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Por Preâmbulo Tech
Atuar no mercado como profissional do direito é um desafio na gestão de tempo!
Tempo é um recurso que não se compra, nem se recupera, mas é possível utilizá-lo de forma inteligente. Pensando nisso, reunimos algumas dicas em uma compilação rápida. São “Life-Hacks” ou instruções, que podem otimizar suas horas e aumentar a produtividade.
Assim como em qualquer outro setor nos últimos anos, o Jurídico também sofreu algumas interrupções. A digitalização desafiou as premissas e modelos de negócios anteriores aos quais os escritórios de advocacia costumavam trabalhar. À medida que os clientes se tornam mais conhecedores de tecnologia e conscientes do tempo, eles esperam que seus advogados também se atualizem. “Ficar parado” é o novo “ficar para trás”.
Você se considera um profissional moderno? Tem acompanhado as mudanças e adaptado suas práticas?
Uma das principais maneiras de mudar é entender os dados do seu setor e, em seguida, encontrar maneiras de reduzir as ineficiências que ocasionam perda de receita. Com certeza você sente em sua rotina que é possível produzir mais modificando alguns hábitos. Porém é preciso colocá-los em prática.
Vamos propor soluções simples para problemas comuns. Mas saiba que se a sua operação está em expansão, o ideal é contar com um software profissional de gestão jurídica.
Detalhamos abaixo algumas das maneiras pelas quais um sistema de gerenciamento é orientado, isso pode contribuir na redução do seu desperdício.
1) Automatize suas tarefas administrativas. A maioria dos advogados utilizam planilhas e documentos padrão que são replicados para vários clientes. Crie modelos dentro de um sistema de gerenciamento, e faça uma geração rápida de documentos. Você notará um ganho considerável ao otimizar essas horas que estão sendo dedicadas ao detalhamento de dados individuais. Agora pense em quanto tempo estaria disponível para sua operação caso a distribuição de tarefas estivesse automatizada.
2) Registre o tempo enquanto você trabalha. O controle do tempo não apenas reduz o desperdício, mas permite que você identifique as ineficiências e faça a alocação do seu tempo de maneira mais valiosa.
3) Atribua tarefas claras. Planejar com eficiência gera redução de horas gastas em retrabalho. Falhas de comunicação podem gerar dúvidas e custar caro. A boa comunicação é muito importante em empresas onde a mesma equipe realiza tarefas diferentes simultaneamente.
4) Defina um dono para cada procedimento. Por conta disso, outra dica fundamental para evitar o retrabalho é delegar a responsabilidade de determinadas atividades aos colaboradores, dividindo as tarefas de acompanhamento e monitoramento entre mais pessoas. Geralmente, quem está ligado diretamente a uma atividade, consegue ter uma visão melhor de suas necessidades, e, ao mesmo tempo, quem está de fora pode enxergar soluções diferenciadas.
5) Se puder, automatize os processos. Automatizar procedimentos operacionais é uma solução para eliminar ou reduzir o erro dentro de um fluxo de trabalho. Contar com um software que permita controle da qualidade torna possível a realização de ajustes rápidos. Quando há um monitoramento correto e eficiente as equipes podem reagir com mais agilidade a mudanças de rota ou eventuais problemas.
Algumas etapas simples podem ajudar os advogados modernos a ter mais produtividade trabalhar mais rápido, entender seus dados e colaborar melhor com colegas e clientes.
Se você tiver alguma dúvida sobre como aplicar da melhor forma um desses recursos para beneficiar sua empresa, fale conosco.
