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Por Preâmbulo Tech
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Fazer a gestão do tempo é fundamental em qualquer negócio. O timesheet no escritório de advocacia facilita o trabalho do gestor jurídico e dos próprios advogados. Entretanto, uma grande dificuldade encontrada nos escritórios é fazer com que a equipe compre a ideia de utilizá-lo. Muitos gestores relatam que possuem a ferramenta, mas que ela é subutilizada pelos profissionais. Como mudar isso? Veja como engajar sua equipe a usar o timesheet no escritório de advocacia.
Timesheet
Timesheet no escritório de advocacia é fazer a gestão das horas trabalhadas. Há poucos anos, ele era realizado por meio de um editor de planilhas. Atualmente, é uma das funcionalidades de um bom software jurídico. Engana-se quem pensa que sua única função é registrar o tempo gasto em cada atividade ou projeto. Ele se constitui como uma importante informação para o gestor na hora de tomar decisões.
Por meio do registro de tempo, ele consegue medir a produtividade dos colaboradores e da equipe, calcular o custo de determinada atividade e identificar gargalos no fluxo de tarefas. Ter em mãos o número de horas trabalhadas por cada advogado é, por isso, muito importante. É esse registro de ponto que permite qualificar as horas de trabalho.
Mesmo diante da importância do timesheet no escritório de advocacia, os gestores esbarram em três grandes dificuldades:
- Preencher o timesheet;
- Conferir as horas trabalhadas e a descrição das horas dedicadas para cada tarefa ou projeto;
- Analisar os dados para elaborar relatórios gerenciais.
Engajando a equipe a utilizar o timesheet
Engajar a equipe a utilizar o timesheet no escritório de advocacia é, sem dúvida, a maior dificuldade de um gestor. Afinal, é uma atividade essencialmente burocrática, que demanda um tempo que, em geral, advogados não têm. Diante de uma rotina tão corrida, essa é uma tarefa que sempre será relegada a segundo plano.
Mas existem dicas valiosas que podem ajudar o gestor a convencer sua equipe. Ele deve, inicialmente, demonstrar os benefícios práticos do timesheet no escritório de advocacia. Em seguida, deve fornecer uma tecnologia adequada que otimize essa tarefa, ensinando seus colaboradores como operá-la. Por fim, basta compartilhar os relatórios com todos para que vejam, na prática, como uma boa gestão do tempo traz impactos positivos na atividade.
Mostrar os benefícios práticos do timesheet no escritório de advocacia
Fazer a gestão do tempo não é interessante somente para o escritório de advocacia. Afinal, se cada advogado ou outro profissional conseguir comprovar como seu esforço e dedicação na realização das atividades traz bons resultados para o negócio, terá bons motivos para aspirar novos degraus na carreira. E esse é o primeiro benefício para os profissionais. Por meio do timesheet no escritório de advocacia, ele demonstra seu valor para o gestor.
Relacionado a isso, é também função do administrador reconhecer a importância do profissional na execução da atividade, já que ele é um dos pilares para a entrega dos serviços ao cliente. Em suma, a valorização está ligada diretamente à motivação. Quando a equipe entende isso, passa a compreender o timesheet como uma ferramenta importante para sua própria carreira.
O sucesso do escritório depende do bom trabalho de todos, e o gestor deve demonstrar como essa execução é fundamental. Portanto, pense sempre em valorizar e motivar sua equipe com os dados preenchidos no timesheet.
Outro benefício mais prático do timesheet no escritório de advocacia diz respeito à organização da rotina. Por meio dessa ferramenta, o gestor e a equipe conseguem:
- Identificar atividades que roubam tempo e não são tão importantes, além de encontrar soluções para esta questão;
- Evitar trabalhar além do necessário, o que contribui para diminuir o estresse;
- Organizar a rotina e o fluxo de tarefas, já que, com o tempo, aprende-se quanto tempo se gasta para cada atividade, o que possibilita encaixá-la no dia a dia com mais assertividade, contribuindo para a produtividade..
Utilizar tecnologia
Uma ótima forma de engajar a equipe a usar o timesheet no escritório de advocacia é facilitar essa tarefa com a tecnologia. Existem muitas soluções no mercado voltadas somente para este fim, mas o mais comum é ter essa funcionalidade dentro de um bom software jurídico, que já auxilia na gestão de todas as áreas do escritório.
Alguns funcionários podem se mostrar resistentes a utilizar a tecnologia. Principalmente os mais antigos. Afinal, sempre funcionou de outra forma. Então, o primeiro passo do gestor antes de qualquer coisa é mudar o mindset da equipe para que eles passem a adotar a tecnologia na rotina. Assim, ficará mais fácil para ela compreender que bastará descrever a atividade, classificá-la, e indicar o tempo de execução.
E não custa destacar que utilizar a tecnologia também facilita o trabalho do gestor. Com ela, ele conseguirá fazer uma gestão de tempo mais eficaz na hora de conciliar os dados. Em geral, há dificuldade em fazer a conferência entre as horas trabalhadas e a descrição das horas dedicadas à atividade ou ao projeto. Com a ferramenta do software, a conciliação é feita automaticamente. Portanto, conseguirá visualizar quantas horas não foram registradas e quais são os intervalos que precisam de preenchimento.
No mesmo sentido, ficará mais fácil elaborar relatórios que comparem a produtividade entre as equipes, entre colaboradores com a mesma função e outros tipos. Com o timesheet acoplado a um software, é possível ter os dados em mãos e realizar uma análise eficiente por meio desses relatórios, que serão importantes na hora de apresentar resultados para a equipe.
Treinar a equipe para utilizar a ferramenta escolhida
Mudança de mindset não é nada sem treinamento, principalmente quando falamos de tecnologia. Então, se você pretende utilizar o timesheet no escritório de advocacia, precisará treinar sua equipe para que o preencham de forma mais prática possível. Apresente a todos a ferramenta e seus recursos, assim como fez com o software jurídico. Não pense que, por ser intuitiva, como a existente no CPJ-3C, a apresentação é dispensável. Nunca se sabe a dificuldade de cada um.
Se você quer uma equipe engajada com o timesheet no escritório de advocacia, treine-a.
Compartilhar relatórios com a equipe para apresentar bons resultados
A última dica para que a equipe utilize o timesheet é apresentar os reais benefícios que ele traz para o escritório. Compartilhar as análises de dados, apresentar resultados positivos alcançados e outras informações relevantes sobre o apontamento de horas é importante para que os colaboradores entendam que a ferramenta é relevante não só para a empresa, mas para o próprio trabalho.
Com o timesheet no escritório de advocacia, é mais fácil resolver gargalos, aumentar a produtividade e tornar as relações de trabalho mais transparentes. Engajar a equipe não é tarefa fácil, mas é possível. Com o uso de um software que possua a função, como o CPJ-3C, é mais fácil.
