Gestão do tempo: Timesheet

Por Preâmbulo Tech

Você já ouviu falar em timesheet? Caso não tenha, é muito provável que a gestão do tempo em seu escritório de advocacia ou departamento jurídico seja realizado de uma forma braçal, “primitiva”. A administração das horas de trabalho costuma ser uma tarefa complexa para gestores jurídicos e advogados. Muitos não conseguem organizar a rotina por completo. E quando isso acontece, a produtividade cai bastante.

Fazer uma boa gestão do tempo é a melhor forma de garantir que todas as tarefas atribuídas aos profissionais serão feitas dentro do prazo. É também a maneira de realizar tudo o que é necessário para gerir o escritório e o departamento. O timesheet é uma ferramenta poderosa que auxilia muito nisso. Quer saber como? Acompanhe!

Como melhorar a gestão do tempo no departamento jurídico?

Em um departamento jurídico, o gestor possui muitas atribuições. Coordenar as equipes, fazer reuniões com os líderes de cada uma delas, realizar a ponte entre o setor e a cúpula administrativa da empresa, e muito mais. É preciso delegar as tarefas aos responsáveis, ficar atento aos prazos e ter uma comunicação aberta. Como encaixar tudo isso nas horas trabalhadas?

É preciso otimizar a gestão do tempo ao máximo para conseguir cuidar de todas essas questões sensíveis ao departamento jurídico. Para tanto, deve-se adotar práticas que aumentem a produtividade. Listamos algumas a seguir.

Otimize tarefas administrativas

Quantas planilhas no Excel você possui para acompanhar processos, realizar controle financeiro e administrar as atividades da equipe? Se são muitas, provavelmente sua gestão de tempo é prejudicada. Essa não é a forma mais rápida e eficiente de realizar essas tarefas.

Imagine passar boa parte do dia fazendo a busca manual de andamentos dos processos. O profissional perderia um tempo essencial, que poderia destinar a tarefas mais relevantes e estratégicas.

Os documentos que devem ser atualizados e monitorados constantemente são inúmeros. Já pensou fazer isso com cada planilha? Essa tarefa administrativa tomaria quase todo o tempo do gestor. Por isso, o timesheet é uma opção interessante.

Organize-se

A falta de organização é um dos vilões da gestão do tempo. Em geral, pessoas sem tempo para nada não possuem método. Por isso, o gestor deve organizar sua rotina no ambiente de trabalho e fora dele. É igualmente importante ter organização mental para que não haja comprometimento da produtividade.

Existem muitos métodos de organização eficientes que podem ser aplicados no departamento, e o software de gestão jurídica é uma ferramenta muito eficaz neste sentido. Assim, é possível evitar a sobrecarga de trabalho, que também interfere negativamente na produtividade.

Utilize ferramentas tecnológicas

A transformação digital também chegou no Direito e trouxe uma série de novidades que auxiliam na atividade e na gestão jurídica. Por isso, utilizar ferramentas tecnológicas é uma das boas maneiras de fazer uma gestão do tempo eficiente. O timesheet é uma delas.

A tecnologia simplifica a rotina. Se você adota algo que está tornando-a mais complicada, acenda o alerta. Evite utilizar sistemas robustos e complexos se não houver necessidade e procure saber se você realmente tem conhecimento sobre a ferramenta que está utilizando.

E não desdenhe a agenda. Por mais boba que pareça, ela é um importante mecanismo para que o gestor não se perca em meio a tantos compromissos.

O que os advogados podem fazer para melhorar a gestão do tempo?

As atividades de um advogado são inúmeras. Há dias em que ele se volta para tarefas internas, enquanto em outros ele faz audiências e outras diligências. Para melhorar a gestão do tempo, ele deve ser organizado e utilizar ferramentas para otimizar sua rotina.

Um bom software jurídico possui o timesheet como uma de suas funcionalidades, e isso proporciona ao advogado o acompanhamento real de todas as suas tarefas. Quantas horas são gastas redigindo uma petição? Quanto tempo é destinado para atender ao cliente? É possível saber esses dados em relação a qualquer atividade do dia a dia do profissional.

A partir dessas informações, o advogado consegue perceber os gargalos no exercício da profissão. Existem atividades que consomem muito tempo, mas não geram lucram. Em geral, são as atividades burocráticas, que podem ser realizadas automaticamente por soluções de tecnologia.

Basta resolver o gargalo para fazer uma melhor gestão do tempo, melhorando a produtividade e a lucratividade do escritório. Alocar as horas de trabalho adequadamente rende lucros. E, certamente, elas devem ser gastas nas atividades estratégicas, que demandam maior atenção do profissional.

Qual o papel do timesheet na gestão do tempo?

Timesheet é um sistema de controle de horas trabalhadas pelo funcionário em um projeto, uma atividade ou na rotina de trabalho. Na advocacia, o Timesheet é o responsável por controlar as horas trabalhadas por cada advogado do escritório de advocacia ou do departamento jurídico. É também ele que permite ao gestor analisar quais atividades demandaram mais horas, o que o permite adotar estratégias para otimizar o tempo.

O timesheet pode desempenhar vários papéis na gestão do tempo, como:

• Controle de horas: o timesheet permite o gerenciamento de horas trabalhadas por cliente ou por advogado. Há um controle centralizado das horas, o que contribui para manter a informação organizada e segura.
• Centralização das informações: todos os dados sobre horas trabalhadas, compromissos e gerenciamento de agenda ficam disponíveis no sistema, ou seja, no mesmo ambiente. Não há perda de informação. O timesheet também permite organizar compromissos, criar relatórios e alertas.
• Agilidade nos processos: a centralização das informações permite que os advogados do escritório ou do departamento realizem tarefas de forma rápida e ágil. O gestor, a partir da análise, consegue otimizar o tempo de sua equipe, fazendo com que ela concentre seus esforços no que demanda mais atenção.
• Aumento da produtividade: uma equipe mais ágil é também mais produtiva e oferece melhores resultados.

O timesheet é um sistema fundamental para uma boa gestão do tempo nos departamentos jurídicos e nos escritórios de advocacia. Um bom software jurídico já possui essa funcionalidade dentro de seu programa, contribuindo para o gestor otimizar e organizar o tempo de suas equipes.

Quer saber como otimizar seu tempo e fazer reuniões mais produtivas? Leia aqui