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Por Preâmbulo Tech
Tarefas operacionais, elaboração de documentos, relacionamento com o cliente, preparação para os casos. São tantas atividades que circundam o dia a dia de um escritório de advocacia, como manter a alta produtividade em todas essas frentes?
Hoje em dia, o advogado precisa contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas para evoluírem suas competências. Já são tantas soluções que estão sendo desenvolvidas especificamente para tornar a rotina operacional de escritórios mais simples e eficiente. Tais como, inteligência artificial, machine learning e chatbots. A tecnologia não é só sinônimo de inovação, mas sim uma necessidade para aqueles que pretendem se manter ativos em um mercado competitivo. E o motivo é simples: busca por aumento de produtividade e lucratividade.
Nesse cenário, uma das ferramentas mais adotadas são os softwares jurídicos com automação. Você sabe como eles aumentam a produtividade?
Um software jurídico como o CPJ-3C promove o aumento da produtividade
Um software jurídico como o CPJ-3C é uma ferramenta que impulsiona o aumento da produtividade no ambiente jurídico. Controlar a produtividade é essencial para alcançar bons resultados, pois profissionais produtivos conseguem executar um maior número de tarefas em menos tempo e utilizando menos recursos. Ao centralizar as informações e reunir funcionalidades em um único lugar, o CPJ-3C se destaca como a ferramenta perfeita para esse propósito.
Uma das principais vantagens oferecidas por esse tipo de software é a capacidade de promover uma gestão de tempo mais eficiente. Ao eliminar tarefas burocráticas e repetitivas, os profissionais têm mais tempo disponível para se dedicarem a atividades estratégicas e de maior valor agregado. Essa otimização do tempo resulta em uma maior produtividade e, consequentemente, em uma maior lucratividade para o escritório ou departamento jurídico.
Os softwares jurídicos com automação têm um impacto significativo no controle da rotina e na melhoria da produtividade. Vejamos alguns pontos em que eles contribuem para esse aumento:
- Emissão de relatórios: Muitos softwares jurídicos automatizados possuem funcionalidades de emissão de relatórios, permitindo ao gestor ter uma visão abrangente da qualidade do trabalho realizado. Esses relatórios fornecem informações valiosas que possibilitam a correção de rotas e a identificação de falhas, melhorando continuamente o desempenho da equipe.
- Organização do processo de trabalho: Esses sistemas proporcionam uma maior organização no processo de trabalho, otimizando as atividades de todos os setores envolvidos. Com fluxos de trabalho bem estruturados, as tarefas são realizadas de forma mais eficiente, resultando em maior motivação e satisfação por parte dos colaboradores.
- Facilidade na atribuição de responsabilidades e controle do fluxo de trabalho: Os softwares jurídicos automatizados possuem funcionalidades que facilitam o trabalho do gestor ao atribuir responsabilidades, delimitar prazos e controlar o fluxo de trabalho. Essas ferramentas permitem uma distribuição mais eficiente das tarefas, garantindo que cada membro da equipe saiba exatamente o que precisa ser feito e quando, evitando atrasos e gargalos.
Ao adotar um software jurídico como o CPJ-3C, é possível colher os benefícios dessas funcionalidades, aumentando a produtividade de toda a equipe. Esses softwares não apenas automatizam tarefas, mas também promovem uma gestão mais eficiente do tempo, oferecem insights valiosos por meio de relatórios e contribuem para uma melhor organização e controle do fluxo de trabalho. Dessa forma, eles se tornam ferramentas indispensáveis para impulsionar a produtividade e o sucesso do escritório ou departamento jurídico.
Os sistemas automatizados costumam trabalhar com workflow e timesheet
Um dos pontos mais sensíveis da produtividade na advocacia é a gestão do tempo. Há casos em que o gestor jurídico não consegue enxergar se um profissional está mais ou menos sobrecarregado. De igual maneira, é difícil identificar gaps no fluxo de trabalho se ele não é tão visível.
Esse é um problema que os softwares jurídicos com automação podem evitar. A automatização do fluxo de trabalho por meio de workflow é fundamental neste caso. É possível controlar prazos e tarefas e gerir as atividades de cada profissional de forma eficiente.
Ou seja, com um workflow eficiente, quando uma publicação entra no sistema de gestão jurídico, uma série de atividades são criadas e atribuídas a cada responsável envolvido no processo. Essas atividades são geradas de acordo com as etapas predefinidas no fluxo de trabalho, estabelecendo um cronograma e prazos para cada tarefa. Por meio desse fluxo de tarefas padronizado, as atividades são automaticamente direcionadas aos profissionais responsáveis, eliminando a necessidade de intervenção manual de um gestor. Cada membro da equipe recebe notificações e informações claras sobre suas responsabilidades e prazos, garantindo transparência e clareza em todas as etapas do processo.
Dessa forma, o workflow automatizado permite uma distribuição equilibrada das tarefas, evitando sobrecarga ou lacunas na execução. Cada membro da equipe sabe exatamente o que precisa ser feito, quando deve ser concluído e quais são as etapas subsequentes no fluxo de trabalho. Isso promove a eficiência, reduzindo a dependência de comunicações manuais e agilizando o andamento das atividades.
A transparência proporcionada pelo sistema de gestão jurídica eficiente é essencial para manter todos os envolvidos informados sobre o progresso e status das tarefas. Através do sistema, é possível acompanhar o fluxo de trabalho, visualizar o status das atividades e identificar qualquer possível gargalo ou atraso. Isso permite uma gestão mais precisa do tempo e recursos, bem como a tomada de decisões embasadas em dados atualizados e informações completas.
Outra função dos sistemas jurídicos automatizados é o timesheet para o controle de horas. Isso resolve os problemas e gestão de tempo, já que possibilita a previsão de tempo gasto por cada profissional para executar uma tarefa. Ao coordenar as equipes dessa maneira, o gestor consegue garantir a produtividade delas e atingir as metas traçadas. Se algo está fora de ordem, consegue ver com relatórios personalizáveis específicos do fluxo de trabalho. Desse modo, poderá tomar decisões fundamentadas para alcançar a tão sonhada produtividade.
Os softwares auxiliam na priorização das tarefas
Seguindo nessa linha da automatização como forma de melhorar o trabalho das equipes, chegamos à priorização de tarefas. Em um workflow, o gestor deve organizar toda a atividade e o fluxo de trabalho do escritório ou departamento. A melhor maneira de fazer isso é priorizando tarefas urgentes.
Na priorização, tem uma regra: urgentes e importantes vêm primeiro, seguidas das urgentes e não importantes. Depois, temos as importantes e não urgentes e, por fim, as tarefas que não são nem importantes nem urgentes.
E como os softwares jurídicos com automação auxiliam na priorização e no escalonamento pelo prazo de execução? Com funções que trazem etiquetas com o responsável, a tarefa e o prazo. Elas são ótimas para automatizar o fluxo de trabalho com base em prioridade.
Aumentando a produtividade através da automação de tarefas
A automação de tarefas é um dos principais benefícios proporcionados pelos softwares jurídicos, e isso contribui significativamente para o aumento da produtividade em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Ao utilizar um bom software de gestão jurídica, é possível automatizar processos repetitivos e burocráticos, liberando os profissionais para se dedicarem a tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.
Por exemplo, a emissão de relatórios é uma funcionalidade presente em muitos softwares jurídicos, permitindo que gestores tenham uma visão panorâmica da qualidade do trabalho realizado. Esses relatórios podem fornecer insights valiosos para a correção de rotas e identificação de falhas, possibilitando melhorias contínuas no desempenho da equipe.
Além disso, a utilização de softwares jurídicos com automação promove uma maior organização no processo de trabalho e otimiza as atividades de todos os setores. Isso resulta em uma equipe mais motivada e satisfeita, pois os profissionais conseguem realizar suas tarefas de forma mais eficiente e com menos esforço.
Outra vantagem dos softwares automatizados é a facilitação do trabalho do gestor jurídico na atribuição de responsabilidades, na delimitação de prazos e no controle do fluxo de trabalho. Com funcionalidades específicas para essas tarefas, o gestor pode acompanhar o andamento dos projetos e das tarefas sem precisar incomodar constantemente os colaboradores, o que contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.
Um aspecto crucial para a produtividade na advocacia é a gestão do tempo. Muitas vezes, os gestores jurídicos têm dificuldade em identificar se um profissional está sobrecarregado ou se há gaps no fluxo de trabalho. Nesse sentido, os softwares jurídicos com automação são capazes de solucionar esses problemas.
A automatização do fluxo de trabalho por meio de workflow permite o controle eficiente de prazos e tarefas, além de facilitar a comunicação entre os membros da equipe. Com essa funcionalidade, o gestor pode delegar tarefas e acompanhar sua execução sem interromper constantemente o trabalho dos colaboradores. Além disso, a utilização de timesheets para o controle de horas gastos em cada tarefa ajuda na previsão e gestão do tempo, permitindo uma melhor coordenação das equipes e o alcance das metas estabelecidas.
A priorização de tarefas é outro ponto importante para a produtividade. Os softwares jurídicos com automação oferecem funções que permitem a etiquetagem das tarefas com o responsável, a descrição e o prazo de execução. Dessa forma, é possível automatizar o fluxo de trabalho com base na prioridade, garantindo que as tarefas urgentes e importantes sejam concluídas no prazo correto.
É importante ressaltar que o aumento da produtividade alcançado por meio dos softwares jurídicos com automação beneficia não apenas os profissionais, mas também o gestor. Com a ferramenta assumindo diversas tarefas que antes eram realizadas manualmente, o gestor tem mais tempo para se dedicar a análise de dados e extrair informações gerenciais relevantes. Isso contribui para uma melhoria geral dos processos internos e para a tomada de decisões embasadas em dados concretos.
