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Nos últimos anos, temos visto grandes evoluções tecnológicas que estão modificando as relações de trabalho, a execução de tarefas e atividades no Direito. Exemplos não faltam: Inteligência Artificial, robôs de automação, softwares de gestão jurídica, plataformas de acordos online, Business Inteligence e outras Lawtechs surgem diariamente.
Tudo isso requer dos advogados uma visão aberta ao futuro e a essas novidades. No entanto, muitos ainda não estão preparados. Estão resistentes a mudanças e têm medo de encarar o novo. De fato, não é fácil, mas é vital para as empresas, que não podem parar no tempo e achar que continuarão fazendo tudo do mesmo jeito que sempre fizeram.
Segundo levantamento da consultoria McKinsey, 70% dos programas de mudança organizacional falham devido à dificuldade em planejar e implementar o processo de mudança. E aí entra a importância da gestão da mudança: fazer com que ela seja encarada como oportunidade, e não um risco.
Por isso é importante aplicar uma gestão de mudança nos escritórios e departamentos jurídicos. Acompanhe nossas principais pontuações sobre o tema e se prepare para o novo!
O que é a gestão da mudança (Change Management)?
Gestão da mudança ou change management é a disciplina que orienta o processo de mudança organizacional. É o uso de técnicas e ferramentas para preparar, equipar e apoiar as pessoas envolvidas no processo, de modo a facilitar a transição e direcioná-las aos novos objetivos. Do mesmo modo, um ponto importante de destaque é que a gestão da mudança deve estar alinhada à cultura organizacional do negócio, às pessoas, à inovação, e à criatividade.
Atualmente, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos só conseguem se manter competitivos e sobreviver à dinâmica global se a mudança é encarada como regra básica. Assim sendo, é preciso ter uma gestão profissional da mudança, porque ela gera resistência e insegurança. E essas reações negativas são ainda mais graves no ambiente de trabalho, porque tira o profissional da zona de conforto.
Como colocar em prática?
Para colocar em prática a gestão da mudança na advocacia, é preciso internalizar todas as transformações ocorridas no macroambiente. Isso envolve planejamento e engajamento de pessoas, processos estruturados, e outros fatores. Veja algumas medidas necessárias a seguir:
Definir objetos da mudança
Primeiramente, qualquer processo de gestão tem como passo inicial a definição de objetivos. Na gestão da mudança, não seria diferente. Isso porque o escritório de advocacia ou departamento jurídico podem optar pela mudança de sistemas, padrões de trabalho, estratégias, tecnologias e outras questões. Seja qual for, vindo do topo ou da base, exigindo mais ou menos tempo, é preciso defini-la. Aonde você quer chegar?
Estruturar o planejamento
Após definir o objetivo, é preciso traçar os caminhos que levarão até sua consecução. Por isso, entra a fase do planejamento na gestão da mudança. Defina os responsáveis pelas tarefas, os recursos necessários e as etapas que devem ser seguidas.
Neste momento, o gestor também deve ver qual o impacto da mudança, as pessoas afetadas, as possíveis resistências e outras questões. Com a resposta, define-se um roteiro da transformação com todas as eventuais previsões.
Não se esqueça que em todo planejamento deve existir controle. Meça e monitore.
Utilizar métodos e tecnologias
Estruturar seu change management depende de métodos propostos e tecnologias. Existe um método conhecido, fundado por Jeff Hiatt, da Prosci (líder mundial em gestão de mudança), que pontua cinco aspectos que devem ser gerenciados nos indivíduos para o sucesso da gestão da mudança:
- Awareness (consciência): saber os motivos que tornam a mudança necessária;
- Desire (desejo): desejo de participar da mudança (deve ser despertado na fase inicial do processo);
- Knowledge (conhecimento): necessário para encarar a mudança, é ofertado em treinamentos e capacitações;
- Ability (habilidade): resultado dos esforços de treinamento para a mudança, desenvolvendo novas competências nos profissionais;
- Reinforcement (Reforço): garante a permanência da mudança por métodos de mensuração, correção e reconhecimento.
A gestão de mudança deve contemplar todos esses aspectos. Da mesma forma, o papel da liderança neste momento é muito importante, porque ela guiará cada etapa do processo junto aos profissionais.
A tecnologia aparece como um auxiliar em todas essas questões, como criação de treinamentos, feedback imediato, mensuração e acompanhamento de resultados. Ela ajuda na personalização da experiência e possui papel fundamental para otimizar a comunicação e a integração entre as pessoas durante o processo. Softwares de gestão jurídica, como o CPJ-3C, podem ajudar bastante neste momento.
Comunicar a mudança efetivamente
Elemento-chave para a gestão da mudança é a comunicação efetiva, antes, durante e depois do processo. É necessário preparar as pessoas para o que vem adiante para que a resistência seja menor. Para tanto, os líderes devem ser treinados antes de seu início para conduzir o processo.
A comunicação deve ser baseada em inspiração, motivação e engajamento. Mas, acima de tudo, deve ser transparente. Dessa forma, todos os profissionais saberão o progresso da mudança. Neste ponto, as ferramentas de comunicação interna são grandes aliadas.
Gerenciar riscos
A gestão da mudança deve vir acompanhada da gestão de riscos e resistências que o processo demonstra. De responsabilidade dos líderes, que devem compreender as dificuldades dos profissionais diante das novidades, essa gestão se relaciona com o sucesso do processo. É preciso combater o clima de insegurança.
Contudo, os gestores devem comunicar e conduzir a mudança da melhor maneira, com o auxílio das ferramentas tecnológicas. É o caminho natural da redução dos riscos. Quanto a causas mais profundas, como o medo do desemprego e a não-adaptação à mudança, os líderes devem demonstrar que tudo é uma oportunidade de crescimento profissional. A avaliação constante do desempenho, os feedbacks e o diálogo são essenciais neste momento de gerenciamento de riscos.
Ampliar o mindset
Fechando a prática da gestão da mudança, está a ampliação do mindset (ou modelo mental de comportamento). Na advocacia, há uma busca incessante da entrega de qualidade dos serviços prestados, bem como da otimização dos processos de trabalho, o desenvolvimento e a participação das equipes. Por isso, estar com o mindset voltado para a gestão da mudança e para as novas possibilidades facilita bastante o processo.
A gestão da mudança está intimamente relacionada à mudança de mindset, que é fundamental para outros processos. Falamos melhor do mindset inovador neste post. Tenha em mente que se adequar ao dinamismo do mundo é fundamental para sobreviver nele.
Afinal, o mundo não vai esperar seu escritório se adaptar ao digital.
