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Por Preâmbulo Tech
Atualizado 11/10/2018.
Seu escritório de advocacia precisa profissionalizar a gestão jurídica? A Preâmbulo separou para você 9 dicas preciosas.
Seguindo estas dicas você estará no caminho certo para implantar uma gestão jurídica em seu escritório de advocacia, esteja ele em fase inicial ou já com algum tempo de mercado.
#1 Administrar é planejar
Não é preciso ir muito a fundo para entender que a administração é fundamental em qualquer empresa. Saber exatamente o que acontece no seu escritório: como, quando, porque e quanto custa cada coisa, determina o sucesso ou fracasso em longo prazo.
Você pode dizer: “Conheço escritórios não muito organizados que ganham rios de dinheiro”. É verdade, alguns escritórios que têm a sua frente um advogado muito respeitado no mercado pode até faturar alto. Mas se colocarmos na ponta do lápis o quanto este escritório deixa de ganhar com falta de planejamento e sua administração, o resultado pode ser espantoso.
Advogados precisam enxergar seu escritório como uma empresa. Saber a diferença entre faturamento e rentabilidade, discutir estratégias, orçamentos, objetivos e metas.
Vamos ao que interessa, o que realmente você precisa saber sobre administração de um escritório de advogados? As funções administrativas a grosso modo são identificadas em quatro temas:
- Planejamento;
- Organização;
- Direção;
- Controle.
Planejar é definir os objetivos e decidir como alcançá-lo, programar as atividades e atingir as metas. Alguns escritórios ainda adotam o método arcaico de administração às escuras e não planejam. Desta forma, não se preparam para possíveis reveses e acabam por terem insucesso em seus objetivos.
Na área jurídica, planejar significa estabelecer os processos necessários à execução da atividade principal (jurídica). Gerenciá-los e criar planos de contingenciamento de recursos ao longo do ano, pois há recursos que entram com frequência, como pagamentos mensais e outros que entram em situações esporádicas, por exemplo, sucumbência.
Portanto, mãos à obra! Faça um documento traçando estratégias de mercado, orçamentos, objetivos e metas. Planejar é pensar no presente e futuro.
#2 Pilares da gestão
Pense sempre em três pilares para nortear as ações administrativas do escritório: clientes, gestão e finanças.
- Aplique estratégias de relacionamento com o cliente;
- Para a gestão, divida em departamentos as áreas e atividades organizacionais dos profissionais.
- Já para as finanças tenha um planejamento e controle de faturamento x custos.
Detalharemos mais sobre cada nas dicas seguintes.
#3 Definição e clareza de funções
Mapeie todas as funções e atividades para que cada pessoa tenha a sua e divida as tarefas conforme o perfil de cada profissional.
Não é necessário chegar ao mundo perfeito para começar, mas não se pode abrir mão de tentar uma divisão ideal de tarefas e ir adaptando buscando sempre a melhorar.
Portanto, identifique o profissional correto para realizar determinadas incumbências e deixe claro quais são elas para todos os envolvidos. Mesmo que seu escritório seja pequeno, é importante que cada um saiba o que tem que fazer, ainda que acumule mais de uma função.
Dica: Estruture as funções e atividades em um organograma.
#4 Estruturar processos
Imagine uma sequência de rotinas e processos. Quando um cliente é atendido em seu escritório e o contrata, quais as rotinas que precisam ser realizadas?
Inicia com o cadastro do cliente, quem faz este registro? É importante identificar as principais rotinas do seu escritório. Para isso sugerimos que faça um mapa mental destas rotinas, identificando o início e fim de cada processo.
O objetivo é ter a compreensão detalhada de todos os processos e uma visão sistêmica dos mesmos. Assim você identificará as rotinas separadamente, o que facilitará na execução e monitoramento.
#5 Ferramentas de controle
Para facilitar na gestão jurídica, escolha uma ferramenta para ter todas as rotinas e processos mapeados e controlados.
Muitas destas ferramentas dispõem a unificação de informações e permite a padronização de procedimentos, como o CPJ-3C (conheça mais aqui) e também dispõe de relatórios importantes para o escritório.
Busque por ferramentas que centralizem as rotinas do escritório em um único local, com controle administrativo integrado.
Os principais pontos a considerar nos sistemas ou softwares de gestão jurídica são:
- Gestão de Prazos e Processos;
- Indicadores de Performance;
- Relatórios;
- Agenda;
- Controle Financeiro integrado ao processual;
- Integração com sites dos tribunais;
- Gerenciador Eletrônico de Documentos.
#6 Definição do fluxo de trabalho e performance
Conhecer o fluxo de trabalho determinará a produtividade do seu escritório, pois envolve o indicador tempo.
Para defini-lo avalie as atividades realizadas do início ao fim, de um ou mais processos ou procedimentos, e o seu tempo de realização. Você terá atividades que devem ser identificadas com fluxos de trabalho visíveis.
Para o gerenciamento utilize softwares que facilitam a sistematização ou o meio manual, com agendas e planilhas.
#7 Informações padronizadas
A padronização das informações é organização que irá beneficiar em todos os outros processos, e começa pela padronização de informações de cadastro.
Tenha uma única nomenclatura para todas as informações pertencentes a um grupo específico. Segmentando os grupos de informações segundo suas características em comum.
Padronizar evitará a duplicidade de informações e a busca intuitiva a qualquer dado. Mas lembre-se, a padronização não deve significar perder a flexibilidade e tornar o escritório altamente burocratizado.
Divida o escritório em áreas como: financeiro, administrativo, jurídica, entre outras. Mesmo que o escritório ainda não tenha estas áreas específicas.
Por exemplo, você poderá criar formulários para determinado grupo de informações que estarão disponíveis em um sistema de gerenciamento. Como para clientes pessoa física e outro para pessoa jurídica, com seus dados fundamentais incluídos no sistema.
Ou ainda a padronização de atos praticados pelos advogados seguindo sempre o mesmo formato, com padronização de contrato, tipo, espécie e área do direito.
Quando você padroniza a informação o acesso e consulta se torna mais fácil, e permite analisar os processos e melhorá-los.
#8 Financeiro: contingenciamento de recursos
A área financeira traduz a saúde de qualquer empresa. Seu escritório pode estar faturando bem em determinados momentos e mesmo assim ter a saúde financeira comprometida, com custos elevados que implicam no resultado líquido.
Ter uma gestão jurídica eficiente na área financeira fará seu escritório crescer com sustentabilidade. Para isso, estabeleça um Fluxo de Caixa – o que envolve uma contabilização detalhada de todas as entradas e saídas de recursos. Pode ser trabalhoso, mas é indispensável fazer este controle.
O fluxo de caixa vai ajudar na descoberta de eventuais sazonalidades de recursos em que você tem mais despesas ou mais receitas, como períodos de férias e recessos.
Mais uma vez falamos em padronizar, isso serve para as suas informações financeiras entre receitas fixas e variáveis, e em recebíveis em longo prazo.
Estabeleça um plano de contingenciamento de recursos pensando no futuro. Um extra para tempos difíceis ou necessidade de investimentos. Pense na provisão para situações emergenciais e corriqueiras.
Registre todas as despesas, que além do controle, permitirá formar um histórico de evolução de despesas. E muito importante: Separe os gastos pessoais dos gastos com o escritório.
#9 Avalie e corrija
Por fim, implante um processo semestral ou bimestral de avaliação de resultados administrativos da sua gestão jurídica e corrija os processos quando necessário.
Reveja suas metas e estabeleça indicadores claros para avaliar a evolução de seu escritório. Procure usar sempre os mesmos indicadores, com base nos relatórios e evolução das informações objetivas, ao longo do tempo você terá a oportunidade de melhorar e adequar seu negócio.
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