A controladoria jurídica é uma área cada vez mais importante dentro dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. Com a crescente demanda por transparência e eficiência no mercado jurídico, a área se tornou uma estratégia essencial para garantir a qualidade dos serviços prestados e a maximização dos resultados.
Neste post, vamos explorar mais a fundo o que é a controladoria jurídica, quais os seus principais benefícios e como ela pode ser implementada em um escritório ou departamento jurídico.
Vamos lá!
Mas afinal, o que é a Controladoria Jurídica?
Trata-se de um conjunto de técnicas, ferramentas e práticas que visam aprimorar a gestão dos processos e rotinas jurídicas, permitindo um maior controle sobre as atividades realizadas pelos profissionais do direito.
Com processos padronizados e de monitoramento contínuo, a Controladoria Jurídica consegue identificar gargalos, corrigir falhas e aprimorar o desempenho dos profissionais do direito. Isso garante um melhor atendimento aos clientes e uma maior rentabilidade para o escritório.
E quais as vantagens de ter uma controladoria jurídica?
Ter uma controladoria jurídica pode trazer diversos benefícios para a advocacia. Alguns dos principais motivos para investir nessa área de gestão incluem:
Maior eficiência na gestão de processos jurídicos
Uma controladoria jurídica bem estruturada permite ter uma visão geral dos processos em andamento. Isso gera um melhor gerenciamento de urgências, tarefas e responsabilidades. Isso reduz o risco de perda de prazos, retrabalho e desorganização.
Melhor controle financeiro
Com essa implementação, é possível ter uma gestão mais eficiente dos custos envolvidos nos processos jurídicos, o que ajuda a controlar os gastos e otimizar o orçamento. Além disso, é possível identificar oportunidades de redução de custos e aumentar a rentabilidade do escritório.
Melhoria na comunicação e na qualidade do atendimento
Com uma área bem estruturada, é possível estabelecer padrões de comunicação e de atendimento ao cliente, o que aumenta a satisfação do cliente e ajuda a fidelizá-lo.
Melhoria na qualidade dos serviços
Com uma controladoria jurídica eficiente, é possível padronizar processos e adotar melhores práticas de gestão, o que contribui para a melhoria na qualidade dos serviços prestados.
Redução do risco jurídico
A área permite uma análise mais detalhada dos processos e dos riscos envolvidos, o que ajuda a prevenir problemas jurídicos e a tomar decisões mais estratégicas e embasadas.
A Controladoria jurídica é um gasto necessário?
Ao contrário do que muitos advogados ainda pensam, ela deve ser encarada como investimento, e não como gasto. Isso porque controladoria jurídica organiza o trabalho técnico do profissional, realizando as tarefas burocráticas em seu lugar e deixando o advogado livre para ser produtivo em suas atividades, que envolvem cumprimento de prazos processuais e atendimento ao cliente.
Mas afinal, existe um diferencial competitivo?
Com mais organização e produtividade nos processos internos, ocorre redução de custos e aumento de receita. Em outras palavras, a controladoria jurídica é uma vantagem competitiva para o escritório de advocacia. Ela possui um papel ainda mais fundamental nos escritórios de grande volume, que têm uma rotina mais atribulada e um alto volume de dados.
Por cuidar das tarefas burocráticas e administrativas que não exigem conhecimento técnico do advogado, é possível adequar a equipe técnica da melhor forma. Desse modo, nenhum profissional fica sobrecarregado ou sem tarefa relevante. Isso aumenta a segurança, a eficiência, a qualidade e a agilidade dos serviços prestados.
E como criar sua própria controladoria jurídica?
Para criar sua própria controladoria jurídica, se atente aos seguintes passos:
Defina os objetivos da sua controladoria jurídica: antes de começar a estruturar a controladoria jurídica, é importante definir quais são os objetivos que você pretende alcançar com essa área.
Identifique as atividades que serão gerenciadas: é importante direcionar quais atividades serão administradas, podendo ser elas: gestão de contratos, acompanhamento de prazos, controle de documentos, gestão de equipe, gestão financeira.
Escolha as ferramentas de gestão: a controladoria jurídica é uma área que exige o uso de ferramentas de gestão eficientes. A solução mais utilizada é o software jurídico, que permitem a automação de tarefas e o gerenciamento eficiente da equipe.
Monitore os resultados: para garantir que a controladoria está cumprindo seus objetivos, é importante monitorar os resultados alcançados. Para isso, é necessário definir indicadores de desempenho e realizar análises periódicas.
Criar uma controladoria jurídica requer planejamento e dedicação, mas os resultados podem ser muito positivos para a gestão do escritório ou departamento jurídico.
Saiba a importância do software jurídico
Considerando que a controladoria jurídica atua em várias frentes relacionadas ao negócio, é fundamental que o escritório conte com um software jurídico que contribua para a atuação da equipe.
Se ela oferece suporte à área técnica, é preciso ter um sistema com funções que otimizem o fluxo de tarefas. Alguns softwares, como CPJ-3C, possuem workflow, uma ferramenta que gera precisão nesse fluxo ao padronizar procedimentos internos. Além disso, possibilita de forma fácil a execução das tarefas básicas de todo software, como cadastramento de processos, agenda, pesquisa automatizada de jurisprudência e outras.
Quanto à análise de resultados, ela só é possível com o auxílio de um sistema que tenha diversas formas de extração de dados. Como relatórios convencionais ou dashboards com informações gráficas em tempo real, ou que trabalhe com indicadores e métricas.
Por isso, a controladoria jurídica contribui para os escritórios de advocacias prestarem um serviço de excelência e alcançar resultados mais contundentes.
