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Aderir a ferramenta de gestão jurídica para otimização de processos já não é novidade para o mundo do Direito. A tecnologia já vem exercendo um papel de evolução para os escritórios de advocacia há algumas décadas. Excel, softwares de gestão, plataformas de ODR, CRMs, digitalização de documentos, assinatura eletrônica… perdemos as contas da quantidade de ferramentas que integram a rotina do gestor jurídico que tornam o ofício mais eficiente e ainda mais preciso.
Sem sombra de dúvidas, o que essas soluções mais buscam é permitir que os profissionais do Direito tenham tempo para fazer aquilo que eles estudaram para: advogar! E isso só é possível quando terceiriza trabalhos operacionais, administrativos e repetitivos para uma máquina. Isso, porque, é muito comum que as atividades manuais operacionais tomem grande parte do dia a dia do advogado e, consequentemente, pouco tempo sobra para tarefas de alto valor agregado, como aquisição, relacionamento com os clientes, estudos de caso, atualização sobre legislações. Por esse motivo, investir em ferramentas tecnológicas para a gestão jurídica é essencial!
Porém, o que trataremos neste blogpost é o questionamento: o investimento que seu escritório está fazendo realmente está trazendo o melhor retorno desejado? Muitas vezes, destinar recursos erroneamente pode trazer ainda mais desvantagens que vantagens, por isso, é preciso pensar no custo-benefício. Sob esse viés, vamos definir, a seguir, quais os indícios que demonstram que seu escritório não está investindo na ferramenta correta de gestão jurídica e, a partir disso, identificar como fazer a melhor escolha.
Vamos começar por:
Não se sentir seguro
Um dos indícios de que seu escritório não está investindo na ferramenta de gestão jurídica correta é quando os profissionais não se sentem seguros em relação à proteção dos dados e informações dos clientes. Uma ferramenta inadequada pode resultar em vulnerabilidades de segurança e falta de criptografia adequada, colocando em risco a confidencialidade dos processos e dados sensíveis. Por isso, nem sempre adotar uma ferramenta de gestão jurídica garante segurança.
Quando você lida diariamente com dados e informações sensíveis tanto de seus clientes quanto do escritório, abrir mão da proteção não é uma possibilidade. Bem sabemos que o armazenamento físico, com documentos em pastas e gavetas pode apresentar riscos de perda, acidentes, roubos. Por isso, a digitalização tanto se popularizou. Porém, onde armazenar digitalmente: em computador, em HDs externos em softwares de gestão? Mas essa escolha talvez não seja garantia suficiente para que você se sinta seguro com dados tão importantes, até porque, nem sempre a plataforma permite restringir o acesso entre os membros do escritório. Se esse é o cenário, pode ser que você ainda não encontrou a ferramenta correta para a gestão e armazenamento.
Continua precisando fazer muitas tarefas operacionais
Outro sinal de que a ferramenta de gestão jurídica pode não ser a mais adequada é quando os profissionais ainda precisam executar muitas tarefas operacionais manualmente. A ideia de adotar uma solução tecnológica é reduzir o trabalho repetitivo e liberar tempo para atividades mais estratégicas e de alto valor agregado.
No entanto, se os profissionais continuam gastando grande parte do seu tempo realizando atividades operacionais que poderiam ser automatizadas, isso pode indicar que a ferramenta atual não está atendendo às necessidades do escritório jurídico de forma eficiente. A falta de automação adequada pode resultar em processos lentos, erros frequentes e desperdício de recursos.
Não possui personalização
Cada escritório de advocacia tem suas próprias particularidades e necessidades específicas. Quando a ferramenta de gestão jurídica não oferece opções de personalização ou adaptação aos fluxos de trabalho do escritório, pode indicar que ela não atende às demandas específicas da equipe.
Isso pode levar a dificuldades na organização dos processos, falta de alinhamento com as estratégias do escritório e perda de eficiência. Uma boa ferramenta de gestão jurídica deve permitir a customização de campos, formulários e fluxos de trabalho para atender às particularidades de cada caso e cliente.
A ausência de personalização também pode afetar a forma como os dados são apresentados e organizados. Cada escritório pode ter preferências distintas em relação a relatórios, gráficos e métricas de desempenho. Quando a ferramenta não oferece a flexibilidade necessária para ajustar esses aspectos, pode dificultar a análise dos resultados e a tomada de decisões estratégicas.
Precisa de um sistema separado para gestão financeira
Mais de uma ferramenta para a mesma função: gerenciamento.
A falta de integração entre a ferramenta de gestão jurídica e o sistema de gestão financeira é outro indício de que o gestor jurídico pode não estar investindo na solução adequada. Uma ferramenta completa de gestão jurídica deve ser capaz de lidar tanto com os aspectos financeiros quanto com os aspectos jurídicos dos casos.
A utilização de mais de uma plataforma pode levar a erros na gestão de cobranças e pagamentos. Sem uma visão unificada das informações, pode ocorrer atraso no lançamento de despesas, faturamento incorreto de horas trabalhadas ou falhas na identificação de inadimplências. Além disso, a duplicação de esforços é outro aspecto negativo dessa falta de integração. Os profissionais podem acabar gastando mais tempo inserindo os mesmos dados em sistemas separados, o que não só é ineficiente, mas também abre margem para erros e inconsistências.
Sem contar que, a gestão financeira integrada também permite a geração de relatórios mais abrangentes e precisos, auxiliando na identificação de oportunidades de melhorias e na tomada de decisões estratégicas.
Está sempre perdendo prazos
Uma ferramenta de gestão jurídica insuficiente pode levar a uma má gestão de prazos e compromissos importantes. A falta de lembretes eficientes, calendários integrados e acompanhamento adequado dos processos pode resultar em atrasos e prejuízos para o escritório e seus clientes.
Esses atrasos podem ter sérias consequências, como a perda de prazos processuais, o não cumprimento de obrigações legais, a insatisfação dos clientes e até mesmo possíveis penalidades ou sanções por parte dos órgãos judiciais. Além disso, a reputação do escritório pode ser afetada negativamente, prejudicando sua imagem no mercado jurídico.
A falta de uma ferramenta de gestão jurídica adequada pode levar a uma sobrecarga de trabalho para os profissionais, que precisam constantemente correr contra o tempo para cumprir os prazos estabelecidos. Isso pode resultar em estresse, desgaste e comprometimento da qualidade do trabalho realizado.
Não tem tempo para trabalhar no relacionamento com o cliente
Se a ferramenta de gestão jurídica não automatiza tarefas e processos suficientes, os profissionais podem ficar sobrecarregados e sem tempo para investir no relacionamento com os clientes. O contato próximo e a boa comunicação com os clientes são essenciais para a satisfação e retenção dos mesmos.
Quando os advogados estão ocupados demais com atividades operacionais e burocráticas, como inserção manual de dados, acompanhamento de prazos de forma desorganizada e geração manual de relatórios, eles podem não ter disponibilidade para se dedicar aos aspectos mais humanos e relacionais do trabalho. Isso pode levar a uma comunicação menos efetiva com os clientes, resultando em respostas tardias a dúvidas e solicitações, falta de atualizações sobre o andamento dos processos e uma percepção de falta de atenção por parte dos clientes.
A falta de uma ferramenta de gestão jurídica integrada também pode dificultar o acesso às informações relevantes sobre os clientes. Sem uma visão completa do histórico de atendimentos, preferências e particularidades de cada cliente, os advogados podem ter dificuldades em personalizar o atendimento e oferecer serviços mais alinhados com as necessidades individuais de cada um.
Gostaria de otimizar mais recursos
Quando a equipe do escritório sente que ainda há espaço para otimização e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, pode ser um sinal de que a ferramenta de gestão jurídica atual não está atendendo totalmente às suas expectativas e necessidades.
A busca por otimização de recursos é essencial para garantir a eficiência operacional e a maximização dos resultados do escritório de advocacia. Uma ferramenta de gestão jurídica adequada deve ser capaz de oferecer soluções que permitam automatizar processos, simplificar tarefas repetitivas e eliminar gargalos operacionais.
Quando a equipe percebe que ainda há uma grande quantidade de atividades manuais e processos demorados, isso pode indicar que a ferramenta não está oferecendo os benefícios esperados em termos de agilidade e produtividade. Isso significa que os profissionais estão perdendo tempo valioso que poderia ser investido em tarefas mais estratégicas e que agregam maior valor aos serviços prestados aos clientes.
Além disso, a falta de integração entre diferentes funcionalidades da ferramenta pode levar a redundâncias e duplicações de esforços, desperdiçando recursos preciosos, como tempo e dinheiro. Um sistema completo e bem integrado evita a necessidade de utilizar várias ferramentas e sistemas distintos, concentrando as informações e as operações em um único lugar.
Não está alcançando crescimento
A falta de crescimento significativo do escritório, mesmo após a implementação de uma ferramenta de gestão jurídica, pode levantar questionamentos sobre a efetividade da solução adotada. Se a ferramenta não está contribuindo para aumentar a produtividade, eficiência e competitividade do escritório, pode ser hora de reavaliar sua escolha.
O crescimento é um indicador importante do sucesso e saúde de um escritório de advocacia. Quando a equipe percebe que, mesmo com a ferramenta de gestão jurídica em uso, o escritório não está alcançando os resultados esperados, é crucial analisar as possíveis causas dessa estagnação.
Uma ferramenta de gestão jurídica eficiente deve ser capaz de impulsionar o crescimento do escritório por meio da otimização de processos, melhoria na qualidade dos serviços prestados e maior satisfação dos clientes. Se a ferramenta não está proporcionando esses benefícios, é preciso investigar o porquê.
Dessa forma, é crucial realizar uma análise criteriosa da ferramenta de gestão jurídica atual e identificar possíveis falhas ou áreas de melhoria. Se necessário, considerar a possibilidade de buscar uma solução mais adequada e alinhada aos objetivos de crescimento do escritório. Investir em uma ferramenta que realmente contribua para o aumento da produtividade, eficiência e competitividade é essencial para o crescimento sustentável e bem-sucedido do escritório de advocacia no mercado jurídico.
Como fazer a melhor escolha para a gestão jurídica?
Para identificar a melhor escolha de ferramenta de gestão jurídica, é importante analisar esses indícios, ouvir o feedback da equipe e pesquisar outras opções disponíveis no mercado, considerando sempre as necessidades específicas do escritório e o potencial de retorno de investimento que cada solução oferece. A seguir, listamos alguns dos principais critérios para auxiliar na escolha pelo melhor e mais eficiente sistema de gestão jurídica.
Automação de todas as etapas: uma ferramenta de gestão jurídica eficiente deve ser capaz de automatizar todas as etapas do processo, desde a busca por publicações em diários oficiais até a protocolação. Isso inclui automação de tarefas repetitivas, criação de documentos padrão, atualização automática de prazos e lembretes de audiências.
Utilização de Inteligência Artificial: a presença de Inteligência Artificial na ferramenta pode trazer benefícios significativos para o escritório de advocacia. A IA pode ajudar na análise de documentos jurídicos, fornecer insights sobre estratégias de casos, classificando a publicação e encaminhando para um fluxo de tarefas, um workflow, pré-existente e moldado de acordo com a necessidade e regras da operação jurídica.
Armezenamento em nuvem: a opção de armazenamento em nuvem é essencial para garantir o acesso seguro e remoto a documentos e informações importantes. Além de facilitar a colaboração entre membros da equipe, o armazenamento em nuvem também garante a proteção e backup adequados dos dados, evitando perdas ou danos.
Gestão de prazos: uma ferramenta de gestão jurídica completa deve oferecer uma gestão eficiente de prazos, com lembretes automáticos e um calendário integrado. Isso permite que a equipe acompanhe e cumpra os prazos processuais de forma organizada, evitando a perda de prazos e problemas legais.
Gestão financeira: a integração de gestão financeira na ferramenta de gestão jurídica é crucial para um controle mais efetivo dos aspectos financeiros do escritório. Isso inclui a capacidade de gerar faturas, controlar despesas, monitorar pagamentos de clientes e fornecedores, além de relatórios financeiros detalhados. Além disso, a integração entre os dados financeiros e processuais permitem que qualquer alteração nos casos reflita, automaticamente, no controle financeiro do escritório, dando mais clareza para o gestor jurídico.
Relatórios personalizados: o sistema deve possibilitar a geração de relatórios personalizados, permitindo que o escritório obtenha insights precisos sobre o desempenho, produtividade, rentabilidade e outras métricas relevantes. Esses relatórios sob medida facilitam a tomada de decisões estratégicas e auxiliam na identificação de oportunidades de melhoria.
Optar e buscar por todas essas soluções e funções em uma única ferramenta de gestão jurídica é a chave para resolver os problemas citados acima, bem como permitir o crescimento do escritório de advocacia. O CPJ-3C, o software jurídico eleito 3 vezes o mais utilizado do Brasil e responsável por gerenciar 11 milhões de processos tramitados no país, é a ferramenta que abrange todas as soluções para a alta produtividade na advocacia. Com busca por publicações, classificações automáticas, workflow eficiente, elaboração de peças, relatórios personalizados e protocolos automáticos, o sistema permite o aumento na produtividade acima de 30%.
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