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Entre atender clientes, estudar casos, lidar com tribunais, se manter atualizado com as constantes mudanças nas leis, a gestão financeira em escritórios de advocacia não deveria ser mais uma das dores de cabeça do advogado. Ao mesmo tempo, é a organização das finanças que mantém toda a operação rodando, com os honorários calculados e enviados, as contas em dia, sem perda de prazos para pagamentos que envolvem a justiça, entre outros. Principalmente quando falamos em escritórios com grande volume de processos, não ter um time com uma gestão estruturada voltado para o financeiro é quase impossível.
Por isso, nesse artigo, nós queremos trazer as melhores práticas de gestão financeira em escritórios de advocacia. Vamos lá:
Como fazer a gestão financeira em escritórios de advocacia?
A gestão financeira em escritórios de advocacia é essencial para garantir o sucesso e a sustentabilidade do negócio, ela envolve uma série de atividades e processos para garantir o controle adequado das finanças. Com uma gestão financeira eficiente, os escritórios podem melhorar sua rentabilidade, ter um controle mais preciso das finanças e oferecer um serviço de qualidade superior aos seus clientes.
Quais passos a serem seguidos para obter uma gestão financeira produtiva?
Estabeleça um plano financeiro
Defina metas financeiras claras para o escritório, como receitas projetadas, margem de lucro desejada e crescimento esperado. O plano financeiro servirá como um guia para orientar suas decisões e estratégias. Ele deve incluir tópicos como: orçamento, projeções de receita, monitoramento e análise financeira.
Controle de despesas
Analise e controle as despesas do escritório. Identifique áreas onde é possível reduzir custos, como renegociar contratos de fornecedores, otimizar o uso de recursos e eliminar despesas desnecessárias. Para isso, é importante categorizar e registrar todas as despesas de forma detalhada, como aluguel, salários, despesas de marketing, suprimentos de escritório, entre outras. Utilizar um software de gestão financeira pode facilitar esse processo.
Gestão de receitas
Acompanhe de perto as receitas do escritório. Monitore os pagamentos de clientes, controle os honorários e assegure-se de que todas as faturas sejam enviadas corretamente e dentro do prazo. Estabeleça políticas claras de cobrança e adote medidas para lidar com clientes inadimplentes.
Fluxo de caixa
Gerencie o fluxo de caixa do escritório de forma eficiente. Antecipe as despesas e as receitas para garantir que haja disponibilidade de recursos para cumprir os compromissos financeiros e para investimentos futuros. Mantenha uma reserva de caixa para cobrir despesas imprevistas ou períodos de baixa atividade.
Acompanhe o ROI
O ROI significa “Return on Investment” (Retorno sobre Investimento, em português). Na advocacia, essa sigla se refere a uma métrica financeira que demonstra o retorno de um investimento realizado pelo escritório. Essa mensuração permite o acompanhamento de ganhos ou perdas comparado ao custo de uma determinada aplicação. A partir de um cálculo, o gestor compreende o desempenho do investimento e toma decisões baseadas em dados.
Precificação dos serviços
Estabeleça uma estrutura de precificação clara e consistente para os serviços jurídicos. Considere fatores como a experiência dos advogados, a complexidade do caso, o tempo envolvido e o valor percebido pelos clientes. Avalie periodicamente sua estratégia de precificação para garantir que ela esteja alinhada com o mercado e com a rentabilidade desejada.
Controle de honorários
Defina uma política de honorários clara e consistente para todos os clientes do escritório. Isso deve incluir os métodos de precificação, como valor fixo, hora trabalhada ou taxa de contingência, bem como as políticas de pagamento e as condições de reajuste. Dessa maneira, é importante manter um registro detalhado de todas as atividades relacionadas aos honorários, incluindo o tempo gasto em cada caso, reuniões, pesquisas, redação de documentos e outras tarefas relacionadas. Isso ajudará a calcular corretamente os honorários e fornecer uma base para faturamento e cobrança.
Relatórios financeiros
Acompanhar a saúde financeira dos negócios é um dos principais fatores que garantem a sustentabilidade da operação. Por isso, é fundamental gerar relatórios financeiros regularmente para acompanhar o desempenho do escritório. A partir desses dados obtidos, analise indicadores-chave, como receita por advogado, lucratividade por caso e margem de lucro geral. Utilize essas informações para identificar áreas de melhoria e acertos.
Papel da controladoria jurídica para a gestão financeira
Agora, quando falamos em lidar com grande volume de processos de uma só vez, o que não dá pra deixar de lado é contar com uma equipe especializada em gestão para acompanhar a saúde financeira do seu escritório de advocacia. Isso, porque, um advogado que necessita lidar com diversas tarefas jurídicas e ainda executar atividades operacionais acaba por não realizar um trabalho com excelência em nenhuma das áreas. E, diante disso, bem sabemos que o que é mais importante para um advogado experiente é fazer aquilo que realmente garante retorno e credibilidade para seu negócio: resolver casos.
É nesse momento que a controladoria jurídica se torna imprescindível. Essa é a área que desempenha o papel fundamental de gerenciar toda a parte operacional, sendo responsável por fornecer suporte e orientação financeira estratégica para o escritório, visando otimizar a eficiência e a rentabilidade das operações. Com essa implementação, é possível ter uma gestão mais eficiente dos custos envolvidos nos processos jurídicos, o que ajuda a controlar os gastos e otimizar o orçamento. Além disso, é possível identificar oportunidades de redução de custos e aumentar a rentabilidade do escritório.
A controladoria jurídica atua como um elo entre as áreas jurídica e financeira do escritório de advocacia. Ela desempenha um papel crucial na gestão financeira, pois possui o conhecimento necessário para analisar os aspectos financeiros relacionados à atividade jurídica.
Além disso, a área também desempenha um papel fundamental na definição de políticas de precificação e controle de honorários. Ela ajuda a estabelecer uma estrutura de precificação justa e consistente, levando em consideração fatores como a complexidade do caso, o tempo envolvido e o valor percebido pelos clientes. Também é responsável por registrar e controlar todas as atividades relacionadas aos honorários, garantindo uma cobrança adequada e transparente.
Falando em transparência, uma gestão financeira adequada envolve a manutenção de registros precisos e detalhados das transações financeiras do escritório. Isso inclui a documentação de receitas, despesas, pagamentos, faturamento e todas as atividades financeiras relacionadas. Ao garantir a transparência financeira, o escritório pode fornecer informações claras e precisas aos stakeholders, como clientes, sócios, advogados e órgãos regulatórios. Fortalecendo, dessa maneira, sua reputação sólida no mercado e possibilitando possíveis estratégias de compliance.
O essencial: ferramenta de gestão financeira
A gestão financeira pode ser muito bem estruturada e simplificada quando possui as tecnologias como sua aliada. Existem várias ferramentas disponíveis que podem ser úteis para escritórios de advocacia. Essas ferramentas são projetadas para auxiliar no controle financeiro, no faturamento, na gestão de despesas e na análise de dados. Elas atuam na gestão financeira com automação de tarefas, geração de relatórios, uso de Business Intelligence (BI), integração da gestão processual com o financeiro e na atualização automática dos valores dos casos. Aqui está uma explanação sobre cada uma dessas melhorias:
Automação
A automação é essencial para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência dos escritórios. Com ferramentas de automação, é possível automatizar processos repetitivos e demorados, como a geração de faturas, o cálculo de honorários advocatícios, o controle de despesas e o registro de pagamentos. Isso reduz a chance de erros humanos e economiza tempo valioso, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Relatórios
As ferramentas de gestão financeira oferecem recursos avançados de geração de relatórios, permitindo que os escritórios tenham uma visão abrangente e detalhada de suas finanças. Esses relatórios podem incluir informações sobre faturamento, receitas, despesas, fluxo de caixa, inadimplência, rentabilidade de clientes e muito mais. Com base nesses relatórios, os gestores podem tomar decisões informadas e identificar áreas que precisam de atenção especial.
Business Intelligence (BI)
O uso de ferramentas de BI permite que os escritórios analisem grandes volumes de dados financeiros para identificar tendências, padrões e insights valiosos. Com essas informações, é possível tomar decisões estratégicas embasadas em dados, identificar oportunidades de redução de custos, avaliar o desempenho dos negócios e melhorar a eficiência financeira. As ferramentas de BI também podem ajudar na previsão de receitas e despesas futuras com base em dados históricos.
Gestão processual integrada ao financeiro
A integração entre a gestão processual e o financeiro é crucial para escritórios de advocacia. Ferramentas que permitem essa integração garantem que todas as informações relacionadas a um caso, incluindo as questões financeiras, estejam centralizadas e atualizadas. Isso permite um controle mais efetivo sobre as despesas, o tempo investido nos casos, o registro de custos adicionais e a vinculação de receitas aos casos específicos. Com essa integração, é possível obter uma visão holística do desempenho financeiro de cada caso.
Atualização automática nos valores dos casos
Em escritórios de advocacia, os valores dos casos podem mudar ao longo do tempo devido a diversos fatores, como custos adicionais e correção monetária. As ferramentas de gestão financeira podem permitir a atualização automática desses valores, garantindo que os registros financeiros estejam sempre precisos e atualizados. Isso evita erros na cobrança, melhora a precisão das projeções financeiras e ajuda a maximizar a receita do escritório.
Todas essas tecnologias visam otimizar a gestão financeira em um escritório. Quando centralizadas em um único sistema, é possível economizar tempo, evitar erros e ter uma visão clara da situação financeira do escritório. Por esse motivo, os softwares jurídicos são a principal escolha quando o que se busca é uma gestão financeira eficiente. O uso de software jurídico permite automatizar o cálculo e o registro de honorários, gerar relatórios financeiros completos, controlar prazos processuais, gerenciar despesas e acompanhar o fluxo de caixa. Todas as ferramentas necessárias em um só lugar!
Tenha mais tempo para advogar!
Como evidenciamos até aqui, a gestão financeira em escritórios de advocacia é fundamental para o sucesso da operação jurídica. No entanto, muitas vezes os advogados se veem sobrecarregados com tarefas administrativas e operacionais, o que acaba comprometendo o tempo que poderiam dedicar à advocacia propriamente dita. Por esse motivo, é importante contar com as ferramentas e tecnologias para garantir uma gestão jurídica estruturada e otimizada.
E, claro, sem abrir mão das controladorias jurídicas. A advocacia exige conhecimento jurídico aprofundado, capacidade de análise, argumentação e resolução de problemas. Ao transferir as tarefas administrativas para a controladoria jurídica, os advogados podem se concentrar exclusivamente em suas competências essenciais. Eles podem dedicar mais tempo à pesquisa de casos, ao estudo da legislação, à preparação de argumentos, à participação em audiências e à elaboração de documentos jurídicos. Dessa forma, podem aprimorar suas habilidades e oferecer um serviço de maior qualidade aos seus clientes.
Diante disso, com uma gestão financeira estruturada e otimizada através das controladorias jurídicas e aliada à utilização de ferramentas de gestão, os advogados podem economizar tempo e se dedicar ao que realmente importa: advogar.
