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Por Preâmbulo Tech
Chega um momento em que todo escritório se questiona se está desperdiçando recursos ou se há uma maneira melhor de alocar seus investimentos para alcançar a produtividade jurídica. Independentemente do tamanho do escritório, área de atuação ou diferentes objetivos e desafios, uma das principais necessidades é sempre otimizar as tarefas. Isso pode envolver:
- Operações em desenvolvimento, com poucos profissionais lidando com uma grande quantidade de processos, resultando em crescimento estagnado devido à inviabilidade de contratação de mais advogados ou assumir mais casos.
- Operações massificadas, com profissionais que poderiam estar focados em tarefas estratégicas que trazem maior retorno para o escritório, como aquisição e fidelização de clientes, mas que acabam realizando tarefas repetitivas e manuais.
O mau aproveitamento da mão de obra representa um grande desafio para os escritórios de advocacia. Muitas vezes, os gestores direcionam as equipes para atividades que consomem tempo e recursos sem agregar valor significativo aos resultados. Essas atividades incluem tarefas repetitivas, burocráticas e de baixo valor agregado, que as tecnologias adequadas poderiam automatizar ou realizar de forma mais eficiente.
Por isso, uma análise de produtividade jurídica abrangente identifica os gargalos operacionais, aponta os processos que demandam mais tempo e recursos e destaca as atividades que podem ser otimizadas.
Como calcular a produtividade jurídica?
Imagine uma tarefa repetitiva que consome uma semana de trabalho da sua equipe. Como você faria esse cálculo? Agora, pense em uma atividade que costuma levar 10 minutos para ser concluída, mas com a implementação de um software de gestão, pode ser realizada em apenas 10 segundos. Neste caso, uma mudança pequena aplicada resulta em retorno significativo para o escritório e, quando aplicada a uma grande quantidade de processos, pode alcançar uma economia de 6 mil %.
Em operação de 1000 processos, seguindo o exemplo acima, seriam mais de 160 horas dedicadas apenas a essa pequena atividade, que aparentemente não representava uma grande ameaça para o escritório. Se considerarmos uma jornada de trabalho de 40 horas semanais, pense na quantidade de pessoas que seriam necessárias para concluir essa tarefa.
Agora, ao substituirmos 10 minutos por 10 segundos em uma operação com 1000 processos, o tempo necessário para concluir essa tarefa passa a ser inferior a 3 horas. Trata-se de uma economia considerável de tempo e de mão de obra, permitindo que o escritório cresça sem precisar aumentar o time. E isso é apenas uma etapa, uma atividade dentro do fluxo de trabalho de um escritório, imagine quando replicamos este ganho para os demais procedimentos internos.
Otimização significa também escalabilidade
Nesse caso, o que poderia ser difícil para um escritório lidar com 1000 processos usando apenas sua equipe, com o uso de ferramentas estratégicas para otimização de processos, é possível lidar com uma quantidade muito maior de casos, mantendo a mesma equipe. Ainda, a economia é mais significativa quando desdobramos o cálculo para escritórios com números ainda maiores de processos: 10 mil, 20 mil, 100mil processos ativos. Calcular a produtividade no contexto jurídico envolve analisar o tempo e os recursos dedicados a cada tarefa e como esses números se traduzem em eficiência e resultados para o escritório. Dessa forma, ao realizar essa análise de produtividade jurídica, é essencial escolher um sistema de gestão jurídica que trabalhe a favor do escritório, automatizando tarefas, eliminando atividades repetitivas e aumentando a eficiência operacional.
Quais atividades podem ser otimizadas por um software de gestão jurídica?
A adesão ao software jurídico correto pode ser a chave que a sua operação jurídica precisa para alcançar seus objetivos, sejam eles crescer, economizar recursos ou conseguir autoridade no mercado. Essas ferramentas especializadas oferecem recursos avançados que automatizam e simplificam diversas tarefas, resultando em ganhos de tempo, redução de erros e aumento da eficácia operacional. Mas, afinal, qual o diferencial proporcionado pelos softwares jurídicos que permitem essas vantagens?
De maneira simples, é preciso buscar pela plataforma que lhe permita utilização de ferramentas que automatizem as atividades desde a entrada da publicação no sistema, até o ato de protocolação. A seguir, veremos como funciona cada uma dessas atividades otimizadas na prática e quais as vantagens para a produtividade jurídica.
Otimização no processo de busca por publicações
Comparar o tempo necessário para buscar publicações com e sem um software especializado destaca a vantagem significativa que a ferramenta oferece. Sem o software, os advogados realizam a busca manualmente, acessando diferentes sites e diários oficiais, o que torna o processo demorado e sujeito a erros.
A ausência de um sistema integrado dificulta a obtenção de resultados precisos e atualizados. Em contraste, um software de gestão jurídica simplifica e agiliza a busca por publicações. A ferramenta utiliza bases de dados atualizadas e abrangentes, oferecendo recursos avançados de filtragem e palavras-chave.
O sistema integra múltiplas fontes de informação, centraliza o processo, economiza tempo e reduz a possibilidade de erros. Além disso, os usuários configuram notificações automáticas para receber informações relevantes de forma rápida e eficiente.
Otimização na elaboração de peças processuais
A elaboração de peças jurídicas é uma atividade que demanda tempo e precisão, especialmente ao inserir dados de qualificação e endereçamento nos documentos. Sem o uso de um software de gestão jurídica, essa tarefa é realizada manualmente, consumindo considerável tempo e apresentando o risco de erros. No entanto, com o auxílio de uma ferramenta especializada, essa atividade pode ser automatizada de maneira eficiente, com o preenchimento de dados automáticos e padronização de documentos. Ao avaliar a quantidade de horas dedicadas a essa tarefa em sua operação, assim como o número diário de peças produzidas em diversas funções, é possível dimensionar o impacto dessa atividade na produtividade jurídica.
É comum que haja uma equipe inteira dedicada exclusivamente à elaboração de peças, mas é fundamental questionar se o retorno obtido é realmente suficiente. Realocar essa equipe para atividades que tragam uma receita mais substancial para o escritório pode ser uma estratégia valiosa. Dessa forma, o uso de um software de gestão jurídica não apenas agiliza a elaboração de peças, reduzindo o tempo despendido e minimizando erros, mas também permite repensar a alocação de recursos humanos, direcionando-os para atividades que impulsionem o crescimento e o sucesso financeiro do escritório.
Otimização de relatórios jurídicos personalizados
Os escritórios utilizam relatórios jurídicos para acompanhar clientes, garantir transparência na gestão, realizar auditorias e apoiar a tomada de decisões. Sem uma boa ferramenta de gestão, os advogados enfrentam dificuldades ao criar relatórios manualmente no Word ou Excel.
Quando uma operação jurídica dedica esforços à criação manual de relatórios, ela compromete a produtividade e perde competitividade no mercado. Optar por softwares de gestão com funcionalidades específicas para elaborar e encaminhar relatórios personalizados torna-se a melhor escolha.
Essas ferramentas automatizam a geração de relatórios com dados atualizados, oferecendo maior agilidade e precisão. Ao simplificar e agilizar a criação de relatórios, os softwares de gestão ajudam as operações jurídicas a otimizar recursos e eliminar esforços desnecessários com tarefas que a tecnologia pode facilmente automatizar.
Escritório de advocacia com fluxo de tarefas automatizado
No mundo atual, os escritórios de advocacia enfrentam desafios ao delegar, controlar e definir prazos para atividades operacionais. Nesse cenário, surge uma questão: como seu escritório gerencia essas demandas?
Talvez você use métodos tradicionais, como o Excel, para organizar tarefas, ou já tenha implementado algum sistema de fluxo de trabalho. No caso do Excel, o gestor delega cada atividade individualmente, atualiza prazos manualmente e monitora constantemente o andamento das tarefas. Esse método consome tempo, está sujeito a erros e coloca em risco todo o fluxo se ocorrer a exclusão de qualquer informação.
Mesmo com uma ferramenta de fluxo de trabalho, nem sempre os escritórios garantem alta performance e produtividade. A tecnologia ideal de workflow define prazos automaticamente, encadeia tarefas de forma inteligente e delega atividades assim que entram no sistema. Com isso, sua equipe se mantém organizada, segue um fluxo eficiente e alcança maior produtividade na operação do escritório.
Protocolos processuais otimizados
O processo de protocolo é frequentemente um dos grandes desafios enfrentados pelos escritórios jurídicos. Muitas vezes, ainda é comum encontrar práticas em que os protocolos são enviados de forma individual, com profissionais especializados em cada tribunal, o que demanda uma equipe dedicada a uma tarefa aparentemente simples. No entanto, ao adotar um software de gestão jurídica eficiente, é possível reconhecer a economia significativa de tempo e recursos. Neste contexto, imagine substituir as solicitações de protocolo individuais, pelo envio em lote realizado por uma única pessoa dentro do próprio sistema. Essa abordagem automatizada e centralizada agiliza o processo de protocolo, reduzindo erros, aumentando a produtividade e permitindo uma melhor alocação dos recursos humanos do escritório. Com o software de gestão jurídica, os escritórios podem otimizar suas operações e direcionar seus esforços para atividades estratégicas, impulsionando o crescimento e melhorando o atendimento aos clientes.
As atividades apresentadas acima são algumas das quais, quando automatizadas através da utilização de um bom software jurídico, permitem que os escritórios usufruam da máxima produtividade jurídica. Um importante exercício para compreender a economia financeira que a automação pode gerar para sua operação é analisar quantos profissionais são necessários para cumprir cada uma dessas etapas anteriormente citadas.
Falando em finanças…
… para além do processual, como analisar a produtividade da gestão financeira?
Uma análise de produtividade jurídica abrangente não pode deixar de considerar o impacto financeiro das atividades realizadas no escritório. Existem profissionais ou times voltados especificamente para cuidar da saúde financeira do escritório. De que maneira essas equipes realizam o controle de honorários, relatório de fluxos de caixa ou balanço patrimonial do seu escritório?
Manual, por planilha ou utilizam um ou mais sistemas?
Independente da resposta, é fundamental reconhecer que, para obter um controle financeiro eficiente, é necessária uma visão abrangente das atividades processuais. Uma solução eficaz para otimizar as operações jurídicas e financeiras é a utilização de sistemas integrados, nos quais as informações financeiras são automaticamente atualizadas com base nas atualizações processuais.
Essa integração permite que qualquer alteração nos valores relacionados aos processos e na quantidade de horas trabalhadas pelos advogados seja refletida imediatamente no controle financeiro. Além disso, evita erros na elaboração de relatórios de honorários, uma vez que esses documentos devem ser criados de forma transparente e precisa. Documentar manualmente todas as atividades pode consumir uma parte significativa do tempo do advogado. Por isso, é vantajoso contar com um software de gestão que ofereça módulos integrados de processos e finanças. Dessa forma, as informações são registradas automaticamente, poupando tempo e garantindo a precisão na documentação.
Operação jurídica em alta performance
O investimento em um bom software de gestão jurídica pode ser uma das principais soluções para superar a estagnação nas operações jurídicas. O medo de investir em uma nova ferramenta pode resultar em desvantagem competitiva e em recursos operacionais que não se alinham aos processos adequados.
Portanto, calcular o retorno que a otimização dos processos pode proporcionar é essencial. A questão é: qual é a melhor opção de ferramenta de gestão? Muitos escritórios que alcançam um nível de maturidade e competitividade no mercado optam por criar um sistema próprio, interno e personalizado para sua operação. No entanto, essa nem sempre é a melhor escolha em termos de economia de recursos. Os custos envolvidos incluem, no mínimo, uma equipe de desenvolvimento e uma equipe de manutenção interna. Além disso, esse sistema não terá a expertise de mercado de uma empresa especializada no desenvolvimento constante das melhores soluções. Como saber se seu sistema está atualizado e utilizando as tecnologias mais avançadas?
Existem softwares especializados em parametrização, o que significa que o escritório não precisa abrir mão de ter um sistema adaptado às suas necessidades e, ao mesmo tempo, pode se beneficiar do conhecimento e da experiência de uma empresa.
Conheça o software jurídico CPJ-3C
O CPJ-3C é o software jurídico ideal para aumentar a eficiência jurídica. Ele gerencia mais de 11 milhões de processos tramitados no Brasil. A Suíte CPJ-3C integra todas as funcionalidades mencionadas anteriormente, garantindo alta produtividade nas operações jurídicas. Essas soluções incluem automação desde o recebimento de publicações até o protocolo.
Além disso, o software jurídico CPJ-3C é flexível e moldável às necessidades específicas de cada escritório. Essa adaptabilidade assegura que ele atenda a diferentes demandas com eficiência. O sistema oferece parametrização completa, com campos e módulos customizáveis que permitem alcançar os objetivos operacionais. Ele atende tanto ao desenvolvimento do escritório quanto à conquista de autoridade no mercado.
O Worklow do CPJ-3C
O CPJ-3C inclui o primeiro workflow idealizado para o mundo jurídico, oferecendo soluções como a definição automática de prazos e o encadeamento inteligente de tarefas. Além disso, a delegação automática de atividades ao entrar no sistema mantém a equipe organizada e, como resultado, garante um fluxo de trabalho eficiente, aumentando significativamente a produtividade. Com ferramentas projetadas especificamente para otimizar os serviços advocatícios, o CPJ-3C proporciona, portanto, um aumento mínimo de 30% na produtividade das operações jurídicas. Dessa forma, essa eficiência resulta não apenas em economia de recursos, mas também viabiliza investimentos em estratégias que impulsionam o desenvolvimento do escritório.
Ademais, o CPJ-3C é um software robusto que centraliza diversas ferramentas tecnológicas para otimizar a produtividade jurídica. Por exemplo, ele integra workflow automatizado, inteligência artificial, relatórios personalizados e protocolação automática. Essas funcionalidades, por sua vez, ajudam os escritórios de advocacia a aumentar sua eficiência operacional, reduzir o desperdício de recursos e, consequentemente, alcançar maior produtividade em suas operações.
