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Por Preâmbulo Tech
Compliance é um termo que ganhou muita popularidade nos últimos anos. As inúmeras operações contra a corrupção no Brasil e a vigência da LGPD alcançaram os noticiários e trouxeram mais visibilidade ao tema.
Mas você sabe exatamente o que é compliance, quais seus tipos e como aplicá-la em seu negócio jurídico?
#O que é compliance?
Compliance é um conjunto de ferramentas estratégicas que concretiza os valores, a visão e a missão de uma empresa. Popularmente, acreditam que é somente o cumprimento de regras formais e informais, sendo assim um controle de riscos legais e regulatórios.
Porém, esse conceito é mais amplo. São padrões, regras, procedimentos legais e éticos que orientam todo o comportamento de uma empresa e seus funcionários. Por isso, compliance está diretamente ligada à reputação.
E por que o compliance é importante na advocacia e em qualquer atividade econômica? Porque contribuir para:
- A prevenção de conflitos de interesse entre os atores da organização, de demandas judiciais e de ganhos pessoais indevidos;
- A adoção de condutas éticas e legais que consolidam um bom comportamento de uma empresa no mercado;
- O cumprimento de leis, regulações do mercado e normas internas empresariais;
- Maior transparência na condução dos negócios;
- A disseminação da cultura organizacional;
- O combate à lavagem de dinheiro.
Apesar de ser algo fundamental, há desafios para adotar o compliance em um negócio.
Leia mais: Proteção de dados: Privacidade e Personalização
#Desafios para a adoção do compliance
Existem três desafios principais que o escritório de advocacia ou a empresa enfrenta na hora de adotar o compliance:
- Falta de orçamento: a ausência de recursos para a área é algo muito comum. Mesmo que existam práticas gratuitas que podem ser adotadas (treinamentos de combate à corrupção, participação em associações etc.), a área de Compliance precisa de um orçamento próprio.
- Falta de headcount: falta de pessoal exclusivo para compliance, sendo que, idealmente, a parte legal e de compliance não devem ser assumidas pelo mesmo profissional.
- Falta de comprometimento: sem o apoio dos líderes ao profissional de compliance, é impossível realizar um bom trabalho de aculturamento e fortalecer a integridade.
Na tentativa de vencer os desafios, é importante saber quais são os tipos de compliance e como eles são aplicados.
#Tipos de compliance e sua forma de aplicação
Aplicar o compliance em uma empresa depende da adoção de práticas em diversas frentes. Considerando isso, podemos apontar como tipos de compliance:
- Compliance empresarial: é um tipo de compliance generalista, que atua em todas as operações administrativas e decisões da empresa, com grande foco em atuação anticorrupção, controle de qualidade do produto e responsabilidade social.
- Compliance trabalhista: voltada para observação das regras gerais de saúde e segurança no trabalho, bem como de outras normas da legislação trabalhista. É fundamental para garantir um ambiente de trabalho seguro, saudável e produtivo.
- Compliance fiscal e tributário: práticas para garantir uma atuação ética em relação às finanças, às atividades monetárias e tributárias do negócio. Fundamental para mitigar crimes e fraudes empresariais.
- Compliance ambiental: práticas e comportamentos que colocam a atuação empresarial condicionada ao respeito ao meio ambiente e à sustentabilidade.
- Compliance de TI: estratégias e ferramentas para garantir a boa gestão de tecnologia da informação, inclusive conformidade com a LGPD.
Para aplicar as estratégias de compliance, alguns escritórios e empresas possuem um Compliance Officer. Ele está em contato direto com os sócios e com a alta administração e é responsável por elaborar um programa adequado à empresa.
Um ponto fundamental para este programa dar certo é a construção da confiança em todas as áreas, além do conhecimento do negócio. Quando isso acontece, é possível orientar as ações empresariais para os objetivos e utilizar os recursos de forma eficiente. O resultado é notório: coerência e uniformidade em todos os atos e decisões, gerando mais confiança e credibilidade.
#Aplicação do compliance no uso de dados em home office
Com o crescimento do trabalho remoto, é importante destacar o compliance no uso de dados. Sabemos que o escritório de advocacia ou departamento jurídico possuem orientações acerca da proteção de dados e políticas de segurança. Isso se aplica às informações impressas, mas também ao ambiente digital.
Com a mudança do ambiente de trabalho, porém, é preciso ter mais atenção às medidas adicionais. Citamos três a seguir:
- Estabelecer regras para os usuários, como uso de VPN da empresa ou software jurídico, e proibição de acesso a sites que não sejam considerados seguros (sem HTTPS).
- Mapear os riscos do ambiente doméstico, onde o poder de vigilância da empresa é restrito.
- Obedecer à LGPD.
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O compliance é uma ferramenta estratégica para escritórios de advocacia e empresas de qualquer segmento econômico. Com ele, o negócio se mantém bem avaliado no mercado e desenvolve uma cultura organizacional coerente com valores, missão e visão.
Como está o compliance em seu negócio?
