O Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia é uma das ferramentas essenciais para se atingir o sucesso no meio jurídico. De forma simples, implementar esse processo é ter um fluxo de trabalho bem definido, de modo que ele contribua para otimização de todas as ferramentas e meios utilizados no negócio.
Independentemente da existência de um sistema de gestão, é possível implementar o Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia. Veja!
Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia
Você já ouviu falar em BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento de Processos de Negócios? Seu objetivo é conferir eficiência a um negócio, combatendo atrasos, gargalos e desperdícios. Para tanto, procura formas de facilitar a comunicação, fornecer dados precisos para controle e tomada de decisões. A ideia é organizar as tarefas em um processo otimizado para que seja possível entregar ao cliente exatamente o que ele deseja.
O Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia (DPN) é uma etapa do BPM. Após analisar e descobrir as falhas, o gestor do negócio implementa o DPN para criar uma versão melhorada e otimizada, de forma a atender às necessidades estratégicas do negócio e às expectativas de desempenho do processo.
Quando um DPN está bem definido, um software de automação consegue funcionar corretamente, por exemplo. Não só esse sistema, mas todas as ferramentas utilizadas no fluxo de trabalho do escritório de advocacia.
Pontos essenciais de um bom Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia
Para implementar o Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia, o gestor deve se atentar a algumas condutas que otimizam o fluxo de trabalho. Isso envolve desde as primeiras tarefas até a entrega do serviço jurídico ao cliente final.
Padronize processos
Em um escritório de advocacia eficiente, o fluxo de trabalho deve ser todo organizado em processos. Muitos deles estão interligados. Quando ocorre a padronização deles, ocorre um ganho significativo em agilidade e rapidez, o que também ocasiona redução de custos. Se existe uma “língua comum” na empresa, o escritório poderá usufruir de operações facilitadas, já que os procedimentos se tornam mais simples e fáceis de memorizar.
Isso interfere positivamente na produtividade, já que as equipes cometem menos erros na execução das atividades, e na entrega do serviço, que é mais qualificado.
Interaja com os clientes
A interação entre o escritório de advocacia e o cliente é o que permite o gestor avaliar se as expectativas e necessidades do público-alvo estão sendo atendidas. É necessário prezar pela entrega de valor ao cliente, pois somente assim ele perceberá o serviço como algo valioso, entendendo que o valor a ser pago é válido.
Em outras palavras, o escritório deve fazer o cliente se sentir plenamente atendido. Isso é especialmente importante na advocacia, porque é um serviço que lida com pessoas constantemente.
Mantenha somente atividades de valor agregado
Com a padronização das atividades, o gestor, de maneira mais clara e estratégica, consegue identificar tudo aquilo que não agrega valor ao cliente. Por exemplo, se há uma tarefa no fluxo de trabalho que é essencial para garantir um serviço jurídico de qualidade, ela deve ser mantida, o que é excelente. Contudo, se essa tarefa não torna o serviço mais valioso para o cliente, é fundamental avaliar sua real necessidade. Nesse caso, ela não deve permanecer no processo.
Portanto, no Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia, é indispensável eliminar as atividades que não agregam valor. Essa análise criteriosa permite que o fluxo de trabalho seja otimizado, garantindo mais eficiência e foco no que realmente importa para o cliente.
Estabeleça regras de negócio
As regras de negócios são aquelas que permeiam todos os processos, facilitando sua execução e a tomada de decisão. Durante a fase de Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia, você deve identificá-las, listá-las e documentá-las. Feito isto, deve trabalhar para mantê-las consistentes. Mas isso não significa mantê-las rígidas porque essas regras são voláteis e mudam constantemente, motivo pelo qual devem ser revisadas.
Automatização inteligente
O Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia também depende de uma automatização inteligente. Isso significa encontrar um equilíbrio para o uso de ferramentas, de modo a tornar o fluxo de trabalho eficiente, qualificado e eficaz. A principal ideia de utilizar a automação é mitigar os erros no fluxo.
Pense nas atividades que migram de uma equipe para a outra. Pode ocorrer uma falha de comunicação, por exemplo, que prejudique a transferência de dados necessários para a realização das tarefas. Essa falha pode ocasionar erros e atrasos, certo? Mas se o gestor utilizar as ferramentas tecnológicas corretas, como um software jurídico, é possível reduzir tais falhas.
No caso do CPJ-3C, ele já vem com fluxo de trabalho definido, facilitando ainda mais o trabalho do gestor e dos advogados.
Valide o desenho
A última etapa no Desenho de Processos de Negócios para o escritório de advocacia é a validação, que deve envolver todas as pessoas diretamente ligadas ao processo. Essa etapa é crucial para garantir que o desenho atenda às necessidades da operação.
A forma mais eficaz de validar um processo é submeter um protótipo à avaliação dos envolvidos. O protótipo facilita o entendimento, especialmente porque fluxogramas podem ser difíceis de interpretar. Nesse contexto, o BPMS (Business Process Management Suite/System) é uma ferramenta ágil e de baixo custo para criar protótipos. O gestor deve focar nos campos essenciais, como responsabilidades e tarefas manuais, sem se preocupar com detalhes como prazos ou integrações.
Resumidamente, a validação envolve representar graficamente as tarefas, os responsáveis e os pontos principais do processo, definindo responsabilidades, iniciadores, desvios e finalização.
Pronto para desenhar os processos do seu escritório? Esse raio-X é essencial para sustentar sua estratégia e repensar aspectos como estrutura, matriz de responsabilidades, alçadas de decisão, processos e sistemas.
