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Por Preâmbulo Tech
A maior licitação para terceirização de serviços jurídicos da história do Brasil transcorreu em um verdadeiro campo de batalha arrastando-se ao longo de quatro anos até sua conclusão, no início de 2016.
O montante de processos a ser terceirizado pelo Banco do Brasil justificou a aguerrida briga entre grandes bancas de advogados, disputando mais de um milhão de processos judiciais distribuídos no transcorrer do contrato.
Demandas em todos os Estados brasileiros exigindo uma gigantesca estrutura dos futuros escritórios de advogados contratados.
Licitação para a terceirização : caso Banco do Brasil
Em 2013 o Banco do Brasil, o maior banco em ativos do Brasil, iniciava a abertura da licitação para a terceirização de parte de suas demandas de serviços jurídicos decorrente da política de gestão jurídica da estatal.
A política do banco está focada na contratação de escritórios de advocacia para a condução terceirizada de demandas de serviços jurídicos de maior volume, a exemplo de ações em juizados especiais, demandas trabalhistas, e recuperação de crédito, explica o gerente executivo jurídico Ewerton Zeydir Gonzalez.
A terceirização envolve valores milionários. O Banco do Brasil pretende destinar aproximadamente R$ 193 milhões por ano na terceirização, segundo informações obtidas durante a licitação. 161 bancas entraram inicialmente no certame, incluindo escritórios paranaenses.
Depois de seguidas suspensões, mais de 30 recursos administrativos, processos judiciais civis e criminais, análise e parecer do Tribunal de Contas da União (TCU), foram anunciados os vencedores da licitação.
O escritório Nelson Wilians e Advogados Associados, com sede em São Paulo, abocanhou quase a metade dos processos do Banco do Brasil. Quatorze escritórios receberem o restante deste montante, em um significativo volume de processos.
O novo e gigantesco cliente consolidou o escritório Nelson Wilians como o maior do Brasil. Até 2013, a banca figurava na quarta posição entre os maiores do país, segundo pesquisa de anuário especializado. Em 2014 assumiu a liderança nacional entre os escritórios com maior número de advogados.
Atualmente, conta com 45 filiais próprias em todas as capitais e nas mais importantes cidades do interior, com mais de 1.500 colaboradores, informa Edgard Paiva de Carvalho, sócio-diretor do escritório.
Porém, ter uma grande estrutura não foi o único desafio ao vencer a licitação de serviços jurídicos do Banco do Brasil. Haveria pela frente um modelo de gestão jurídica envolvendo processos bem planejados, qualidade na execução dos trabalhos, relatórios gerenciais constantes e o uso de tecnologia para atender tantas demandas.
E para cada parte envolvida na licitação, uma necessidade diferente. Para o Banco do Brasil o grande desafio desta terceirização é conseguir a prestação de informações de forma segura – com tempestividade e fidedignidade, diz Ewerton Zeydir Gonzalez.
O próprio Banco do Brasil conta com um Portal Jurídico, desenvolvido por equipe interna, acessível a todos os advogados que lhe prestam serviços em qualquer local do país.
Além disso, o Banco utiliza diversos relatórios gerenciais que permitem acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais e os Acordos de Nível de Serviço (ANS) previstos no Edital e Contrato de Terceirização, explica Ewerton.
Se ganhar uma licitação de serviços jurídicos desta natureza é um processo difícil e moroso, gerenciar milhares de informações diariamente é um enorme desafio.
Praticamente do dia para noite os escritórios vencedores da licitação assumiram 230 mil processos em andamento em todos os cantos do país, ficando a grande maioria sob a responsabilidade do escritório Nelson Wilians.
Assumir esta demanda significou habilitar-se em cada um dos processos espalhados nas cidades brasileiras, com devidas procurações para cada advogado, receber e gerenciar as informações dos processos no Portal Jurídico do Banco do Brasil, efetuar pagamento de custas processuais, entre outros procedimentos.
Em alguns meses os escritórios contratados estavam diante de milhares de atos processuais e administrativos que deveriam ser realizados no devido prazo. Seria necessário um batalhão de pessoas para dar conta da tarefa herculana em um curto prazo. A solução foi automatizar alguns processos e procedimentos, trazendo tecnologia de ponta para o mundo jurídico.
Implantação de sistema de gerenciamento e automação de procedimentos
A empresa escolhida pelos escritórios para implantação de uma solução completa para o gerenciamento das informações foi a paranaense Preâmbulo Tecnologia em Soluções Jurídicas que atende grandes bancas e departamentos jurídicos em todo país.
O primeiro desafio da empresa foi criar robôs de automação para interagir com o Portal Jurídico do Banco do Brasil, realizando múltiplas tarefas sem a necessidade de intervenção humana e a implantação de um sistema de gerenciamento jurídico atendendo as especificações do cliente, explica Maurício Kavinski, diretor da Preâmbulo.
Com a implantação de robôs de automação e do software de gestão jurídica CPJ-3C (Controle de Processos Jurídicos) foi possível à integração de todos os processos envolvidos na complexa atividade de gestão de uma carteira com mais de 250 mil processos.
Em apenas um final de semana a Preâmbulo realizou a migração de dados de 160 mil processos do Portal do Banco do Brasil para o software de gestão jurídica, com o auxílio dos robôs. E em alguns dias os advogados puderam habilitar-se nos processos em andamento em todo Brasil, onde há tribunais eletrônicos.
Os procedimentos complexos automatizados trouxeram benefícios diretos, como a diminuição de tempo para executar a habilitação dos processos e migração de informações, a gestão de todas as informações, mas também a segurança nos procedimentos.
“Robôs não erram, a informação será sempre a correta”, avalia Maurício.
O sistema foi Implantado nos escritórios que atendem o Banco do Brasil, tornando o processo gerenciável, trazendo indicadores importantes tanto para o Banco quanto para a banca através de relatórios gerenciais.
“Desenvolvemos estas aplicações com todas as especificações necessárias ao acompanhamento dos processos e gestão das informações”, diz Kavinski.
Mudança de cultura
Gerenciar múltiplas informações envolveu uma mudança de cultura nos escritórios.
Para Edgard Paiva de Carvalho, do escritório Nelson Wilians, a questão não foi apenas o uso de tecnologia, mas uma mudança de cultura.
“As soluções tecnológicas são investimentos inevitáveis, mas não só isso. É preciso, além de investir em tecnologia, trabalhar a mudança de cultura dos advogados e colaboradores do escritório a fim de que vejam as ferramentas tecnológicas como aliadas e que sejam utilizadas com inteligência”, afirma Edgar.
Além dos processos do Banco do Brasil o escritório Nelson Wilians administra processos de outros clientes e um volume intenso de informações, com mais de 540 mi processos ativos.
Paiva explica que internamente, o escritório possui um sistema que viabiliza a gestão dos mais de 540 mil processos ativos, dos mais diversos clientes, através de uma plataforma moderna e capaz gerir prazos e processos com segurança.
É possível, através de diversos painéis, acompanhar em tempo real todas as tarefas das equipes, avaliando o desempenho e o nível de inconformidade identificado.
“Com os dados extraídos do programa você consegue determinar que tarefas consomem mais tempo e podem ser otimizadas”, diz Edgar Paiva.
O sistema é padronizado de acordo com as necessidades de cada cliente, com modelos de relatórios pré-estabelecidos e com agendamento para envios automáticos.
“O software do escritório é ferramenta essencial para dar segurança à execução dos contratos no contencioso, além da imensurável eficiência no manuseio das informações de forma interna e para o cliente”, afirma Edgard Paiva de Carvalho.
Outro desafio apontado por Edgar Paiva no atendimento do Banco do Brasil foi a busca de profissionais qualificados no mercado e seu treinamento.
“Para que estejam em consonância com os fluxos internos de trabalho, as orientações e diretrizes do cliente, além do domínio das ferramentas de gestão processual do escritório e do Banco do Brasil, são os maiores desafios”, diz Edgar.
Ainda que o sistema tenha conferido novos padrões de gerenciamento e rotinas processuais, Edgard Paiva de Carvalho considera crucial o papel das pessoas e do advogado.
“Ter um software completo e absolutamente moderno não é garantia de bons resultados, pois na advocacia o papel humano no processo sempre será preponderante.
Todas as tentativas de substituir o homem pela máquina até aqui foram frustradas, pois a atividade jurídica em sua essência não mudou e nem mudará”, conclui.
