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Utilizar a advocacia de apoio é uma boa forma de reduzir custos em um escritório de advocacia. Ao invés de ter gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação para que um advogado interno realize diligências fora do local da sede do escritório, contrata-se correspondentes jurídicos para fazê-las. Entretanto, é preciso gerenciar esses profissionais de perto, uma vez que carregam o nome e a reputação do contratante.
Uma boa gestão de correspondentes jurídicos envolve uma contratação correta, controle de prazos, limites de conduta, observância de regras e normas do escritório e do cliente, preparo e envio dos documentos necessários, contabilização de custos e despesas, dentre outros. Veja alguns cuidados para se tomar na gestão de correspondentes jurídicos.
Controlar os custos
A gestão de correspondentes jurídicos deve ser capaz de visualizar quais os custos a contratação desse profissional traz para o escritório. Se considerarmos que um dos principais motivos de se utilizar a advocacia de apoio é economizar, é natural concluir que o controle de gastos é um dos cuidados necessários a se tomar nesse gerenciamento.
Há, por exemplo, empresas e escritórios que conferem liberdade à sua equipe ou a seu advogado de contratar seus próprios correspondentes, no que se chama de administração descentralizada dos advogados de apoio. Apesar do ganho em agilidade e da eficiência no controle de qualidade dos serviços, a gestão dos custos se torna mais difícil. Isso deve ser levado em consideração.
Verificar a qualidade do serviço
O advogado correspondente representa o escritório de advocacia que o contrata. Em outras palavras, leva a marca e o nome de um negócio de terceiros. Por este motivo, pode, para o bem e para o mal, interferir na reputação do contratante. Considerando esse fato, um dos cuidados necessários na hora de realizar a gestão de correspondentes jurídicos é verificar a qualidade do serviço prestado por ele.
Um prazo perdido, uma representação em audiência que deixa a desejar ou outra diligência mal executada pode colocar um processo em risco. Por isso, o contratante deve ser capaz de adotar indicadores para que possa avaliar o trabalho do contratado. Mas isso tem que ser feito com traquejo, a fim de que a relação entre as partes seja boa. Lembre-se de que todos os advogados de um escritório, sejam eles correspondentes ou não, devem trabalhar em equipe.
Organizar os correspondentes
Um escritório de grande porte pode optar por fazer uso de inúmeros correspondentes. Isso, em teoria, significaria uma rede de profissionais descentralizada. Porém, não se pode perder de vista o trabalho de nenhum deles, já que garantir a qualidade do serviço é fundamental para o sucesso do escritório.
Portanto, é preciso adotar práticas de organização dos advogados de apoio de forma eficiente, o que pode ser feito por meio de um software jurídico.
Utilizar um software jurídico para gestão de correspondentes jurídicos
Os advogados de apoio são profissionais que prestam serviços para o escritório, motivo pelo qual é preciso adotar boas práticas de gestão de pessoas em relação a eles. A melhor forma de fazer isso é adotar um software jurídico que possui uma função específica para gerenciar os correspondentes jurídicos.
Existem softwares modernos, como o CPJ-3C da Preâmbulo, que possui um módulo exclusivo para gerenciamento de correspondentes: o “ACT”. Dentre suas funções que contribuem para essa gestão, estão:
- Cadastramento de todos os correspondentes: cadastra os dados sobre locais em que atendem, serviços que prestam e valores que praticam, ajudando na contratação dos profissionais diretamente do sistema, considerando carteiras, clientes e contratos do escritório;
- Disponibilização de lista dos profissionais cadastrados: com a tramitação do processo, o advogado que necessitar cadastrar um correspondente consulta a lista, organizada conforme as regras delimitadas pelo gestor, para contratar um profissional que atenda ao cliente;
- Geração de documentos padronizados;
- Gerenciamento de tarefa agendada, evitando a perda de prazos;
- Gerenciamento do contato do advogado com o correspondente, com o registro do contato (e-mail ou interface exclusiva para o correspondente);
- Gerenciamento de despesas e custas processuais havidas com o correspondente.
Realizar uma boa gestão de correspondentes jurídicos demanda muitos cuidados, mas todos eles podem ser tomados com a adoção de um software jurídico moderno, como o CPJ-3C da Preâmbulo.
