Como definir metas e prioridades no escritório de advocacia? Essa não é uma tarefa fácil, mas é primordial para o crescimento e a organização da atividade. Novas demandas surgem o tempo todo e é muito fácil se perder diante delas. Por isso, há técnicas que o gestor pode utilizar para lidar bem com esse dinamismo e manter o foco nas prioridades definidas.
Veja a seguir como definir metas com clareza para que seu escritório de advocacia evolua naturalmente.
Tenha uma visão global do escritório
Você sabe qual o número de processos que o escritório gerencia? E o índice de inadimplência? Quais são seus melhores e piores clientes? Como são as taxas de rotatividade? A resposta a essas e outras perguntas dão ao gestor uma visão global do escritório. E se você quer saber como definir metas, esse é o primeiro passo.
Ter esse panorama da atividade é mais fácil com um software jurídico, que oferece dados de todos os setores, desde o financeiro até os clientes. E como essa visão global influencia nas metas? Simples. Ela contribui para que as metas não sejam traçadas com base no senso comum. Ou seja, são estabelecidas considerando as reais necessidades do escritório, o que faz com que elas sejam exequíveis e tragam os resultados pretendidos.
Só com a visão global é possível ter clareza sobre metas e prioridades.
Utilize a metodologia SMART
A metodologia SMART é o que dá ao gestor a certeza de que essa meta é exequível. Para tanto, ela precisa ser específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.
Uma meta específica é aquela que tem significado único. Ao invés de estabelecer como meta “aumentar a cartela de clientes”, o melhor seria “aumentar em 15% o número de clientes do contencioso previdenciário”. Para definir a especificidade da meta, é preciso entender seu objetivo, o modo de realização e seu significado para o escritório.
A meta precisa também ser mensurável, ou seja, deve ser possível medi-la e acompanhar seu cumprimento. Isso é especialmente importante para metas de longo prazo, que são mais difíceis de serem executadas. E como mensurá-las? Softwares, planilhas e questionários são boas opções.
Uma meta atingível é aquela que tem potencial de se transformar em realidade. As metas impossíveis desmotivam a equipe e geram frustração. Já a meta relevante é aquela que traz impactos imediatos para o escritório. Ela deve estar ligada a resultados.
Por fim, a meta temporal possui um tempo para ser atingida. Dessa forma, não se perde seu cumprimento diante das adversidades. É preciso fixar um prazo desde o início para que ela se torne exequível.
Se você não sabia como definir metas de maneira segura, utilizar a metodologia SMART é uma ótima opção. A partir dessa definição, pode-se estabelecer prioridades em relação à sua execução.
Estabeleça prioridades
Priorizar metas é a melhor forma de fazer com que elas tragam resultados efetivos para o escritório. E para estabelecer prioridades, o primeiro passo é diferenciar o “urgente” do “importante”.
Uma atividade urgente é aquela que, se não for resolvida, traz um impacto negativo para o negócio. Já a atividade importante tem potencial de gerar resultado. Após aprender como definir metas, comece priorizando as tarefas urgentes. No fim das prioridades, estarão as tarefas menos importantes.
Em seguida, o gestor deve estar focado nas metas, em especial aquelas de longo prazo. Com esse conhecimento, saberá selecionar o que é possível assumir dentre novas demandas e oportunidades, sem que isso ultrapasse a capacidade do escritório. É o saber dizer não. Assim, o negócio se mantém sustentável e evita-se dar um “passo maior do que a perna”.
Por fim, na hora de priorizar e cumprir metas, é preciso ter em mente que cada uma delas demanda atenção específica. Então, não adianta querer realizar todas de uma vez. Cada meta deve ser realizada individualmente. Então, o gestor deve direcionar as atividades do escritório para atingir a meta que está no topo das prioridades.
E para atingir as metas, é preciso estabelecer uma ordem e envolver as equipes, delegando tarefas e otimizando o processo de cumprimento do planejamento feito.
Faça a gestão de metas
Você já aprendeu a definir metas, utilizou a metodologia SMART e estabeleceu prioridades. Agora, para fechar esse ciclo, é fundamental realizar a gestão dessas metas. Nesse contexto, uma metodologia interessante é a OKR, amplamente utilizada em empresas como a Intel, gigante da tecnologia, que adotou essa abordagem enquanto expandia suas atividades.
A ideia por trás da OKR é simples e eficaz: a empresa estabelece um objetivo macro, de longo prazo, que guiará todos os esforços. Para atingir esse objetivo, os gestores dividem as equipes, que, por sua vez, determinam micro objetivos e criam indicadores de desempenho. Assim, é possível medir o sucesso das atividades com maior precisão. Além disso, a transparência é um pilar essencial dessa metodologia, já que todos os colaboradores precisam ter acesso aos objetivos, indicadores e ações de cada equipe.
Para medir a eficácia das OKRs, as empresas definem um período de tempo específico, como um trimestre. Esse intervalo não deve ser muito longo, para evitar estagnação, nem muito curto, para garantir tempo suficiente para produzir resultados mensuráveis. Essa abordagem permite que as equipes analisem os resultados e façam ajustes nas estratégias ou ações que não estejam funcionando bem.
Com essas práticas, a metodologia OKR não apenas promove alinhamento, mas também facilita a adaptação e a melhoria contínua dentro das organizações.
OKR na advocacia
Imagine que um escritório de advocacia definiu como seu objetivo macro obter um faturamento 10% acima da meta estipulada para o ano. Dentre os objetivos micro, definiu:
- Aumentar em 15% o volume de visitantes mensais no site do escritório;
- Cadastrar todos os processos em nuvem no software jurídico;
- Reduzir em 2,5% os índices mensais de inadimplência.
Uma observação importante: lembre-se de que as metas devem ser mensuráveis e específicas, como esses mostrados. Aplique a metodologia SMART para definir os chamados objetivos micro para que se possa mensurar os resultados.
Após fixar os objetivos micro, o gestor deve estabelecer as ações para atingi-los. Para aumentar o volume de visitantes no site, ele pode fixar que sejam feitas duas postagens semanais no blog do escritório e duas publicações semanais nas redes sociais, além de investir em capacitação em marketing jurídico.
Já quanto ao cadastro de processos no software, deverá, primeiramente, pesquisar um bom software jurídico para a gestão do escritório, testá-lo e implementá-lo junto à equipe.
Para reduzir a inadimplência, poderá definir uma estratégia de cobrança de honorários, contratando um profissional com esse fim se for necessário, e centralizar o controle financeiro no sistema de gestão.
Como definir metas e prioridades para o escritório de advocacia? A prática passa por ter um conhecimento global do negócio e pelo uso de metodologias que auxiliam na obtenção de resultados palpáveis para a atividade.
