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Por Preâmbulo Tech
Sua preferência é ouvir ao invés de ler? Então aperte o play e saiba como administrar seu escritório!
Começar um negócio é sempre um momento estressante. São inúmeras etapas burocráticas junto aos órgãos municipais e de classe. Passada essa primeira fase, vem o segundo grande desafio: como administrar seu escritório de advocacia após abri-lo? É sobre isso o nosso conteúdo, vamos lá!
#1 Faça um bom planejamento administrativo-financeiro
Antes mesmo de pensar em administrar seu escritório de advocacia, você deve traçar um plano de negócios para ele. Este plano é fruto de um planejamento estratégico, em que se analisa uma série de fatores, como mercado, concorrência, público-alvo e outros. O plano é também seu ponto de partida para a gestão jurídica.
Organizada essa parte administrativa, você precisa se atentar ao planejamento financeiro.
No início, parece difícil pensar em fluxo de caixa, porque você tem poucos clientes e muito investimento para fazer. Mas é assim com qualquer negócio. O retorno dependerá dos serviços prestados, do número de clientes e dos gastos. Por isso, controle suas entradas e saídas para ter visibilidade sobre suas finanças. Além do fluxo de caixa, trace estratégias financeiras a curto e longo prazo. Isso facilitará na hora de administrar seu escritório de advocacia.
E não se esqueça de separar os bens dos escritórios e dos sócios. Essa separação faz parte de um planejamento financeiro bem-feito.
Com o planejamento bem especificado, você tem uma base para crescer de forma sustentável. Aos poucos, perceberá que possui caixa para fazer investimentos. Por fim, sempre que possível, controle os gastos e veja onde é possível reduzi-los.
#2 Organize sua equipe
Um ponto de fundamental importância para um escritório iniciante é a gestão de pessoas. É comum que, neste início, a equipe se resuma apenas aos sócios e a poucos auxiliares (ou nenhum). Seja qual for o número de pessoas da equipe do seu escritório, ela deve ser organizada.
Os recursos humanos são os maiores responsáveis pelo sucesso de um negócio. Para que os profissionais consigam trabalhar bem, devem ter uma excelente comunicação interna. Especialmente após abrir seu escritório, tenha atenção para que a relação com todos seja transparente.
O início é um grande desafio, mas sua equipe é a peça-chave para vencê-lo. Portanto, ouça o que os profissionais têm para dizer, veja como podem se organizar de maneira correta para que o trabalho flua bem.
#3 Gerencie os processos do seu escritório
Organizar a equipe sem pensar em processos é ineficaz. Por isso, a próxima etapa para administrar seu escritório de advocacia é gerenciar os processos internos. Nenhum escritório é igual ao outro. No momento, o volume de clientes que você tem é baixo. Mas existe um fluxo, desde o primeiro contato até o fim das ações administrativas ou judiciais.
Por isso, é importante e você ter fluxos bem definidos de workflow. Dessa forma, cada profissional saberá exatamente quando atuar e o que deve ser feito. Em outras palavras, o gestor deverá controlar prazos e procedimentos para manter o ambiente organizado e motivado.
Para fazer o gerenciamento dos processos internos, você pode adotar uma série de ferramentas tecnológicas. A comunicação da equipe pelo Slack, por exemplo, é algo bastante comum. Há também softwares jurídicos que centralizam diversas funções de gestão de processos internos.
Alguns softwares jurídicos mais avançados no mercado possuem parametrização onde ele se adapta para atender de forma otimizada certa demanda. A parametrização nada mais é do que definir parâmetros de processamento do sistema de modo que ele atenda à real necessidade do usuário.
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Desde que exista um controle de processos e prazos, e a correta delegação de tarefas, você estará no caminho certo.
#4 Faça gestão do seu tempo
Administrar seu escritório de advocacia após abri-lo não precisa ser algo caótico – desde que você faça uma boa gestão do seu tempo. Essa gestão é ter um planejamento diário, semanal e mensal que possibilite ao gestor realizar suas tarefas no trabalho e viver bem fora dele.
É uma maneira de se manter produtivo sem precisar se sobrecarregar. Ou seja, sua produtividade cresce junto com sua qualidade de vida, mas como controlar a produtividade do seu escritório de advocacia?
#5 Invista em marketing jurídico
Quando tudo já estiver planejado e organizado em seu escritório, vocês estarão prontos para uma atuação de excelência. Por isso, é hora de pensar em ações para captar os primeiros clientes. Afinal, você não quer depender da indicação de amigos e familiares somente, certo?
A prospecção de clientes deve ser tão bem pensada quanto outros processos internos. É uma etapa de fundamental importância, porque deve ser feita dentro das regras do Código de Ética e Disciplina da OAB.
Um profissional de marketing jurídico pode ser de grande ajuda. Basicamente, ele apontará de forma estratégica como fazer a construção de marca e o ganho de autoridade no mercado.
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O gestor que consegue administrar bem seu escritório de advocacia após abri-lo sai na frente da concorrência. Afinal, ele organiza toda a atividade e prepara uma prestação de serviços excelente. Com o tempo, deverá se preocupar somente com o crescimento, que virá de forma natural.
