Você tem dificuldade para realizar uma boa gestão de cobrança? Não sabe como abordar clientes e fornecedores inadimplentes? Essas questões são muito comuns em escritórios de advocacia, especialmente quando não se tem um profissional com habilidades de negociação.
Felizmente, separamos algumas dicas para realizar uma negociação mais fluida, com boa comunicação entre as partes. Assim, será possível realizar uma gestão de cobrança preventiva e corretiva. Acompanhe!
1. Humanize a abordagem de cobrança
Uma boa gestão de cobrança envolve uma negociação feita de forma humanizada. Uma abordagem próxima ao cliente ou fornecedor é um grande diferencial para o sucesso da tratativa, já que demonstra a vontade de solucionar o problema de forma positiva para as partes. É o jogo do “ganha-ganha”. Para tanto, é preciso ter profissionais com essa habilidade de contato.
Para humanizar a abordagem, é preciso considerar dois fatores: a forma de abordagem e o perfil do cliente.
Em todos os canais de comunicação (telefone, e-mail, WhatsApp ou redes sociais), o tom utilizado deve ser o mesmo, e isso envolve respeito, objetividade e transparência. Com esse alinhamento, o relacionamento com o cliente não é abalado.
Juntamente com o tom, é preciso abordá-lo de forma direcionada, o que inclui a análise do seu perfil. Alguns escritórios utilizam softwares baseados em Business Intelligence, que fornece dados sobre os stakeholders de um escritório a partir da análise de padrões comportamentais.
Se você sabe que determinado cliente é apenas desatento quanto ao pagamento, basta criar lembretes de cobrança para ajudá-lo a se lembrar do compromisso financeiro. Determinar a ação mais adequada na gestão de cobrança favorece o relacionamento com o cliente.
2. Adote boas técnicas de negociação
Ter negociadores habilidosos é sinônimo de negociação mais fluida, principalmente porque eles sabem as melhores técnicas para abordar o devedor de acordo com seu perfil. Alguns clientes só precisam de um estímulo adequado para efetuar o pagamento, como um desconto para pagamento à vista.
Esse tipo de gatilho mental é uma técnica de negociação muito utilizada, uma vez que explora o senso de vantagem.
3. Facilite o pagamento
O cliente devedor que possui várias formas e canais de pagamento não terá tanta desculpa para não quitar seu débito. Por isso, considerando a abordagem e o perfil, é muito importante que o escritório facilite essa transação.
Uma boa gestão de cobrança valoriza, além de variados meios de pagamento, a conexão com o cliente, fazendo contato para lembrá-lo sobre a dívida ou facilitando esse processo.
4. Registre os contatos de negociação
Gravar as ligações e registrar as telas de negociação é uma importante prática na gestão de cobrança. Ela é útil para formalizar as tratativas – obedecido o dever de sigilo – e para sanar eventuais dúvidas e desentendimentos que possam surgir na hora da cobrança. Assim, evita que haja um desgaste na relação do escritório com o cliente.
Obviamente, na advocacia, o contrato de prestação de serviços e honorários já é uma baliza poderosa, mas, quando se fala de negociação e cobrança, considera-se o momento posterior em que ainda não houve pagamento de eventual dívida.
5. Resuma as negociações para o cliente
Clareza e transparência podem tornar a negociação mais fluida e certa. Quando se faz um resumo das tratativas, o cliente consegue assimilar melhor tudo que foi acordado para que seja realizado o pagamento da dívida. É importante deixar claro também quais serão as próximas medidas que ele deverá tomar, bem como o que será feito caso ele não proceda à quitação do débito.
Assim, reforça-se a importância do pagamento e demonstra-se a preocupação em ter um processo transparente de cobrança.
6. Automatize a gestão de cobrança
Uma ótima forma de realizar uma negociação mais fluida é fazer a gestão de cobrança automatizada. O escritório de advocacia pode adotar um sistema que possui ferramentas operacionais desenvolvidas para otimizar a gestão e a operação de cobrança. Com ele, também é possível criar estratégias de negociação mais eficientes.
Cadastrar e controlar clientes, pesquisar contratos, gerar e enviar boletos são algumas práticas que um sistema automatizado pode realizar na hora da cobrança.
A negociação é uma parte importante do relacionamento com o cliente e deve ser feita de forma adequada, para que a cobrança não interfira na relação. Um sistema próprio de gestão de cobrança pode contribuir muito para isso. Conheça nossa solução para gestão estratégica de cobrança!
