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Ter um negócio no mercado jurídico já é bastante difícil, dada a enorme concorrência do segmento. Gerir escritórios com grande volume é ainda mais complicado, porque são muitas as questões a serem consideradas, desde gerenciar prazos até administrar as equipes e manter um bom relacionamento com o cliente.
Veja a seguir os 3 problemas mais relevantes que escritórios com grande volume enfrentam.
Formar uma equipe suficiente
Os escritórios com grande volume lidam com empresas que possuem centenas de causas semelhantes. Em geral, são serviços em que os cidadãos pleiteiam pequenas reparações por dano. O alto volume de processos demanda uma quantidade suficiente de profissionais no departamento, já que nunca é indicado delegar mais tarefas a um advogado do que ele consegue realizar. Cansaço e desmotivação são inimigos de um serviço de qualidade.
Por este motivo, é preciso contar com uma equipe que consiga dar conta da demanda. Entretanto, esse é o primeiro problema dos escritórios com grande volume: contratar muitos profissionais.
Isso porque há um gasto relevante com os direitos trabalhistas e com as despesas administrativas provocadas por um grande número de advogados e estagiários, além de ser difícil encontrar o perfil que se adequa ao contencioso de massa. É preciso agilidade, perspicácia e proatividade diante de uma rotina intensa.
Realizar um bom controle de rotina
O controle de rotina de escritórios com grande volume é um enorme problema para o gestor. Diante do número alto de profissionais, torna-se mais difícil alinhar as equipes, definir fluxos de trabalho, traçar estratégias de atendimento ao cliente, controlar prazos, processos e audiências e dividir tarefas. A chance de incorrer em erros é alta.
Sobre a divisão de tarefas, há um fator preponderante que pode influenciar em todo o escritório: a falta de motivação. O contencioso de massa trabalha com peças repetitivas, motivo pelo qual muitos gestores optam por dividir as funções de um único caso entre vários profissionais. Há advogados que elaboram as defesas, outros realizam pesquisas e assim por diante. Apesar de isso dar agilidade, pode cansar o profissional diante da repetição, tornando-o desmotivado. É preciso se atentar a esse fato, que é um grande problema.
Quanto ao controle de prazos e processos, também é uma tarefa burocrática, que toma tempo de profissionais que poderiam se dedicar às atividades essenciais de um escritório. Isso também pode causar uma indisposição na equipe, que se sente subvalorizada.
A organização da pauta de audiências é também um grande problema de escritórios com grande volume, já que há inúmeras defesas a serem feitas e, nem sempre, há tantos profissionais disponíveis. Por isso, é frequente a necessidade da contratação de advogados correspondentes para realizar as audiências em comarcas diversas.
Ter bom relacionamento interno e externo
O alto número de profissionais que trabalha junto pode ser um grande problema para escritórios com grande volume. O fluxo de tarefas só funciona se houver grande harmonia no desempenho das funções e bom relacionamento entre os integrantes. E isso pode ser complicado diante dos aspectos negativos da competitividade, que ocasiona disputas internas por posições de destaque.
A gestão de pessoas é, por isso, de fundamental importância. Os profissionais devem compreender seu papel no funcionamento da equipe e do escritório. Para tanto, as reuniões podem contribuir para traçar as diretrizes do trabalho e para levantar as questões de relacionamento interno.
Além disso, é preciso se preocupar com o relacionamento externo, especialmente com a relação com o cliente. Apesar de os escritórios com grande volume terem que lidar com centenas de processos semelhantes, é preciso destinar atenção ao cliente para que ele se sinta seguro e confiante de que sua causa está sendo bem cuidada. Pode parecer complicado pensar em atendê-los, diante da alta demanda, mas lembre-se de que eles são a chave de sucesso de qualquer negócio.
Todos os problemas enfrentados pelos escritórios com grande volume podem ser amenizados com um software jurídico que possui robôs de automação, como o CPJ-3C. Esses robôs podem capturar automaticamente os andamentos processuais, identificar padrões nos perfis dos clientes e das ações, automatizar tarefas repetitivas, dentre outras funções.
Em outras palavras, ele diminui a necessidade de profissionais que lidam com a burocracia do escritório, contribui para um melhor controle de rotina e para o relacionamento interno e externo.
Veja outros motivos para contar com o CPJ-3C no escritório.
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