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Por Preâmbulo Tech
Escritório estagnado traz resultados? Se a operação está em funcionamento, é difícil acreditar que exista uma estagnação, correto?
Não é bem assim.
Existem muitos indícios que podem indicar a estagnação de um escritório, portanto, é preciso se atentar a isso. E é sobre assunto que vamos discorrer neste artigo.
Como se destacar na advocacia, considerando que, de acordo com a OAB, existem mais de 1,2 milhões de advogados? São milhares de escritórios de advocacia que, em muitos casos, disputam o mesmo nicho de clientes. E quem irá conquista-lo?
O escritório que não se limita a fazer “mais do mesmo”. É preciso melhorar os resultados continuamente, o que não acontece em um cenário de estagnação. O gestor jurídico precisa ter uma visão empresarial de crescimento constante, não bastando estar em funcionamento.
Para escalar novos degraus no mercado, é fundamental dar atenção, agilidade e suporte ao cliente. Organizar a atividade para evitar um escritório estagnado.
Ficou preocupado com uma possível estagnação do escritório de advocacia? Vamos pontuar 5 questões para você ficar de olho!
5 pontos de atenção sobre um escritório estagnado
A transformação digital é um termômetro importante para pensarmos no modelo de negócios das empresas atualmente. Um escritório estagnado precisa avaliar algumas questões que se relacionam à era digital, começando por um “sintoma” de estagnação do escritório de advocacia: a resistência à tecnologia.
Resistência à tecnologia
Para melhorar os resultados de um escritório de advocacia, há uma série de práticas que o gestor jurídico deve adotar. Otimizar os processos internos por meio de tecnologia é uma delas. No entanto, quando nos deparamos com um escritório estagnado, frequentemente vemos que é um negócio avesso às soluções tecnológicas.
Aqui, não falamos apenas sobre softwares jurídicos, mas também outras ferramentas de colaboração, edição de textos e assinaturas digitais.
Não utilizar essas soluções no escritório é renunciar a recursos que automatizam funções, aumentam a produtividade das equipes, previnem a perda de prazos e melhoram a comunicação interna.
Essa resistência à tecnologia leva à estagnação do escritório de advocacia e impede seu crescimento e seu destaque no mercado. Afinal, se o concorrente está utilizando tecnologias para aprimorar sua atividade de ponta a ponta, é provável que os potenciais clientes desse nicho o escolham.
Marketing jurídico ineficiente
Outro sintoma de um escritório estagnado é o marketing jurídico ineficiente. Por que não consigo captar novos clientes? Por que os atuais clientes não continuam contratando meus serviços? Essas são algumas perguntas que o gestor jurídico possui na hora de analisar a estagnação do escritório e que se relacionam a práticas pouco eficazes de marketing.
Em primeiro lugar, muitos gestores não conseguem enxergar que existem problemas relacionados ao seu marketing. Isso porque, por muito tempo, a publicidade não era uma das prioridades na advocacia, que era bastante baseada em indicações.
Mesmo com maior consciência sobre o marketing na advocacia, muitos advogados não davam muita atenção ao tema devido às restrições impostas pela OAB quanto à publicidade dos advogados.
É de se imaginar que ocorrerá a estagnação do escritório de advocacia que não adota o marketing jurídico no contexto atual, certo? Mas e aquele que adota a prática?
Certamente, o problema está na eficácia dessas práticas. Além de obedecer às regras impostas pela OAB, é necessário adotar estratégias para ganhar autoridade no mercado e perante potenciais clientes.
Um bom marketing de conteúdo orgânico, por exemplo, pode ser mais eficaz do que a publicidade paga. Mas é preciso ter atenção à persona do escritório. Após cada ciclo, é essencial avaliar os indicadores de marketing para corrigir falhas.
Se nada disso é feito, não adianta o advogado gastar com marketing jurídico, porque ele será ineficiente. E se ele não cumpre a proposta básica de alcançar potenciais clientes, é só um gasto. O resultado é o escritório estagnado, sem dúvidas.
Falta de capacitação profissional de equipes
Há alguns anos, a discussão no Direito de Família era sobre os direitos da união estável. Hoje, o casamento homoafetivo já é uma realidade, e os modelos de família se ampliaram. A sociedade evolui, e o Direito vai atrás, essa é a regra.
O Direito Digital, por exemplo, surgiu como uma disciplina transversal, se relacionando com todas as áreas tradicionais, como Direito Penal, Civil e Empresarial. É fruto da revolução digital, que trouxe novas formas de relações interpessoais e profissionais.
Seus profissionais estão capacitados para as novas demandas? Esse é um ponto sensível em diversos escritórios, especialmente naqueles mais conservadores. Se não existe capacitação profissional das equipes para que elas se preparem para os novos conflitos jurídicos, é impossível crescer.
Novamente, a falta de capacitação provocará a estagnação do escritório de advocacia, já que as pessoas apresentam novas necessidades e buscarão profissionais capazes de lidar com elas.
Excesso de burocracia
Muitos profissionais acreditam que a burocracia faz parte da advocacia. Sem dúvidas, o volume de documentos gerado é enorme, o que demanda processos internos bem definidos para fazer essa gestão.
A equipe financeira deve aprender como executar tarefas relacionadas a transações bancárias, demonstrativos e investimentos. A área de TI deve se preocupar com LGPD, segurança da informação e outros pontos. Para cada área, temos um fluxo de trabalho definido e muita burocracia.
O problema aparece quando há um excesso de burocracia, que provoca estagnação do escritório. O excesso causa gargalos nos fluxos de trabalho, porque compromete a visibilidade do gestor. Em geral, ele aparece quando não há organização e planejamento, o que provoca transtornos e retrabalhos nas atividades administrativas.
Outro ponto que traz um excesso de burocracia é a hierarquia rígida, algo muito comum em escritórios conservadores. Os profissionais não possuem muita autonomia nesse tipo de gestão, e isso impacta muito na produtividade das equipes. Para qualquer tarefa, é preciso obter autorização de um ou mais responsáveis.
Considerando que os negócios estão cada dia mais dinâmicos, é impensável lidar com uma gestão rígida. Sem dúvidas, é um dos motivos do excesso de burocracia e do escritório estagnado.
Negligenciar o cliente
Por fim, o último sintoma de um escritório estagnado é ter o foco no negócio, e não no cliente. A negligência com seu público-alvo pode custar caro!
Atualmente, temos um público diversificado, com diferentes demandas. Mesmo que você atue somente em um nicho, é preciso compreender o que cada cliente apresenta de necessidade. Há quem prefira comunicações por e-mail, outros não se dão bem com tecnologia, e outros fazem questão de reuniões presenciais.
Se o gestor jurídico não foca no cliente e em sua experiência, ele buscará alguém que o trate de maneira personalizada. Perder clientes provocará a estagnação do escritório de advocacia.
Como combater a estagnação do escritório de advocacia?
Ter um escritório estagnado é uma grande preocupação, mas existem práticas que, ainda que não sejam de fácil implementação, precisam fazer parte de sua rotina. Por isso, começamos com aquela que julgamos ser o maior desafio: mudar o paradigma mental conservador.
Mudar o paradigma mental conservador
Você sabia que um escritório estagnado possivelmente possui sócios com paradigma mental conservador? Seja pela resistência à tecnologia, seja pelo apego à burocracia, eles preferem trabalhar dentro da zona de conforto. Afinal, atuar de forma com a qual estão acostumados, sem surpresas ou trabalhos extras, vem dando algum resultado, certo?
O problema maior é que o mundo atual não nos permite ficar na zona de conforto, porque as mudanças acontecem com grande velocidade, sem pedir nosso aval. Diante disso, é importante mudar de um paradigma mental conservador para uma postura de adaptabilidade ou flexibilidade. A palavra da vez é inovação!
Todos nós enfrentamos problemas inesperados no local de trabalho, mas aqueles com fortes habilidades de adaptabilidade são capazes de abordá-los com calma e encontrar soluções mais rápidas do que aqueles que podem ser menos flexíveis.
Para evitar um escritório estagnado, pense que os negócios atualmente estão em constante evolução e devem ter um nível de resiliência a essas mudanças, vendo-as como oportunidades em vez de obstáculos.
E como melhorar sua adaptabilidade e adotar um paradigma mental de inovação? Adaptabilidade é sobre ser engenhoso, curioso e persistente. Falaremos adiante da importância de aprimorar as softskills, e a adaptabilidade é uma dessas habilidades.
Fazer um marketing jurídico legal e eficiente
Dentro das limitações do Código de Ética e Disciplina da OAB, você pode traçar ótimas estratégias de marketing jurídico para beneficiar a captação e a fidelização de clientes. Portanto, o primeiro desafio da publicidade pode ser superado: fazer um marketing dentro das normas.
O segundo lugar é adotar práticas eficientes, certo? Para tanto, o gestor deve entender que o marketing jurídico é prioridade e precisa de investimentos. Feito isso, é interessante contar com especialistas capazes de aproveitar bem esse recurso investido.
Delimitar uma persona, construir uma boa imagem do escritório, pensar nas mídias sociais (e não só nas redes sociais) serão tarefas desse profissional. A partir de muito estudo do escritório, conseguirá traçar caminhos para atingir os objetivos.
Investir na capacitação e no aprimoramento das habilidades dos profissionais
Como pontuamos sobre a falta de capacitação das equipes, o Direito precisa se adequar às novidades da sociedade. Treinar seus profissionais para que atendam aos novos anseios é importante.
Mas isso não se limita aos cursos que abordam as novas disciplinas jurídicas. Isso envolve habilidades que, atualmente, tangenciam o Direito, como a programação, que é muito útil para escritórios que lidam com “clientes digitais”.
Uma capacitação fundamental é o aprimoramento das habilidades pessoais e comportamentais, as chamadas soft skills, pois auxiliam a proporcionar ao cliente a melhor experiência.
Soft Skills
Soft skills são traços de personalidade, comportamentos e habilidades interpessoais que usamos para interagir com outras pessoas. No ambiente de trabalho, representam nossa capacidade de trabalhar de forma eficaz e harmoniosa com os outros, bem como de lidar com o cliente.
É importante dizer que essas habilidades podem ser aprendidas e desenvolvidas. Algumas soft skills fundamentais para a advocacia incluem criatividade, persuasão, inteligência emocional, adaptabilidade, pensamento crítico e colaboração.
Uma pesquisa de 2018 realizada pelo LinkedIn descobriu que 57% dos líderes seniores achavam que as soft skills eram ainda mais importantes do que as habilidades técnicas devido à sua versatilidade.
Portanto, invista em capacitar seus profissionais nas soft skills para evitar o escritório estagnado, pois elas são habilidades que não podem ser replicadas pela inteligência artificial (IA). Ou seja, isso aumenta a importância do profissional no contexto da revolução digital.
Adotar tecnologias e práticas inteligentes para desburocratizar os processos internos
Por fim, nossa última dica para evitar um escritório estagnado é investir em tecnologias e práticas inteligentes para desburocratizar os processos internos. Software jurídico, plataformas de assinatura eletrônica, digitalização de documentos, gestão horizontal, tudo isso é de suma importância.
Vamos ver um pouco de cada uma dessas soluções:
- Delegação de tarefas: seguindo a ideia de uma gestão menos burocrática e mais autônoma, a delegação de tarefas, de maneira inteligente, sem sobrecarregar os profissionais, é uma atitude importante para trazer mais dinamismo e incentivar a inovação no escritório.
- Gestão horizontal: mais comum em startups, a gestão horizontal valoriza a colaboração e a multidisciplinaridade. Não há um superior que autoriza a ação dos profissionais, que ganham maior autonomia e poder de decisão. A tomada de decisões colaborativas engaja os profissionais, traz maior produtividade e melhores resultados.
- Software jurídico: é uma ferramenta fundamental, pois organiza todo o fluxo de trabalho do escritório nas diversas áreas. Além de automatizar uma série de atividades repetitivas, deixando os profissionais se dedicarem a tarefas estratégicas, é uma ferramenta que traz muitos insights para tomada de decisões gerenciais. Isso contribui diretamente para combater a estagnação do escritório.
- Digitalização de documentos: a melhor gestão de documentos atualmente é feita de forma digital. Para manusear, localizar, arquivar, autenticar e controlar documentos, faça a digitalização e utilize um sistema para desburocratizar o ciclo de vida dos documentos no escritório. Você já utiliza certificado digital, então não precisará de grandes preocupações com as assinaturas digitais para esses documentos.
Diariamente, o gestor jurídico precisa adotar práticas para não ter um escritório estagnado. Lidar com a resistência à tecnologia e com o excesso de burocracia é fundamental, e tudo começa com a mudança de paradigma mental.
Além disso, investir em softskills e tecnologias inteligentes contribui para colocar o negócio no caminho do desenvolvimento contínuo.
