atividades para reduzir o tempo de execução e retrabalho;
- Clareza na execução de tarefas e definição correta de responsabilidades por cargos;
- Qualidade e assertividade aferida em cada etapa, garantindo êxito no resultado;
- Análise de desempenho aprimorada.
Processamento de fluxo
Ao implementar o software jurídico CPJ-3C, que conta com um workflow robusto e integrado, o escritório passa a processar fluxos com toda a inteligência disponível. Desse modo, o sistema distribui tarefas de forma síncrona aos usuários. Assim, quando essa etapa é concluída, o motor do workflow analisa os fluxos, entende os caminhos possíveis e decide a quem entregar a próxima tarefa.
Consequentemente, os riscos diminuem e as necessidades de treinamento sobre as particularidades de cada carteira deixam de ser um problema recorrente. O sistema aprimora o controle das atribuições, eliminando a necessidade de cobranças contínuas por parte do gestor.
Além disso, o CPJ-3C disponibiliza um painel de controle para gestores e equipes de controladoria. Com isso, eles assumem uma posição mais estratégica no monitoramento das rotinas. A solução também oferece acesso rápido a indicadores e dashboards, o que facilita a visualização da gestão da carteira e o reporte de dados para decisões estratégicas e planejamentos. Esse conjunto de funcionalidades profissionaliza e moderniza a operação.
Como não engessar o fluxo durante a transição para um Workflow?
O engessamento dos procedimentos operacionais pode ocorrer quando se aplica a solução de forma genérica — ou seja, em qualquer carteira de cliente ou tipo de tarefa — sem considerar suas particularidades.
A melhor forma de não engessar o andamento é começar pelos fluxos menos complexos. No início do planejamento, é importante prever todas as alternativas e hipóteses que cada fluxo precisa seguir, e fazer isso de forma bastante detalhada. É preciso ter visão do todo, e o profissional escalado para participar da construção do workflow para escritório de advocacia precisa ser especialista no tipo de processo e preferencialmente ter experiência de contencioso.
É necessário desenhar o fluxo ideal considerando que todos os atos acontecerão conforme o previsto. Entretanto, também é essencial mapear as exceções, pois, quando previamente desenhadas, reduzem as chances de engessamento.
O CPJ-3C ainda oferece uma customização dentro da plataforma, que é a tecnologia de encadeamento de eventos com condicionais, chaveamento e scripts, que padronizam o processo operacional. Além de evitar a mobilização da equipe para treinamentos recorrentes, esta etapa de integração contribui na ambientação acelerada dos novos profissionais da área técnica (Advogados) e em especial, da Controladoria Jurídica.
Outra possibilidade do encadeamento das atividades, é a programação de condicionais que irão possibilitar o controle de diferentes fatores e condições, auxiliando nos lançamentos automáticos, compondo a operação e garantido que o processo não trave.
Exemplo de fluxo:
- Se o prazo de agravo de instrumento for cumprido, abre-se automaticamente a tarefa para elaboração e protocolo da petição.
- Se o agravo de instrumento for dispensado, o prazo não será aberto pelo CPJ-3C.
Portanto, se o fluxo travar, isso indica que ele está incompleto. Testes e ajustes devem ser feitos antes da implementação definitiva.
Além disso, é fundamental organizar as equipes conforme critérios internos: por matéria, valor, tribunal, carteira ou alçada. Essa definição permite uma distribuição assertiva de tarefas e delimita responsabilidades com clareza.
Como o workflow automatiza a distribuição de tarefas previamente definidas, sem necessidade de intervenção humana, há redução nos riscos de direcionamento incorreto ou de etapas não realizadas. Por esse motivo, é possível criar regras inteligentes sem redesenhar todo o fluxo.
Esse modelo de gestão proporciona domínio sobre a estrutura organizacional do escritório e permite a construção de regras inteligentes. Caso necessário, novas etapas podem ser incluídas sem alterar completamente o fluxo.
Exemplo prático:
Em um processo em que o cliente solicita validação antes do protocolo, é possível incluir essa etapa extra. Após a finalização da peça, o próximo passo será a ratificação do cliente. Com o retorno da validação, o sistema prossegue para o protocolo. Sobretudo, esse tipo de governança evita engessamentos e torna o fluxo mais seguro.
Aumente a produtividade do escritório de advocacia ou departamento jurídico com Workflow
Ao integrar o CPJ-3C com seu workflow robusto, a operação pode alcançar um aumento médio de 30% na produtividade. Esse ganho impacta diretamente na qualidade e no cumprimento dos atos processuais. A plataforma cria um ambiente favorável para que a equipe perceba os benefícios práticos e se engaje ainda mais.
Com isso, em times multidisciplinares, o uso do workflow é essencial, pois consolida a melhoria contínua e alinha a gestão aos objetivos do cliente.
Sem dúvidas, a utilização do workflow reduz custos, minimiza riscos, melhora a gestão da informação e aumenta a qualidade na prestação de serviços.
Outros conteúdos sobre Workflow
Principais melhorias com a implementação do Workflow para escritório de advocacia
- Otimização da colaboração entre profissionais da mesma equipe ou de núcleos diferentes;
- Definição de medidas de controle e monitoramento de qualidade;
- Simplificar e agilizar a comunicação interna e externa, diminuindo número de e-mails e mensagens;
- Divisão eficaz do trabalho;
- Agilidade ao alertar a equipe sobre mudanças e eventos importantes do escritório;
- Contribuição no processo de tomada de decisão;
- Definição de requisitos, responsabilidades, opções e possibilidades de consequência de uma decisão;
- Rastrear e documentar cada atividade do fluxo de trabalho, permitindo o aperfeiçoamento constante e a detecção de dados relevantes para a estratégia do negócio;
- Garantia de trabalho remoto seguro, com controle do passo a passo estabelecido, fomentando a autonomia das áreas.
Está na hora de dar um salto na produtividade e eliminar as ineficiências nos fluxos de tarefas, além de gerenciar procedimentos com precisão e eficiência. Portanto, insira o workflow como peça-chave na gestão do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico.
FAQ: Dúvidas frequentes sobre Workflow Jurídico
O checklist é uma lista estática de tarefas a cumprir. Por sua vez, o workflow é dinâmico, automatizado e condicional, permitindo que tarefas sejam criadas ou puladas conforme o cenário processual.
Não. Nesse sentido, ele potencializa a atuação dos profissionais ao reduzir retrabalho e garantir foco em tarefas de maior valor estratégico.
Não. Assim, escritórios de todos os tamanhos se beneficiam do workflow, desde que as rotinas sejam organizadas e adaptadas à realidade da operação
O fluxo poderá travar. Por isso, é essencial prever exceções e testar cenários antes da implementação completa.
