5 metodologias de planejamento e ação para todo advogado

As metodologias de planejamento e ação de um escritório de advocacia deve envolver toda a atividade. Afinal, como dissemos anteriormente nos textos sobre planejamento estratégico, tático e operacional, é preciso adotar práticas para executá-los de forma satisfatória e conseguir bons resultados.

Veja a seguir 5 metodologias de planejamento e ação para todo advogado!

Espinha de peixe

Também chamado de Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Ishikawa, a metodologia Espinha de Peixe foi elaborado pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa em 1943. Sua ideia inicial foi colocar em um gráfico os processos de um projeto para facilitar seu controle de qualidade. A partir do diagrama, é possível detectar facilmente os problemas do negócio e a melhor forma de agir sobre eles.

As possíveis causas de um problema são separadas em 6 Ms:

1. Método: método utilizado para conceber o serviço ou o produto.
2. Matéria-prima: materiais que compõe o produto.
3. Máquinas: equipamentos utilizados na fabricação do produto ou na prestação dos serviços.
4. Mão de obra: pessoas que integram o processo.
5. Meio ambiente: possíveis efeitos gerados pelo meio ambiente que podem ser problemas, como chuva, sujeira excessiva etc.
6. Medida: decisões tomadas acerca do produto ou serviço durante a sua fabricação.

Ao encontrar a causa principal, é possível solucionar o problema a partir da sua raiz. Assim, o gestor que adota o diagrama no seu escritório consegue ter maior entendimento sobre o que ocorreu e maior eficácia nas soluções.

Mas como elaborar a Espinha de Peixe? Em primeiro lugar, aponto no diagrama o problema a ser analisado. Junte o máximo de informações concretas sobre ele. Em seguida, junte pessoas que o ajudem a montar o gráfico, informe a todos os dados pertinentes ao problema e comece uma sessão de brainstorming. Assim, será possível colocar as informações de maneira ordenada e resumida. Por fim, desenhe o diagrama com base nos 6Ms.

ICE Score

O ICE Score é uma das metodologias de planejamento e ação que podem ser utilizadas no escritório de advocacia. Esse método, criado por Sean Ellis (que também cunhou o termo “Growth Hacking”), pontua cada ideia de experimento que se tem em um negócio. Os três fatores, que recebem nota de 1 a 10 são: impacto (Impact), confiança (Confidence) e facilidade (Ease).

O experimento que atingir a maior pontuação final (média das três notas) é o que deverá ser priorizado. Essa metodologia é importante porque auxilia o gestor a ter ideia sobre o impacto do experimento, a confiança existente sobre o teste estar correto e a facilidade com que poderá ser realizado.

Canvas

Para conhecer a viabilidade de um negócio, o Canvas é uma das metodologias de planejamento e ação mais utilizadas. Essa ferramenta de planejamento estratégico permite desenvolver e esboçar modelos de negócio existentes ou novos. Ele se configura como um mapa visual que contém nove blocos:

1. Proposta de valor: o que seu escritório de advocacia oferece de valor (diferencial) para o mercado e para os clientes;
2. Segmento de clientes: segmentos de clientes que serão foco do escritório;
3. Canais: como o serviço advocatício pode ser encontrado pelo cliente;
4. Relacionamento com clientes: forma como seu escritório se relaciona com cada segmento de cliente;
5. Atividade-chave: atividades essenciais para entregar a proposta de valor;
6. Recursos principais: recursos necessários para realizar as atividades-chave;
7. Parcerias principais: atividades-chave realizadas por terceiros e principais recursos adquiridos fora da empresa;
8. Fontes de receita: formas de obtenção de receita por meio de propostas de valor.
9. Estrutura de custos: custos relevantes e essenciais para que o escritório funcione.

A partir das ideias representadas nos blocos, forma-se a conceitualização do seu negócio, que nada mais é do que a formação de operação e geração de valor ao mercado. Com o Canvas, é mais simples definir os principais fluxos de tarefas e processos.

Técnica pomodoro

A técnica Pomodoro pode ser considerada uma das metodologias de planejamento e ação para todo advogado porque diz respeito ao gerenciamento de tempo. É uma das ferramentas mais conhecidas no mundo, e possui uma ideia bastante simples:

• O advogado deve ficar focado integralmente durante 25 minutos em uma atividade;
• Em seguida, deve fazer uma pausa de 5 minutos;
• Quando completar 4 ciclos de 25 minutos, a pausa será de 30 minutos para descansar o cérebro e se preparar para os próximos 4 pomodoros.
• Durante a atividade, é preciso anotar os elementos externos que desviem sua atenção.

Kanban

O método Kanban, formulado por David J. Anderson, aborda o processo evolutivo e os sistemas de mudança de uma empresa. É um modo de organizar as equipes, ao estabelecer prioridades nas tarefas e manter o foco, e de de descobrir e resolver problemas no processo e no workflow para realizar entregas consistentes aos seus clientes.

Essa é uma das metodologias de planejamento e ação que, em suma, otimizam o fluxo de valor de uma empresa. Há muitos escritórios que têm um ótimo fluxo de tarefas e atividades, mas o resultado não tem valor. Isso pode ser corrigido com o Kanban. E como ele faz isso?

Primeiramente, aplique-o no que já existe. Se há um workflow definido, é preciso buscar, com clareza, quais seus problemas. Assim, é possível introduzir mudanças positivas ao longo do tempo.

Em seguida, busque mudanças incrementais e evolutivas. Isso quer dizer que as mudanças radicais devem ser evitadas, porque encontram mais resistência pelas equipes. No mesmo sentido, é preciso reconhecer o valor dos processos, funções e responsabilidades do escritório. Porque certamente há métodos implementados no escritório que funcionam bem e que devem ser preservados.

Outro ponto fundamental do método Kanban é incentivar atitudes de liderança em todos os níveis e em todas as equipes. E, claro, com um mindset positivo para o escritório.

Em suma, esse método tem como objetivo fazer mudanças positivas para otimizar o fluxo de trabalho do escritório. Para tanto, tenha sempre em mente as seguintes propriedades:

• Visualize o workflow, o que se torna mais fácil com um software jurídico;
• Limite a quantidade de trabalho em desenvolvimento;
• Gerencie o fluxo;
• Torne as políticas processuais conhecidas por todos;
• Melhore contínua e colaborativamente.

E uma dica bônus: conciliar essas metodologias com um software jurídico que auxilia na gestão do escritório pode ser fundamental para seu planejamento estratégico, pois o programa ajuda a estruturar todas as práticas.

Escolha uma dessas metodologias de planejamento e ação para implementar em seu escritório e depois nos conte os resultados!