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Em um mercado disputado como o da advocacia, sai na frente quem adota práticas e métodos para melhorar o desempenho do trabalho. O uso de indicadores no escritório de advocacia traz muitos benefícios para o departamento jurídico. No presente texto, abordaremos as vantagens de adotar essa estratégia na gestão do escritório. Acompanhe!
Alinhar as atividades de toda a equipe
Toda empresa, de qualquer segmento e área de atuação, deve traçar planos que serão seguidos de forma conjunta por todos os funcionários. É a implementação da cultura organizacional, que reúne os hábitos e os comportamentos presentes em determinada empresa.
Em um escritório de advocacia não é diferente. Para que a gestão da atividade jurídica seja boa e dê resultados positivos, toda a equipe deve estar alinhada com sua cultura. Mas como avaliar se isso acontece? Por meio de indicadores que podem medir a motivação dos funcionários, o que contribui para o alcance de resultados mais expressivos.
Conquistar resultados mais expressivos
Peter Drucker, considerado o pai da administração, dizia que o que não é medido não pode ser gerenciado. A ausência de indicadores no escritório de advocacia não permite compreender se a atividade jurídica está apresentando resultados expressivos.
A partir do momento em que se adotam esses avaliadores, é possível corrigir possíveis erros de planejamento. Isso porque existem indicadores de desempenho de processos (os chamados KPI’s – Key Performance Indicator) e indicadores de desempenho estratégico.
Ambos focam em transformar os objetivos traçados em resultados. Enquanto o KPI foca na realização da tarefa e do seu desempenho, o indicador estratégico avaliar se o escritório de advocacia está alcançando seus objetivos estratégicos.
Em outras palavras, os indicadores conseguem analisar o desempenho específico de cada etapa e global. A partir dessa análise e da correção de erros, é possível conquistar resultados relevantes.
Garantir a produtividade
No mesmo pensamento de alcançar resultados expressivos, os indicadores no escritório de advocacia ajudam a garantir a produtividade de todos, da recepção ao sócio. Existem, inclusive, indicadores de produtividade, que avalia a relação entre as saídas geradas por um trabalho e os recursos utilizados para isso.
No escritório de advocacia, podemos tomar como exemplo o trabalho realizado por dois advogados no mesmo espaço de tempo. Se o advogado José leva 4 horas para fazer uma petição, mas o advogado Júnior leva 3 horas para realizar o mesmo trabalho, a produtividade de Júnior é melhor.
Diante dessas situações analisadas, é possível procurar as causas para as diferenças entre elas. A menor produtividade pode estar relacionada ao barulho, à luminosidade, a problemas pessoais. Sabendo a causa, o gestor do escritório pode adotar práticas para minimizar seus efeitos e melhorar o desempenho do advogado.
Avaliar as demandas
Um indicador de desempenho é capaz de estabelecer a relação entre o número de novos contratos e a quantidade de serviços finalizados em determinado período. Suponha que no último trimestre do ano, o escritório conseguiu encerrar 15 serviços, mas teve apenas 8 novos contratos.
Se há possiblidade de realizar 15 serviços neste período de tempo, o indicador demonstra que as novas demandas não são satisfatórias e suficientes. A partir do conhecimento sobre a realidade do empreendimento, o gestor pode adotar estratégias de captação de novos clientes, por exemplo.
Ter maior controle financeiro
Os indicadores no escritório de advocacia contribuem para uma melhor gestão financeira do negócio. Os indicadores de desempenho (KPI), por exemplo, podem ser utilizados para mensurar o índice de recebimentos e faturamentos.
A cartela de clientes é saudável? Qual cliente tem potencial para ser atendido em outras demandas, gerando mais renda para o escritório? Quais clientes não serão mais atendidos? Essas perguntas terão respostas mais precisas com o uso de indicadores.
Além disso, o indicador possibilita apontar o faturamento para cada tipo de serviço. Qual área do escritório traz a maior parte da receita ou tem maior potencial de crescimento, considerando as mudanças do mercado?
Indicadores podem aumentar o faturamento do escritório
Um indicador de desempenho pode mensurar a relação entre os orçamentos enviados aos clientes e os contratos fechados pelo escritório. Pode indicar também a diferença entre o valor fechado e o valor proposto, ou entre o valor investido e o resultado do investimento.
Em suma, o resultado dessas análises pode servir para:
· Prever receitas dos próximos meses;
· Identificar e corrigir as falhas na relação com o cliente que não fecha o contrato;
· Avaliar se o preço do serviço está adequado ao mercado;
· Avaliar se o investimento correspondeu às expectativas.
Melhorar o ambiente de trabalho
Você já ouviu falar em turnover? É o índice de rotatividade de funcionários em uma organização. O indicador no escritório de advocacia pode avaliar o fluxo de entrada e saída de advogados, estagiários e outros funcionários.
Se o indicador demonstrar que a rotatividade no escritório é alta, pode ser um sinal de que o ambiente de trabalho não está muito favorável. É preciso rever alguns conceitos de gestão
para que os gestores consigam reter seus talentos, evitem despesas com demissões e treinamento de novo pessoal.
Em suma, o indicar pode contribuir para melhorar o ambiente de trabalho a partir da valorização do pessoal.
Indicadores no escritório de advocacia servem para planejar o negócio
Diante de tudo que foi dito anteriormente, podemos resumir a importância dos indicadores no escritório de advocacia ao planejamento global do negócio. As estratégias traçadas no plano de negócios, em todos os âmbitos (administrativo, financeiro e outros), devem apresentar os resultados esperados, e somente com os indicadores é possível fazer uma avaliação precisa.
Eles contribuem para identificar os pontos de melhorias nas atividades jurídicas e, consequentemente, melhorar a qualidade dos serviços prestados. O resultado final é o aumento da lucratividade e da performance. Exemplificando o que os indicadores podem mensurar em determinado período de tempo:
· Número de processos, contratos e consultas;
· Valores das causas;
· Quantidade de processos em que a empresa ou escritório é autor ou réu;
· Processos separados por área;
· Impacto dos processo no resultado do escritório;
· Informações financeiras (ganhos e perdas nos processos);
· Quantidade de ações encerradas;
· Novos clientes;
· Quantidade de acordos e condenações;
· Horas debitadas (despedidas em atividades diárias e gerais);
· Horas faturadas (despendidas na prestação de um serviço jurídico);
· Horas recebidas (pagas pelo cliente).
O gestor do escritório de advocacia que deseja tomar decisões mais exatas no seu negócio deve adotar indicadores para otimizar a administração. Eles trazem mais eficiência e eficácia aos processos.
E você? Já adota indicadores no escritório de advocacia? Conte para a gente sua experiência!
