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Workflow é chave para otimizar rotinas, fluxos e procedimentos para quem busca gestão de alta performance e inovação em suas operações. Sendo responsável por orquestrar as tarefas desde o recebimento da publicação até o cumprimento dos prazos e audiências, integrando advogados, supervisores, controladoria e correspondentes.
Dentro do CPJ-3C o fluxo será iniciado através da importação manual ou automática de uma publicação, e a um lançamento de uma nova tarefa, através de um evento ligado a um workflow.
Nos dados básicos do CPJ-3C, é importante estabelecer um padrão de cadastro dos campos, principalmente de alguns campos que servirão de ajuda para um bom funcionamento dos fluxos como:
- Matéria
- Responsável do processo
- Primeiro advogado
- Grupo de trabalho
- Unidade
Confira, nos tutoriais abaixo, a importância das etapas de configurações para um bom funcionamento dos fluxos.
A) Configuração de células e equipes
A organização das células com as equipes, ajuda o escritório a estruturar as funções dos funcionários destinado a cada equipe para cumprimentos das tarefas ligadas aos eventos.
1. Em Tabelas, clique na opção Células e, na nova tela que se abrirá, em Novo;
2. Ao clicar em Novo, para criar uma equipe dentro da célula, note que na nova tela consta alguns campos de configurações e restrições, que devem ser preenchidos para o bom funcionamento do fluxo e vínculo correto ao processo de cada área. Clique em Salvar;
3. Depois de criada a equipe, selecione a célula desejada no grid, clique em Novo para vincular as pessoas com as suas funções para o fluxo poder encaminhar as tarefas corretamente. Não esqueça de salvar;
Pronto! A equipe foi criada e passará a receber as tarefas pelo Workflow.
B) Tabela de Eventos
A tabela de eventos tem uma função muito importante, gerar as tarefas dos fluxos vinculada à uma célula e a um workflow. Com esta configuração será possível verificar os compromissos no grid Minhas Atividades.
1. Em Tabelas, clique na opção Eventos. Escolha o evento desejado e clique em Exibir;
2. Uma nova tela se abrirá, configure os campos Células e Workflow;
3. Outra configuração importante no evento é padronizar a Função e o Desempate que vai automatizar o envio das tarefas. Em desempate as opções são: Aleatório, Responsável do processo, Primeiro advogado e Não atribuir, neste último o sistema irá gerar uma agenda geral. Clique em Salvar;
C) Conhecendo as etapas do fluxo de publicação (importação manual ou automática)
Antes de visualizar o fluxo de publicações é necessário importar o arquivo de publicação. Caso o escritório possua o importador de publicações da Preâmbulo Tech basta seguir a partir do passo 6. Já para a importação manual confira o passo-a- passo completo.
- Acesse o Módulo de Processos e no ícone de três pontos, clique em Importação de publicações;
2. Uma aviso irá se abrir na tela. Clique em Concordo;
3. Ao acessar o Módulo de Importação clique no ícone em destaque para encontrar a tela de Leitura do arquivo de publicação;
4. Nesta tela clique no ícone de Abrir arquivo de publicação e procure o documento desejado para fazer a importação. Cliquem em Carregar;
5. A tela de Resultado de cargo de arquivo de publicação vai aparecer, dê um Ok;
6. Para conferir suas publicações acesse o Módulo de Tarefas. Ao aparecer um aviso de tarefas pendentes clique em Sim;
7. Nesta nova tela procure a tarefa desejada, selecione-a e clique no ícone de três pontos e na opção Diagrama, para abrir a tela Simplificando Publicações/Intimações;
D) Lançando prazos
1. Após carregar os arquivos de publicação, elas vão constar em Minhas Atividades distribuídas conforme a configuração da células e equipes. Para conferir suas publicações acesse o Módulo de Tarefas. Ao aparecer um aviso de tarefas pendentes clique em Sim;
2. Clique duas vezes no campo classificações e selecione a publicação desejada;
Algumas informações devem ser analisadas para entender a importância das configurações anteriores;
- A tarefa lançar prazo selecionada está para a pessoas conforme configurada na célula e equipe de publicação;
- Texto da publicação com palavras destacadas para auxiliar na inteligência artificial e sugerir a classificação da publicação;
- Selecionando a classificação o usuário pode configurar uma sequência de eventos conforme a necessidade das rotinas internas.
3. Depois no campo Lançar prazos abra o evento desejado. Na nova tela acrescente o responsável pelo prazo no campo Pessoa. Clique em Salvar;
4. Para vincular a Data, repita a operação selecionando o evento desejado. Clique no ícone destacado, escolha a data e confirme;
5. Ao voltar para a tela de Lanças prazos clique em Salvar;
6. Depois de classificada a publicação e vinculado as pessoas e datas a cada evento, o responsável pela distribuição da publicação deve mudar a Situação para Concluído. Para finalizar clique em Salvar;
7. Agora o sistema muda de Workflow e o advogado recebe em seu grid a tarefa Cumprir prazo. A tarefa pode ser destacada ligando-a a principal, para isso clique no número 3, conforme demostrado na imagem abaixo;
E) Cumprimento de Prazos Super Simples
1. Em Minhas Atividades você pode realizar várias pesquisas para facilitar o trabalho e controles:
- Por status:
- Por período passado e futuro:
- Por monitoramento das agendas:
2. Após fazer a pesquisa e encontrar suas tarefas, é possível finalizar o compromisso mudando a Situação para Concluído;
3. Também é possível vincular documentos a tarefa;
F) Agilidade em lançar as tarefas em uma única tela
No grid de Minhas Atividades, você pode criar tarefas sem ter a necessidade de entrar na tramitação do processo. Pode ser iniciada uma tarefa simples ou uma tarefa que ativa um fluxo. Confira o passo-a-passo:
- Em Minhas Atividades clique em Nova tarefa, localizada no rodapé da tela;
2. Esta nova tarefa pode ser vinculada a algumas situações, podendo iniciar um novo fluxo ou uma tarefa simples vinculada ou não a uma outra tarefa, dependendo de qual opções você irá escolher dentre as abaixo:
3. O processo da criação de uma nova tarefa é bem parecido entre todas as opções. Vamos demostrar aqui a opção “Vincular ao processo”. Após selecionada esta opção, será aberta uma nova tela conforme abaixo:
4. Clique no ícone de lupa para localizar os processos. Escolha o desejado e dê um duplo clique;
5. Na nova tela preencha os campos Evento e Data/Hora. Clique em Salvar;
Pronto. Sua tarefa simples foi criada!
IMPORTANTE: Ao vincular uma nova tarefa a um compromisso principal, vai constar uma marcação indicativa, clicando no número indicado aparece as tarefas vinculadas.
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