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Por Preâmbulo Tech
– Por Juliana Bittencourt, consultora especializada em implantação de controladoria e gestão em escritórios de advocacia.
O tema da administração de escritório de advocacia e gestão jurídica é relativamente recente no Brasil.
Há cerca de 20 anos, iniciou-se um debate ainda incipiente sobre a necessidade de profissionalizar a gestão dos serviços jurídicos nos escritórios de advocacia. Inicialmente, essa questão era vista como de menor importância, e as atividades dos escritórios eram fortemente centradas no advogado. Além de desempenhar funções técnicas, como a elaboração de petições, participação em audiências e redação de contratos, os advogados acumulavam também tarefas administrativas, como agendamento de publicações, geração de guias e o acompanhamento de processos nos tribunais. Esse acúmulo de responsabilidades gerava rotinas exaustivas e imprevistos, frequentemente resultando em falhas administrativas, como protocolos de última hora, perdas de prazos e audiências mal preparadas.
Para enfrentar esses desafios, a equipe propôs centralizar a administração do escritório através da criação de uma controladoria jurídica. Com o tempo, essa abordagem evoluiu, incorporando conceitos de administração modernos, como a definição de metas, o uso de ferramentas de gestão e a implementação de softwares específicos para escritórios de advocacia.
Atualmente, a necessidade de uma administração de escritório eficaz se intensificou, especialmente com a revolução tecnológica. A Escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas (FGV) realizou um estudo significativo sobre o futuro das profissões jurídicas e o impacto de novas tecnologias, como inteligência artificial e automação, nos escritórios de advocacia. O estudo revelou que muitos escritórios ainda não estão preparados para integrar essas tecnologias, devido à falta de uma administração de escritório estruturada. Sem operações bem definidas e processos organizados, é irreal esperar que a automação e os sistemas inteligentes sejam implementados com eficácia.
Dores enfrentadas por quem não possui uma gestão jurídica bem estruturada
As questões que motivaram o debate inicial sobre a administração de escritório de advocacia ainda persistem. Muitas firmas enfrentam rotinas extenuantes, prazos perdidos ou deixados para a última hora, esquecimentos de audiências ou preparação inadequada para elas, além de reclamações frequentes dos clientes. Esses problemas refletem uma falta de planejamento e gestão jurídica eficaz.
Olhar só para o que deu errado
Há um ciclo vicioso em muitos escritórios: só se dá atenção à operação quando ocorre um problema, como a perda de um prazo; ao cliente, quando há uma reclamação; ou aos colaboradores, quando há alta rotatividade de profissionais. O mais preocupante é a falta de foco na gestão futura e sustentável da operação, que deveria incluir segurança, gestão de pessoas, gestão de clientes, segurança da informação, gestão do conhecimento e gestão financeira. O foco atual ainda é predominantemente na resolução de problemas imediatos, o que é importante, mas não pode ser a única força motriz das mudanças. Sem um planejamento adequado, não se constrói uma base sustentável para o futuro.
Alta rotatividade
Outro desafio significativo é a alta rotatividade de profissionais. Atribuir esse problema apenas às características das novas gerações, como a geração X ou Z, é simplista. A falta de uma gestão eficaz impede o engajamento desses profissionais. Muitos colaboradores saem dos escritórios por não receberem o preparo adequado, incluindo um processo de integração eficiente (onboarding), e por serem avaliados com base em horários de chegada e saída, em vez de métricas de desempenho estabelecidas em um software jurídico.
Insatisfação de clientes
As reclamações de clientes também são um problema frequente. Uma pesquisa realizada pela FGV revelou que a principal causa de rescisão de contratos de clientes com advogados não é a perda de casos, mas sim a falta de comunicação. Isso mostra a importância de manter os clientes informados em cada etapa do processo, explicando claramente os prognósticos, mesmo quando não são favoráveis. A comunicação eficaz gera confiança e pode prevenir a perda de contratos.
Tomada de decisões incertas
Um problema crítico é a tomada de decisões baseada em suposições, e não em dados concretos e confiáveis. Isso leva a decisões equivocadas e avaliações superficiais. Sem uma gestão eficiente, é impossível obter dados precisos e avaliar o desempenho do escritório de forma eficaz. Além disso, há uma subutilização ou má utilização dos softwares de gestão. Muitos escritórios possuem softwares robustos, mas não exploram todo o seu potencial ou não os configuram adequadamente para suas operações jurídicas.
Sem uma pré-configuração ou parametrização correta, incluindo medidas de segurança e fluxos obrigatórios, é impossível garantir informações seguras e confiáveis. Isso é especialmente crítico no campo jurídico, onde os dados precisam ser sustentáveis ao longo do tempo, já que uma situação processual pode mudar significativamente em seis meses. A sistematização e a automação, possivelmente com o uso de inteligência artificial, são essenciais para manter a consistência e a confiabilidade na análise de dados ao longo do tempo.
Passos para estruturar a administração de escritório
Para alcançar uma administração de escritório jurídico eficaz, é essencial seguir alguns passos fundamentais:
- 1. MAPEAMENTO DA OPERAÇÃO
- 2. PLANEJAMENTO
- 3. MANUAL JURÍDICO
- 4. SOFTWARE DE GESTÃO
- 5. MONITORAMENTO
- 6. ANÁLISE DE DADOS
1. Mapeamento da operação
O primeiro passo é mapear a operação atual do escritório. Isso envolve uma avaliação detalhada de todas as áreas de atuação, sempre com um olhar voltado para a segurança e a qualidade. Por exemplo, no que se refere aos prazos: como está a segurança no controle dos prazos? O procedimento está mapeado desde o agendamento até o cumprimento? Existe um sistema de duplo controle nas etapas importantes para evitar retrabalho?
É crucial identificar a fonte das intimações e se todos os tipos de prazos estão sendo considerados, como aqueles que se iniciam com a citação do cliente ou com a publicação de edital, especialmente em casos de recuperações judiciais.
2. Planejamento
Após o mapeamento, é necessário realizar um planejamento com metas atingíveis a curto, médio e longo prazo. Isso inclui o desenho da operação pretendida, com fluxos de trabalho detalhados e passo a passo.
3. Manual da operação
Desenvolva um manual da operação que contenha fluxogramas e organogramas dos setores e colaboradores, estabelecendo regras específicas que reflitam o “DNA” do escritório. Este manual deve servir como uma referência clara para todos os colaboradores, orientando suas atividades e responsabilidades.
4. Software de gestão jurídica
Com a operação mapeada e planejada, é essencial implementar essas informações no software de gestão jurídica. Utilize todas as ferramentas de automação disponíveis, como workflows, encadeamentos, classificação de publicações, robôs de monitoramento e funções com papéis bem definidos. Isso garante que todas as atividades sejam executadas de maneira organizada e eficiente.
5. Monitoramento
O monitoramento constante é fundamental para assegurar que todas as operações do escritório estejam em linha com os objetivos estratégicos definidos. Isso envolve o uso de relatórios diários de gestão, que fornecem uma visão clara do progresso das tarefas, destacando áreas que possam necessitar de atenção imediata, como atrasos ou problemas de alocação de recursos. Além disso, a implementação de indicadores de desempenho (KPIs) como taxa de conclusão de tarefas no prazo, índice de satisfação dos clientes e tempo médio de resposta ao cliente, permite uma avaliação contínua da eficiência e qualidade dos serviços prestados. O uso de um software de gestão eficiente, com dashboards interativos e painéis de controle, facilita a coleta de dados e a geração de relatórios, tornando o monitoramento um processo contínuo e integrado.
6. Análise de dados
A análise de dados é essencial para identificar tendências e realizar ajustes proativos nas operações do escritório. Utilizando ferramentas como o Power BI, é possível criar painéis interativos que proporcionam uma visão detalhada dos dados, auxiliando na identificação de tendências e na tomada de decisões estratégicas. Sessões de revisão periódicas são recomendadas para discutir os dados de desempenho com a equipe, identificar desafios e alinhar estratégias de melhoria. Além disso, relatórios executivos devem ser elaborados para comunicar os principais insights à alta gestão, enquanto a transparência com a equipe sobre os resultados de desempenho promove uma cultura de melhoria contínua e engajamento. A integração de todas essas práticas garante que o escritório possa responder de forma ágil às mudanças e desafios, mantendo-se competitivo e eficiente.
Desafios e oportunidades de implantar e atualizar sistemas de gestão em escritórios de advocacia
Sempre que inicio uma consultoria em gestão para escritórios de advocacia, encontro uma premissa constante: a resistência às mudanças. Este é um desafio emocional que precisa ser abordado antes de qualquer implementação técnica. A mudança de cultura é um processo lento e exige o engajamento de todos os envolvidos. É essencial ouvir as preocupações dos colaboradores, explicar as mudanças e os benefícios que elas trarão, e detalhar cada etapa das novas ferramentas e rotinas a serem adotadas.
O gerenciamento do processo com sensibilidade é crucial para superar barreiras iniciais. Quando começamos a implementar as mudanças e os advogados e colaboradores começam a perceber a melhoria na qualidade do trabalho, a resistência inicial frequentemente se transforma em aceitação e até em entusiasmo. Isso resulta em um maior engajamento da equipe e motiva todos a adotarem novas práticas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo.
Quais resultados trouxeram para a operação?
Definição de ritmo de trabalho próprio
Verifiquei que a organização das rotinas de trabalho e a gestão estratégica dos processos e tarefas consultivas permitem ao escritório definir seu próprio ritmo de trabalho, evitando imprevistos de última hora. Diante disso, o escritório deixa de ser guiado apenas pelos prazos judiciais, podendo planejar e executar suas atividades de forma mais estruturada. Isso não só cria um ambiente de trabalho mais saudável, mas também resulta em uma equipe mais engajada e produtiva.
Correção de rumos de forma concreta e rápida
A gestão estratégica dos processos, com classificação de importância e periodicidade de visualização dos dados trazidos por robôs de automação, reduz significativamente erros e retrabalho. Isso facilita a identificação de gargalos e desafios na operação jurídica, permitindo correções de rumo de maneira concreta e rápida.
Eliminação de reclamações de clientes
Observamos que muitos escritórios conseguem eliminar reclamações de clientes ao ajustar prazos e manter uma comunicação clara e contínua. Dessa forma, isso melhora significativamente a satisfação dos clientes, que passam a saber o que esperar e quando, fortalecendo a confiança e o relacionamento com o escritório.
Recuperação de créditos
Com a higienização de dados e auditorias nas etapas de migração, é possível cruzar informações de maneira eficiente. Já testemunhei escritórios recuperando mais de R$ 500.000,00 em alvarás não levantados devido à falta de organização, mostrando o potencial de ganhos financeiros com uma gestão adequada.
Empoderamento do advogado
Um dos resultados mais gratificantes é ver o escritório entregue nas mãos do advogado. Com uma visão abrangente do que está acontecendo, desde a quantidade de processos até a produtividade interna e a relação com os clientes, o advogado pode tomar decisões bem informadas. Isso facilita a gestão e permite uma resposta mais rápida e eficaz a qualquer problema que surja.
Como vimos, a administração de escritório de advocacia enfrenta diversos desafios que podem ser superados com uma gestão bem estruturada e o uso estratégico da tecnologia. Ao mapear operações, planejar de forma detalhada, criar manuais de operação, utilizar softwares de gestão jurídica, monitorar constantemente e analisar dados de forma eficaz, é possível transformar a dinâmica do escritório, melhorando a qualidade do trabalho e a satisfação dos clientes.
