Como a estruturação de Legal Ops transformou o escritório

O escritório Pessoa e Pessoa sempre se destacou por sua pluralidade de ideias e formas de atuação. Mas essa diversidade, sem padronização, gerava gargalos que limitavam nosso crescimento. Controladorias descentralizadas, ausência de indicadores e advogados desempenhando tarefas administrativas eram sinais claros de que algo precisava mudar.

Diante disso, com a perspectiva de expansão para outros estados e novas áreas, ficou evidente que precisávamos de uma gestão mais estruturada, orientada a dados e tecnologia — foi aí que nasceu a área de Legal Operations. No dia 08/04, realizei um evento em Salvador, em parceria com a software jurídico, explicando como foi nossa implementação de área e quais os ganhos que tivermos. Agora, vou contar isso para vocês aqui.  

Como estruturamos Legal Ops: pessoas, processos e tecnologia

Primeiro passos

Nosso ponto de partida foi escutar. Reunimos lideranças, mapeamos gargalos, ouvimos os times e construímos um plano de ação com base em metas viáveis e entrega de valor para os nossos clientes internos. 

Em seguida, desenhamos fluxos mais coesos, mapeamos tarefas que poderiam ser automatizadas e estruturamos um novo modelo operacional com foco em eficiência, padronização e escalabilidade. 

Pilares da Transformação

1. Padronização de processos por cliente, promovendo consistência e clareza; 
2. Gestão por indicadores, com uso de KPIs e OKRs;
3. Automação com o CPJ-3C, começando pelo fluxo de cadastro, o que reduziu erros e aumentou a agilidade;
4. Cultura de melhoria contínua, com foco em revisão e inovação incremental.

Tecnologias que viabilizaram o salto operacional

Com mais de 200 soluções tecnológicas aplicadas, parte delas associadas ao CPJ-3C, merecem destaque:

• Automação de cadastro e captura de dados;
• Workflows personalizados no CPJ; 
• Integração via API com sistemas de clientes; 
• Dashboards em Power BI para visualização de desempenho; 
• Cofre digital para segurança da informação; 
• Classificação inteligente de publicações jurídicas com abertura automática de grids de prazos. 

Além disso, adotamos metodologias como BPM, Lean e Kaizen para garantir eficiência, eliminação de desperdícios e melhoria contínua. 

Resultados expressivos em poucos meses 

A transformação não demorou a trazer resultados. Em apenas seis meses:

• Reduzimos em 30% os custos com a equipe de controladoria; 
• Melhoramos o atendimento ao cliente com fluxos padronizados; 
• Automatizamos processos que antes exigiam esforço manual; 
• Aumentamos o NPS e diminuímos retrabalho interno. 

Um dos projetos mais impactantes foi a reestruturação do fluxo de entrada de novos clientes, com manuais de atendimento personalizados e migração de dados automatizada. Como resultado, isso otimizou a produtividade jurídica e elevou a experiência do cliente.

Uma nova visão: Legal Ops como pilar estratégico

Hoje, Legal Ops não é mais visto como apoio. É parte da estratégia central do Pessoa e Pessoa. Conquistamos agilidade, escala e um novo posicionamento no mercado: somos reconhecidos como um escritório moderno, que alia excelência técnica à eficiência operacional. 

Dessa forma, a liderança passou a ver nosso time como provedor de inteligência operacional, e a equipe técnica passou a valorizar o impacto direto em sua rotina. 

Aprendizados e Visão de Futuro

Se pudesse voltar ao início, teria estruturado os manuais de atendimento logo nos primeiros contratos e separado Legal Ops da T.I. mais cedo. Ainda assim, cada passo foi essencial. 

Dica de ouro para quem está começando? Não espere o cenário ideal. Comece pequeno, resolva um problema real e gere valor com agilidade. A partir daí, o resto vem em ondas de conquista e aprendizado. 

O futuro? Legal Ops será indispensável para o jurídico moderno. Conectará estratégia, dados e excelência técnica. E será o coração da transformação que o Direito precisa para atuar com mais propósito, performance e impacto. 

FAQ: Legal Ops no jurídico