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Por Preâmbulo Tech
A gestão jurídica desempenha um papel fundamental em lidar de maneira estratégica e eficiente com as questões administrativas, legais e regulatórias que afetam o funcionamento e o crescimento dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Para o gerenciamento alcançar o sucesso desejado, é importante que as estratégias envolvam uma série de atividades que vão desde a identificação de riscos e oportunidades até a tomada de decisões estratégicas.
Neste blogpost, vamos explorar os principais pilares da gestão jurídica, desde estratégias, vantagens em investir e boas práticas para alcançá-la com eficiência, incluindo a utilização de ferramentas tecnológicas.
Veremos a seguir!
O que é gestão jurídica?
De maneira simplificada, a gestão jurídica consiste na aplicação de técnicas e princípios de gestão específicos ao contexto jurídico. Ela envolve o planejamento estratégico do escritório, a organização das atividades, o controle financeiro, a administração de prazos processuais, entre outros aspectos. Ou seja, a gestão jurídica busca estabelecer uma estrutura eficiente e organizada, que permita o melhor desempenho das atividades jurídicas e a entrega de um serviço de qualidade aos clientes.
No contexto empresarial atual, marcado por um ambiente legal cada vez mais complexo e regulamentado, a gestão jurídica se tornou essencial para as organizações, não apenas aos escritórios de advocacia. Através da implementação de boas práticas, adoção de tecnologias e a colaboração eficaz da equipe jurídica em demais empresas, é possível garantir uma gestão eficiente e proativa, que contribui para a proteção dos interesses da empresa, a minimização de riscos e o alcance dos objetivos estratégicos.
O que faz a gestão jurídica?
A gestão jurídica em escritórios de advocacia abrange uma série de atividades que visam otimizar o funcionamento do escritório, garantir a eficiência operacional e fornecer suporte estratégico aos advogados. Essa gestão envolve tanto aspectos administrativos e financeiros quanto questões jurídicas específicas. Alguns dos principais elementos da gestão jurídica em escritórios de advocacia incluem:
Planejamento estratégico: definição de metas, objetivos e estratégias para o escritório, levando em consideração o mercado, a concorrência e as oportunidades de crescimento. O gestor jurídico também tem a responsabilidade de estabelecer fluxos de trabalho, padronizar procedimentos e documentar as atividades realizadas no escritório, de forma a garantir a consistência e a eficiência na execução das tarefas.
Gestão de processos jurídicos: diz respeito ao gerenciamento de todas as etapas dos processos jurídicos em andamento no escritório. Isso inclui a análise de casos, a elaboração de peças processuais, a realização de pesquisas jurídicas, a preparação para audiências e julgamentos, a negociação com as partes envolvidas e a supervisão de prazos e procedimentos legais.
Gestão de clientes: são as estratégias de relacionamento, aquisição e retenção de clientes. Os escritórios de advocacia e os profissionais do direito lidam diretamente com clientes que buscam serviços legais para resolver suas questões e problemas jurídicos. A forma como esses clientes são gerenciados e atendidos pode impactar diretamente a eficiência e o sucesso do escritório ou profissional jurídico. Ou seja, essa gestão envolve compreender suas necessidades, expectativas e preocupações.
Gestão financeira: compreende o controle das finanças do escritório, incluindo o faturamento, gestão de contas a pagar e a receber, elaboração de orçamentos, análise de desempenho financeiro, cobranças e pagamentos a clientes e fornecedores, além da gestão de honorários advocatícios. A gestão financeira é crucial para a saúde financeira do escritório e para a tomada de decisões estratégicas.
Atuação do gestor jurídico com os setores do escritório
O papel do gestor jurídico é crucial para garantir o funcionamento eficiente do escritório. Como responsável pelos aspectos administrativos e operacionais, o gestor jurídico desempenha um papel fundamental no apoio aos advogados, na facilitação da entrega eficaz de serviços jurídicos e na relação dos setores do escritório. De maneira geral, os grandes escritórios de advocacia costumam ter uma determinada estrutura, que é monitorada – e muitas vezes criada – pelo gestor jurídico. São os principais setores:
- Operacional;
- Financeiro;
- Contabilidade;
- Atendimento ao cliente;
- Customer Success;
- Administração e RH;
- Marketing jurídico.
Apesar das atividades do gestor jurídico variar conforme as necessidades do escritório, ele também costuma criar fluxos de tarefas, delegar responsabilidades, implementar novos times e adquirir soluções tecnológicas. Por meio de estudos e compreensão das necessidades do negócio, o gestor jurídico tem a função de fomentar novos setores, como o de Controladoria Jurídica, com o objetivo estratégico de melhorias na operação, principalmente em escritórios que lidam com grande volume de dados.
As vantagens de investir em uma gestão jurídica eficiente
Uma gestão jurídica eficiente significa otimização para o escritório desde o atendimento aos clientes até a melhoria no retorno financeiro. Ao investir em melhores práticas de gestão jurídica, os escritórios de advocacia estão preparados para enfrentar os desafios do setor, oferecendo serviços de alta qualidade e garantindo retorno a longo prazo para a sua operação. Vamos ver essas vantagens em mais detalhes:
Eficiência operacional
Permite a otimização das operações internas do escritório, simplificando tarefas administrativas, como controle de prazos, gerenciamento de documentos e organização de agendas. Isso resulta em maior produtividade, redução de erros e melhoria na comunicação interna, permitindo que a equipe jurídica se concentre em atividades essenciais e agregue mais valor aos clientes.
Melhor atendimento ao cliente
Com estratégias para um atendimento mais ágil e eficaz aos clientes, a comunicação clara e a disponibilidade para responder às dúvidas e solicitações dos clientes fortalecem a relação de confiança e contribuem para a satisfação do cliente. Isso resulta em maior fidelidade, indicações e reputação positiva para o escritório.
Redução de riscos legais
A eficiência para administrar os assuntos jurídicos envolve, também, a identificação, avaliação e mitigação de riscos legais. Isso inclui o desenvolvimento de políticas internas, o treinamento da equipe em conformidade legal, a revisão e controle de contratos, além do monitoramento de prazos processuais. Ao gerenciar os riscos de forma proativa, o escritório reduz a probabilidade de litígios e contingências legais, protegendo sua reputação e minimizando impactos financeiros.
Melhoria dos resultados financeiros
Uma boa gestão jurídica contribui para a melhoria dos resultados financeiros do escritório de advocacia. Com a definição de uma estratégia de precificação adequada, o controle de custos e a gestão eficiente de honorários e despesas, uma gestão financeira sólida e eficiente garante a saúde financeira do escritório e permite investimentos futuros.
Fluxo de trabalho colaborativo
Trabalho em equipe é sempre um dos desafios de todos os gestores. Definir um fluxo de tarefas e monitorá-las pode comprometer grande parte de sua rotina. Portanto, ao investir em soluções para trabalho colaborativo, como workflow, atividades como definição de prazos, encadeamento de tarefas entre os membros da equipe e transparência no fluxo de tarefa para o gestor passa a ser automático. Essa prática significa simplificação e otimização no monitoramento e visualização das etapas do processo, quem está responsável e qual o próximo passo.
Por isso, investir em uma gestão jurídica eficiente traz vantagens significativas para os escritórios de advocacia, proporcionando uma base sólida para o crescimento sustentável do escritório, a obtenção de sucesso a longo prazo e a conquista de uma posição competitiva no mercado jurídico cada vez mais desafiador. E como alcançar a eficiência no gerenciamento jurídico? É isso que veremos a seguir.
Boas práticas para uma gestão jurídica eficiente
Para alcançar eficiência na gestão jurídica, é necessário a adoção de algumas práticas que visam garantir a qualidade administrativa e organizacional nos escritórios de advocacia. A seguir, listamos algumas delas:
Organização e planejamento
Estabeleça processos claros e estruturados para gerenciar todas as atividades do escritório. Isso inclui a definição de prazos, o uso de calendários para acompanhar compromissos e a criação de um sistema de arquivamento eficiente para documentos e informações importantes.
Automação de tarefas
Utilize ferramentas, como softwares jurídicos, que possam automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como classificação de publicações, controle de prazos e geração de documentos. Isso economiza tempo e reduz erros, permitindo que a equipe se concentre em atividades jurídicas mais estratégicas.
Gestão eficiente do tempo
Estabeleça prioridades e defina um cronograma realista para cada tarefa. Implemente técnicas de gestão do tempo, como a técnica Pomodoro, para manter o foco e aumentar a produtividade. Evite sobrecarregar a equipe com prazos irrealistas e esteja atento às demandas e necessidades individuais de cada membro.
Colaboração e trabalho em equipe
Incentive a colaboração e o compartilhamento de conhecimentos entre os membros da equipe. Promova uma cultura de trabalho em equipe, onde os advogados possam trocar experiências, dar suporte uns aos outros e trabalhar em conjunto para resolver problemas complexos. Utilize ferramentas de colaboração, como plataformas de gerenciamento de projetos e de compartilhamento de documentos, para facilitar o trabalho em equipe.
Marketing jurídico
O marketing jurídico abrange diversas atividades que têm como objetivo aumentar a visibilidade do escritório e fortalecer a sua marca, indo muito além da publicidade e propaganda. Os escritórios de advocacia que adotam o marketing jurídico precisam ter um gestor participativo. Há quem opte por ter um profissional interno cuidando das estratégias, enquanto outros preferem contar com agências. Independentemente da escolha, a ideia é atuar como um parceiro.
Monitoramento e análise de desempenho
Estabeleça métricas e indicadores de desempenho para avaliar o progresso e a eficiência do escritório. Monitore o tempo gasto em cada tarefa, a rentabilidade dos projetos, a satisfação dos clientes e outros indicadores relevantes. Com base nesses dados, faça ajustes e implemente melhorias contínuas para otimizar os processos internos.
Investimento em tecnologia
Esteja aberto para investir em softwares jurídicos especializados que possam auxiliar na gestão jurídica, desde a organização de informações e documentos até a automação de tarefas e análise de dados. Os softwares podem oferecer funcionalidades como controle de prazos, gestão financeira, gestão de documentos, pesquisa jurídica e muito mais.
Ao implementar essas boas práticas, você estará no caminho para alcançar uma gestão jurídica eficiente em seu escritório de advocacia, melhorando a produtividade, a eficiência e a satisfação dos clientes.
Papel da controladoria jurídica para a gestão jurídica
Quando falamos em lidar com grande volume de processos de uma só vez, nada melhor que contar com uma equipe especializada em gestão para acompanhar e administrar a gestão jurídica do seu escritório. Isso, porque, um advogado que necessita lidar com diversas tarefas jurídicas e ainda executar atividades operacionais acaba por não realizar um trabalho com excelência em nenhuma das áreas. E, diante disso, bem sabemos que o que é mais importante para um advogado experiente é fazer aquilo que realmente garante retorno e credibilidade para seu negócio: resolver casos.
É nesse momento que a controladoria jurídica se torna imprescindível. Essa é a área que desempenha o papel fundamental de gerenciar toda a parte operacional, sendo responsável por fornecer suporte e orientação processual e financeira estratégica para o escritório, visando otimizar a eficiência e a rentabilidade das operações. Com essa implementação, é possível ter uma gestão dos processos jurídicos, o que ajuda a otimizar a produtividade e controlar os gastos operacionais. Além disso, é possível identificar oportunidades e melhorias, aumentando a eficiência do escritório como um todo.
Tecnologia aliada à gestão jurídica
Sabemos que desempenhar a função de gestão dentro de escritórios de advocacia pode ser uma tarefa exaustiva e nem sempre é possível manter o controle de tudo. Porém, é preciso buscar soluções que auxiliem o gestor ou o coordenador a cumprir todas as suas funções. Por esse motivo, a tecnologia é a grande aliada dos assuntos de gerenciamento jurídico. Com a evolução tecnológica, surgiram soluções específicas, como os softwares jurídicos, que se tornaram uma peça fundamental na otimização e eficiência das operações jurídicas dentro de uma organização.
Os softwares jurídicos
Os softwares jurídicos são projetados para atender às necessidades específicas do direito, fornecendo uma série de benefícios significativos. Uma das principais vantagens é a capacidade de centralizar todas as informações e documentos relevantes em um único sistema, eliminando a necessidade de arquivos físicos e facilitando o acesso rápido e seguro às informações necessárias. Isso ajuda a reduzir a perda de tempo na busca de documentos físicos e minimiza o risco de informações confidenciais serem extraviadas ou acessadas indevidamente.
Além disso, os softwares jurídicos oferecem recursos avançados para a gestão de contratos, com o armazenamento em nuvem e acesso remoto de contratos, acompanhamento de prazos com alertas automatizados. Essas funcionalidades ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com suas obrigações contratuais, reduzindo o risco de litígios decorrentes de descumprimento de contratos.
Processual integrado ao financeiro
Alguns softwares jurídicos mais robustos possuem integração entre o módulo processual e o financeiro, de maneira que toda atualização nos processos seja apontada também no controle das finanças do escritório. Isso permite o controle e o registro de despesas relacionadas a processos, contratos, honorários advocatícios e outros custos jurídicos. Dessa forma, é possível monitorar e analisar os gastos, facilitando o planejamento financeiro, a tomada de decisões estratégicas e o controle de custos.
Relatórios personalizados
Outra funcionalidade importante para a gestão jurídica é a geração e acompanhamento de relatórios. Os softwares jurídicos fornecem recursos para criação de relatórios personalizados com envio automático para o e-mail, com informações relevantes sobre o desempenho dos escritórios, como custos associados a processos, prazos processuais e outros dados importantes. Esses relatórios auxiliam na tomada de decisões informadas, identificando padrões, tendências e áreas de melhoria.
O melhor software para gestão jurídica
A adoção de softwares jurídicos como parte integrante das estratégias de gestão traz inúmeras vantagens para os escritórios. A tecnologia é uma grande aliada da mensuração da gestão, especialmente em softwares jurídicos como o CPJ-3C, que une automação, inteligência artificial e workflow às necessidades do escritório. Com suas diversas funcionalidades e recursos avançados, o CPJ-3C é uma escolha ideal para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de médio e grande porte que buscam aumentar a produtividade e eficiência da gestão jurídica. Muitas funcionalidades, como indicadores de desempenho e Business Intelligence, podem ser utilizadas para isso. Se você ainda não utiliza, pense em otimizar sua gestão com essa ferramenta e ter um escritório ou departamento digital.
Como resultado de todas essas funcionalidades, o CPJ-3C representa o aumento de 30% na produtividade das operações jurídicas. Dessa maneira, é possível economizar tempo e recursos valiosos, aumentando a eficiência do escritório ou departamento jurídico como um todo e direcionando esforços para aquilo que realmente importa: advogar!
