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“Data is the new oil”. A frase repetida inúmeras vezes por especialistas em dados já traz uma ideia da importância de saber gerir tais informações. A afirmação vale para qualquer tipo de negócio. Analisar dados do escritório de advocacia é, assim, fundamental. Para tanto, é preciso ter um objetivo, saber o que se quer alcançar para proceder à análise das métricas. Se você não tem tanto conhecimento sobre o assunto, vem com a gente, pois explicamos pontos essenciais sobre a análise de dados na advocacia!
Como analisar dados do escritório de advocacia?
Você certamente já ouviu termos como Legal Analytics e Business Intelligence no mundo jurídico. Eles fazem parte da gestão de dados. Mas como analisar dados do escritório de advocacia? Em primeiro lugar, tenha em mente que existe uma gestão quantitativa dos dados (data driven) e uma gestão qualitativa. Esta última é bastante complexa e precisa. Na advocacia, é o Legal Analytics.
Para realizar uma boa análise de dados jurídico, é preciso aplicar Legal Analytics em data driven. Ou seja, ter uma abordagem qualitativa e quantitativa ao mesmo tempo. Assim, é possível definir as estratégias mais relevantes para os negócios. E como isso se dá?
Em primeiro lugar, o profissional deve escolher os dados certos para monitorar. Esses dados serão analisados conforme a meta e o foco de cada área do escritório de advocacia. Após essa etapa, é preciso estabelecer práticas de monitoramento de dados, orientando as equipes a aplicá-las. Por fim, parâmetros reais são fixados para analisar os dados.
Métricas preditivas e descritivas
Na hora de analisar dados do escritório de advocacia, o profissional deve ter em mente as métricas. Métricas são dados operacionais brutos que dão origem a indicadores. Por meio das métricas, o advogado consegue avaliar o desempenho dos negócios. Os esforços das equipes estão produzindo os resultados esperados?
Carga de trabalho pessoal, inadimplência ou produtividade dos colaboradores e das áreas são essenciais para apontar a direção do escritório. Essas métricas serão analisadas para definição de estratégias. Em suma, são fundamentais para o planejamento do negócio, para torná-lo rentável e competitivo.
Mas, antes de mais nada, é importante saber uma classificação básica das métricas. Existem métricas preditivas e descritivas que serão utilizadas para analisar dados do escritório de advocacia. Enquanto as métricas preditivas dizem respeito ao futuro, as métricas descritivas se referem ao passado.
Métricas descritivas informam ao analista o que aconteceu, retratando situações operacionais. O software jurídico pode ser a fonte de informação dessas métricas, por exemplo. A partir delas, o profissional sabe exatamente o que aconteceu. Não é apenas uma projeção.
Já as métricas preditivas são projeções que servem para prevenção. Uma métrica de risco preditivo, por exemplo, serve para mitigar e prevenir o impacto de eventos adversos sobre a rentabilidade da empresa. Já ouviu falar em análise preditiva? É bem semelhante. Por meio da tecnologia, o alto volume de informações é processada para que se estabeleça um padrão. Assim, é possível antecipar certos acontecimentos e ações.
Quem analisa os dados do escritório de advocacia?
O conhecimento sobre métricas, ferramentas para analisar dados e gestão qualitativa deles não é simples. Em cada área do escritório de advocacia, existem informações específicas. Todas elas devem ser analisadas de forma individual e coletiva, para que se atinja o objetivo principal. Por isso, é muito importante ter profissionais capacitados para realizar a análise de dados do escritório.
Além de conhecimento técnico sobre gestão de dados, como Legal Analytics e Business Intelligence, é desejável que o profissional tenha outras habilidades. Competências em tecnologias inovadoras, como machine learning e inteligência artificial, é importante. Ter visão de negócios também. Entender e respeitar a LGPD será fundamental a partir de 2021, quando a lei passará a valer.
Mas quem é o responsável por analisar dados do escritório de advocacia? O cientista de dados, em geral. Esses especialistas são amplamente procurados atualmente, mas existem poucos no mercado. Normalmente, estão muito presentes em empresas de tecnologia. Daí a dificuldade de encontrar pesquisadores de dados para os escritórios de advocacia. Afinal, é preciso ter intimidade com os assuntos jurídicos.
Controle de acesso
Um ponto importante na hora de analisar dados do escritório de advocacia é o controle de acesso. O profissional responsável, certamente, deve ter acesso às informações relevantes do negócio. Afinal, ele será o analista que definirá estratégias, juntamente com os gestores. No entanto, existem dados que todos do escritório devem acessar para executar suas atividades e cumprir os objetivos propostos. Por isso, o controle de acesso deve ser feito de maneira minuciosa.
Há softwares jurídicos em que as equipes conseguem acompanhar tudo em um dashboard único e atualizado. Afinal, somente com todos os dados possíveis à disposição eles terão a capacidade de caminhar para o mesmo objetivo (OKR) do escritório.
Como ter uma base de dados segura e limpa?
Além de determinar responsáveis para analisar dados do escritório de advocacia, os gestores devem se preocupar com a segurança da informação. O controle de acesso é uma das medidas importantes. Mas é preciso ir além: contar com um software jurídico de um fornecedor confiável é essencial.
Essas empresas fornecem soluções tecnológicas para a advocacia com muito know how do mundo jurídico. Além de obter informações estratégicas vindas de processos e órgãos públicos, oferecem segurança para o trabalho. Ter uma base de dados segura e limpa é a maneira de tornar a análise eficaz.
O CPJ-3C, software jurídico da Preâmbulo, além de fornecer segurança, conta com a ferramenta de Business Analytics, unindo Legal Analytics e BI. Por meio dele, o responsável consegue capturar dados do sistema do usuário e transformá-los em dashboards. O software também gera automaticamente informações, a partir da inserção de dados com os padrões atuais.
Com isso, os profissionais conseguem acompanhar demandas consultivas e contenciosas, e visualizar a carteira de processo sob diferentes pontos de vista. Os gestores podem visualizar a produtividade do time e de escritórios terceirizados, entregar informações assertivas para o cliente e acompanhar de forma interativa os prazos internos e externos.
São muitos indicadores presentes no CPJ-3C que podem tornar sua base de dados segura e limpa. Com isso, é possível analisar dados do escritório de advocacia de forma estratégica, afetando positivamente o negócio.
