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Definir fluxos de trabalho, alinhar equipe, traçar estratégias de atendimento ao cliente são tarefas que fazem parte do controle de rotinas nos escritórios. O gestor deve se preocupar com prazos, processos e tarefas para não incorrer em erros. Ele pode, preferencialmente, se valer da tecnologia para ter mais benefícios na hora de realizar esse controle. Veja os principais pontos sobre o tema e melhore a gestão do seu escritório de advocacia!
Controle de prazos e processos
A principal questão enfrentada pelos gestores no controle de rotinas nos escritórios é gerir prazos e processos. Não basta apenas atender o cliente, realizar audiências, escrever petições. É preciso acompanhar os andamentos para saber exatamente o que deve ser feito em cada etapa processual. Perder um prazo é quase imperdoável para os advogados, motivo pelo qual esse controle deve ser bastante eficiente.
Muitos profissionais optam por realizar esse controle por meio de planilhas. Nelas, é possível listar e acompanhar os prazos de cada processo, atribuir responsáveis pela tarefa e controlar os encaminhamentos, tudo de forma online (computador, tablet ou smartphone). Caso o escritório tenha um sistema de gestão jurídica, é tudo automatizado por ele.
Controle de tarefas
Além do controle de prazos e processos, os gestores de um escritório de advocacia deve controlar as tarefas de cada profissional. Essa prática de controle de rotinas é fundamental para que saiba exatamente qual seu papel no fluxo de trabalho. Além disso, esse controle envolve a avaliação das atividades realizadas, a restrição de acesso a informações determinadas, e a gestão do tempo da etapa de cada tarefa.
Assim como o controle de prazos e processos, o gestor pode adotar as planilhas e as agendas para gerir tarefas, mas há também a possibilidade de automatizar a atividade por meio do software jurídico. Seria mais fácil, inclusive, utilizar esse programa para delegar tarefas de forma fácil e rápida, bem como se atualizar sobre as atividades com muito mais facilidade.
Uso de tecnologia
Quando o controle de rotinas nos escritórios de advocacia é feito com o auxílio da tecnologia, as tarefas repetitivas são eliminadas, já que serão realizadas pelas ferramentas, especialmente por um software jurídico, e não pela equipe. Com um robô de automação integrado, é possível cadastrar os processos automaticamente e consultá-los com facilidade, acompanhar os andamentos e manter-se atualizado de forma simples, por meio de alertas e e-mails.
O ponto principal do uso de tecnologia é concentrar as informações em um único local, o que facilita muito na hora do controle de rotinas no escritório. Sabe-se, inclusive, que uma boa gestão de dados passa pela centralização, que proporcionará ao gestor ter mais subsídios para tomar decisões e delegar atividades.
Benefícios do controle de rotinas nos escritórios
Um bom controle de rotinas nos escritórios é feito com o auxílio da tecnologia, e vimos como isso facilita a vida do gestor. Os benefícios são inúmeros, mas podemos listar alguns principais:
- Mapear e controlar todas as rotinas e processos por meio das ferramentas tecnológicas auxilia o profissional a fazer uma gestão eficiente e produtiva;
- Aumentar a produtividade da equipe faz com que o escritório cresça com mais facilidade e com melhor custo-benefício;
- A unificação de informações e a padronização de procedimentos possibilita ao gestor tomar decisões mais fundamentadas, o que é fundamental para a estratégia do escritório;
- No mesmo sentido, com os dados organizados, é possível gerar relatórios essenciais para uma boa gestão;
- Com o controle de rotinas realizado por meio de um software jurídico, a equipe não precisa ser “cobrada” pessoalmente pelo gestor, o que melhora o clima no ambiente de trabalho.
Realizar o controle de rotinas nos escritórios de advocacia envolve saber como a gestão jurídica pode ser mais eficiente e profissional. A tecnologia é um apoio grande para isso, mas é preciso estar disposto a aprimorar sempre. Leia nosso texto com as principais dicas de gestão jurídica de um escritório e prepare-se!
