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Por Preâmbulo Tech
Na dinâmica atual dos escritórios de advocacia, aumentar a base de processos judiciais sem expandir a equipe pode parecer um desafio. No entanto, é essencial estar preparado para gerenciar uma nova carteira de processos com eficácia, assegurando que não haja perda de prazos. A chave está em otimizar recursos e processos internos para que seu escritório possa lidar com mais trabalho sem a necessidade de contratações adicionais. Este post explorará estratégias que ajudarão a atingir esse objetivo.
É preciso ter mais eficiência
Para suportar um aumento na base de processos judiciais, a eficiência deve ser a palavra de ordem em seu escritório. Analise os processos internos e identifique áreas onde a produtividade pode ser melhorada. Pergunte-se: onde estamos gastando mais tempo do que deveríamos? Muitas vezes, pequenos ajustes nos procedimentos podem levar a grandes ganhos de tempo e eficácia.
Inicie esta análise por uma revisão detalhada de todas as rotinas diárias e ferramentas utilizadas pela equipe. Por exemplo, reuniões excessivas ou mal planejadas podem ser grandes consumidoras de tempo. Tente substituí-las por briefings mais objetivos ou ferramentas de gestão de tarefas online que todos podem consultar em tempo real. Além disso, avalie a possibilidade de integrar sistemas de gestão processual que automatizam entradas de dados e acompanham os prazos automaticamente, reduzindo erros e o tempo dedicado a tarefas repetitivas.
Outro ponto crítico é a capacitação contínua dos membros da equipe. Investir em treinamento não só aumenta a competência técnica, mas também melhora a maneira como os processos são conduzidos. Uma equipe bem treinada pode lidar com os desafios de maneira mais eficaz e inovadora, encontrando soluções que simplificam operações e cortam desperdícios.
Atividades operacionais tomam tempo
Considere quanto tempo sua equipe gasta em tarefas administrativas que, embora necessárias, não contribuem diretamente para o crescimento dos processos judiciais. Documentação, busca por publicações em diferentes sites dos tribunais e outras tarefas operacionais podem consumir uma parte significativa do dia. Será que não é hora de revisar como se gerenciam essas atividades?
Muitas dessas tarefas, como a organização de arquivos e a entrada de dados, são essenciais, mas a equipe muitas vezes as executa de maneira ineficiente. Uma solução prática seria contratar serviços especializados para buscar publicações e disponibilizá-las diariamente em um sistema de acesso único. Esses serviços não só proporcionam um acesso mais rápido e fácil aos documentos, mas também eliminam a necessidade de vários profissionais realizando essa ação.
Além disso, outra área que requer atenção é o agendamento de compromissos e prazos. Implementar ferramentas de automação e softwares jurídicos integrados pode assegurar o cumprimento de todos os prazos e evitar o esquecimento de tarefas importantes. Esses sistemas podem alertar a equipe sobre prazos iminentes, ajudando a prevenir perdas de prazos cruciais, que podem resultar em penalidades severas para o escritório e seus clientes.
Finalmente, vale a pena considerar a implementação de políticas de delegação mais eficazes. Pode-se delegar tarefas operacionais que não requerem conhecimento jurídico especializado a assistentes ou até mesmo terceirizá-las. Isso libera os advogados para focarem em tarefas que exigem sua expertise, como a análise estratégica de casos e o desenvolvimento de argumentos jurídicos.
Confie em ferramentas que irão liberar o tempo da sua equipe
Quantas pessoas na sua equipe trabalham fazendo protocolo? Você acha que essa é uma atividade que merece tantos recursos humanos quando você pode contar com ferramentas para isso? Existem uma série de soluções tecnológicas que foram criadas justamente para simplificar a rotina do escritório de advocacia e liberar a equipe para fazer justamente aquilo que mais importa para o negócio: estratégias para aumentar a base de processos judiciais. Avalie as ferramentas disponíveis no mercado que podem automatizar tarefas repetitivas e, assim, permitir que sua equipe foque em atividades mais estratégicas. Como:
- Robôs de automação para protocolo em lote: ferramentas que automatizam o envio e o gerenciamento de protocolos de documentos jurídicos, realizando essa tarefa de forma massiva e sem intervenção manual constante.
- Workflow inteligente: sistemas que automatizam o encaminhamento de tarefas dentro do escritório, seguindo uma lógica predefinida de encadeamento de eventos, garantindo que os processos fluam sem atrasos ou erros humanos.
- Geração automática de documentos: softwares que utilizam modelos pré-definidos para criar documentos legais, contratos e correspondências, ajustando-se automaticamente às necessidades específicas de cada caso.
- Soluções de segurança de dados: ferramentas projetadas para garantir a segurança e a integridade das informações do cliente, cumprindo com as regulamentações de proteção de dados e privacidade.
Implementar sistemas de automação no gerenciamento de documentos e protocolos pode reduzir drasticamente o tempo gasto com o preenchimento manual de informações e a manipulação de papéis. Softwares de gestão de processos judiciais, por exemplo, podem integrar todas as informações pertinentes a um caso, desde a fase de intimações até o cumprimento de decisões, em uma única plataforma acessível. Além disso, essas ferramentas muitas vezes vêm com funcionalidades de busca e filtragem avançadas, o que facilita a recuperação rápida de dados e documentos, economizando horas de trabalho.
Direcione seus advogados para estratégias de aquisição de clientes
Agora que você liberou sua equipe das amarras das tarefas operacionais, é hora de direcionar esforços para estratégias que realmente geram novos negócios. Concentre-se em táticas de aquisição de clientes. Inicie por entender as necessidades dos seus potenciais clientes e ajuste suas propostas de valor para atender essas necessidades. Afinal, conhecer e resolver as dores dos seus clientes é o caminho mais rápido para aumentar sua base de processos judiciais.
Aumentar a base de processos judiciais sem expandir sua equipe é totalmente possível com o uso estratégico de tecnologia e a reorganização de recursos internos. Implementando essas mudanças, seu escritório não só será capaz de lidar com mais trabalho, mas também fará isso de maneira mais eficaz e com uma visão voltada para o futuro do direito e das necessidades dos clientes.
