Workflow: controles das publicações e prazos

Por Preâmbulo Tech

Workflow é chave para otimizar rotinas, fluxos e procedimentos para quem busca gestão de alta performance e inovação em suas operações. Sendo responsável por orquestrar as tarefas desde o recebimento da publicação até o cumprimento dos prazos e audiências, integrando advogados, supervisores, controladoria e correspondentes.

Dentro do CPJ-3C o fluxo será iniciado através da importação manual ou automática de uma publicação, e a um lançamento de uma nova tarefa, através de um evento ligado a um workflow.

Nos dados básicos do CPJ-3C, é importante estabelecer um padrão de cadastro dos campos, principalmente de alguns campos que servirão de ajuda para um bom funcionamento dos fluxos como:

• Matéria
• Responsável do processo
• Primeiro advogado
• Grupo de trabalho
• Unidade

Confira, nos tutoriais abaixo, a importância das etapas de configurações para um bom funcionamento dos fluxos.

A) Configuração de células e equipes

A organização das células com as equipes, ajuda o escritório a estruturar as funções dos funcionários destinado a cada equipe para cumprimentos das tarefas ligadas aos eventos.

1. Em Tabelas, clique na opção Células e, na nova tela que se abrirá, em Novo;

2. Ao clicar em Novo, para criar uma equipe dentro da célula, note que na nova tela consta alguns campos de configurações e restrições, que devem ser preenchidos para o bom funcionamento do fluxo e vínculo correto ao processo de cada área. Clique em Salvar;

3. Depois de criada a equipe, selecione a célula desejada no grid, clique em Novo para vincular as pessoas com as suas funções para o fluxo poder encaminhar as tarefas corretamente. Não esqueça de salvar;

Pronto! A equipe foi criada e passará a receber as tarefas pelo Workflow.

B) Tabela de Eventos

A tabela de eventos tem uma função muito importante, gerar as tarefas dos fluxos vinculada à uma célula e a um workflow. Com esta configuração será possível verificar os compromissos no grid Minhas Atividades.

1. Em Tabelas, clique na opção Eventos. Escolha o evento desejado e clique em Exibir;

2. Uma nova tela se abrirá, configure os campos Células e Workflow;

3. Outra configuração importante no evento é padronizar a Função e o Desempate que vai automatizar o envio das tarefas. Em desempate as opções são: Aleatório, Responsável do processo, Primeiro advogado e Não atribuir, neste último o sistema irá gerar uma agenda geral. Clique em Salvar;

C) Conhecendo as etapas do fluxo de publicação (importação manual ou automática)

Antes de visualizar o fluxo de publicações é necessário importar o arquivo de publicação. Caso o escritório possua o importador de publicações da Preâmbulo Tech basta seguir a partir do passo 6. Já para a importação manual confira o passo-a- passo completo.

1. Acesse o Módulo de Processos e no ícone de três pontos, clique em Importação de publicações;

2. Uma aviso irá se abrir na tela. Clique em Concordo;

3. Ao acessar o Módulo de Importação clique no ícone em destaque para encontrar a tela de Leitura do arquivo de publicação;

4. Nesta tela clique no ícone de Abrir arquivo de publicação e procure o documento desejado para fazer a importação. Cliquem em Carregar;

5. A tela de Resultado de cargo de arquivo de publicação vai aparecer, dê um Ok;

6. Para conferir suas publicações acesse o Módulo de Tarefas. Ao aparecer um aviso de tarefas pendentes clique em Sim;

7. Nesta nova tela procure a tarefa desejada, selecione-a e clique no ícone de três pontos e na opção Diagrama, para abrir a tela Simplificando Publicações/Intimações;

D) Lançando prazos

1. Após carregar os arquivos de publicação, elas vão constar em Minhas Atividades distribuídas conforme a configuração da células e equipes. Para conferir suas publicações acesse o Módulo de Tarefas. Ao aparecer um aviso de tarefas pendentes clique em Sim;

2. Clique duas vezes no campo classificações e selecione a publicação desejada;

Algumas informações devem ser analisadas para entender a importância das configurações anteriores;

• A tarefa lançar prazo selecionada está para a pessoas conforme configurada na célula e equipe de publicação;
• Texto da publicação com palavras destacadas para auxiliar na inteligência artificial e sugerir a classificação da publicação;
• Selecionando a classificação o usuário pode configurar uma sequência de eventos conforme a necessidade das rotinas internas.

3. Depois no campo Lançar prazos abra o evento desejado. Na nova tela acrescente o responsável pelo prazo no campo Pessoa. Clique em Salvar;

4. Para vincular a Data, repita a operação selecionando o evento desejado. Clique no ícone destacado, escolha a data e confirme;

5. Ao voltar para a tela de Lanças prazos clique em Salvar;

6. Depois de classificada a publicação e vinculado as pessoas e datas a cada evento, o responsável pela distribuição da publicação deve mudar a Situação para Concluído. Para finalizar clique em Salvar;

7. Agora o sistema muda de Workflow e o advogado recebe em seu grid a tarefa Cumprir prazo. A tarefa pode ser destacada ligando-a a principal, para isso clique no número 3, conforme demostrado na imagem abaixo;

E) Cumprimento de Prazos Super Simples

1. Em Minhas Atividades você pode realizar várias pesquisas para facilitar o trabalho e controles:

• Por status:

• Por período passado e futuro:

• Por monitoramento das agendas:

2. Após fazer a pesquisa e encontrar suas tarefas, é possível finalizar o compromisso mudando a Situação para Concluído;

3. Também é possível vincular documentos a tarefa;

F) Agilidade em lançar as tarefas em uma única tela

No grid de Minhas Atividades, você pode criar tarefas sem ter a necessidade de entrar na tramitação do processo. Pode ser iniciada uma tarefa simples ou uma tarefa que ativa um fluxo. Confira o passo-a-passo:

1. Em Minhas Atividades clique em Nova tarefa, localizada no rodapé da tela;

2. Esta nova tarefa pode ser vinculada a algumas situações, podendo iniciar um novo fluxo ou uma tarefa simples vinculada ou não a uma outra tarefa, dependendo de qual opções você irá escolher dentre as abaixo:

3. O processo da criação de uma nova tarefa é bem parecido entre todas as opções. Vamos demostrar aqui a opção “Vincular ao processo”. Após selecionada esta opção, será aberta uma nova tela conforme abaixo:

4. Clique no ícone de lupa para localizar os processos. Escolha o desejado e dê um duplo clique;

5. Na nova tela preencha os campos Evento e Data/Hora. Clique em Salvar;

Pronto. Sua tarefa simples foi criada!

IMPORTANTE: Ao vincular uma nova tarefa a um compromisso principal, vai constar uma marcação indicativa, clicando no número indicado aparece as tarefas vinculadas.

Ficou com alguma dúvida? Contate-nos pelo e-mail [email protected] ou acesse seu Painel de Atendimento ao Cliente clicando aqui.