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Por Preâmbulo Tech
Todos os escritórios possuem algum calcanhar de Aquiles, certo? Principalmente para o gestor jurídico, conseguir conciliar as atividades operacionais, administrativas e financeiras é quase impossível. Quando falamos de grandes operações, então, nem se fala. Os prazos correndo, contratos batendo na porta, fluxos de trabalho desorientados. É preciso reconhecer onde estão os pontos fracos e quais as estratégias devem ser tomadas para evitá-los.
Nesse post vamos abordar os 5 principais erros de um gestor jurídico e como evitar no dia a dia. E para isso acontecer, o gestor de grandes escritórios deve adotar práticas produtivas que beneficiem a equipe e a rotina de trabalho. Entretanto, muitos ainda não conseguem adequar a administração de forma que a atividade jurídica funcione bem. Veja a seguir 5 erros comuns de gestão nos escritórios que devem ser evitados!
1 – Perder tempo com atividades repetitivas
Advogados e gestores jurídicos de grandes escritórios lidam diariamente com atividades repetitivas. Dentre elas, podemos destacar o acompanhamento processual, as atualizações dos sites dos tribunais, a redação de peças jurídicas e de relatórios, o controle do fluxo de caixa. Apesar de fundamentais, elas tomam bastante tempo e, por serem manuais em boa parte dos casos, estão sujeitas a erros. Um documento perdido ou um andamento errado pode comprometer a reputação e as finanças do escritório de advocacia.
Embora sejam necessárias para a operação diária, as atividades manuais e repetitivas consomem tempo e energia que poderiam ser direcionados para atividades estratégicas, como análise de casos, desenvolvimento de estratégias legais, negociações ou interações com os clientes. Ao negligenciar essas atividades mais relevantes, o gestor jurídico pode deixar de aproveitar oportunidades para agregar valor aos serviços prestados e para aprimorar a posição da empresa no mercado.
2 – Não fazer um bom controle financeiro
Uma atividade primordial de todo bom gestor de grandes escritórios é o bom controle financeiro. A advocacia já convive com a dificuldade da incerteza do momento dos ganhos, uma vez que as ações podem demorar muito no Poder Judiciário. Entretanto, os custos fixos do negócio são determinados.
Por isso, a ausência de um controle das finanças do escritório pode comprometer seu crescimento. Se os honorários não são bem definidos, se não se sabe a margem de lucro em cada negociação, é possível que o escritório esteja perdendo muito dinheiro.
Outra dificuldade comum em grandes escritórios é lidar com as planilhas (Excel ou Google Sheets), uma vez que são muitos dados a serem preenchidos, o que aumenta a possibilidade de falhas.
3 – Descuidar do cliente
O relacionamento com o cliente é a peça-chave de todo negócio. Na advocacia, a relação de confiança entre advogado e cliente é, inclusive, o futuro do escritório. Um negócio jurídico só consegue se tornar grande quando há uma fidelização de clientes. Mas, quando se chega em um patamar alto, muitos gestores se esquecem de continuar cuidando da clientela. E esse é um erro crasso.
A alegação de falta de tempo não é válida quando se trata de cliente. É preciso pesquisar os motivos da “falta de tempo”, que normalmente se atrela à desorganização e improdutividade. O atendimento ao cliente sempre deve ser prioridade na rotina do escritório.
4 – Decisões sem embasamento
Tomar decisões sem embasamento de dados sobre a operação é um erro crítico para o gestor jurídico. No âmbito jurídico, as decisões devem ser tomadas com base em informações precisas e confiáveis, especialmente quando se trata da gestão de casos, contratos ou litígios. Intuição ou suposições pode levar a escolhas equivocadas, prejuízos financeiros e até mesmo a perda de oportunidades importantes.
Sem uma compreensão adequada dos dados, o gestor jurídico corre o risco de subestimar ou superestimar a eficácia de determinadas estratégias, não alocar recursos de forma adequada ou não identificar problemas recorrentes. Isso pode resultar em retrabalho, desperdício de tempo e recursos, e um desempenho geral abaixo do esperado.
Ao negligenciar a análise de relatórios, o gestor jurídico também corre o risco de perder oportunidades valiosas para melhorar a eficiência e a eficácia da operação jurídica. Os relatórios podem revelar insights e tendências que permitem identificar áreas problemáticas, melhorar processos internos, implementar soluções inovadoras e antecipar possíveis desafios ou riscos futuros. Ignorar essas informações pode resultar em estagnação e perda de vantagem competitiva.
5 – Não utilizar um software jurídico
No ambiente jurídico atual, a tecnologia desempenha um papel fundamental na gestão eficiente de processos e no aumento da produtividade. Um software jurídico adequado pode oferecer uma ampla gama de recursos e benefícios que são essenciais para a eficácia da equipe jurídica.
Um dos principais problemas de não utilizar um software jurídico é a perda de eficiência. Os gestores jurídicos são frequentemente responsáveis por lidar com uma grande quantidade de informações, prazos, documentos e comunicações. Um bom software jurídico pode ajudar a automatizar tarefas rotineiras, como o agendamento de compromissos, o gerenciamento de prazos e a organização de documentos, economizando tempo valioso e permitindo que o gestor jurídico se concentre em questões mais estratégicas.
Estratégias para evitar estes erros
A eficiência e o sucesso na gestão dependem da capacidade do gestor jurídico em reconhecer e contornar os erros que podem surgir no dia a dia. No ambiente dinâmico dos grandes escritórios, conciliar as atividades operacionais, administrativas e financeiras é um desafio constante. Para evitar problemas e maximizar a eficácia, é crucial desenvolver táticas eficientes. Neste contexto, a criação de estratégias para contornar os erros é fundamental para o gestor jurídico alcançar resultados positivos.
Vamos conhecer as principais formas de evitar os erros citados acima:
Automatizar tarefas repetitivas
Uma das principais estratégias para evitar a perda de tempo com atividades repetitivas é a automação. O gestor jurídico deve buscar soluções tecnológicas, como softwares especializados, que possam automatizar tarefas rotineiras, como o acompanhamento processual, a geração de relatórios e a atualização de documentos. Isso permite que a equipe jurídica ganhe tempo e se dedique a atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
A busca por publicações em diários oficiais é um exemplo disso. Tradicionalmente, essa tarefa é realizada manualmente, exigindo que os profissionais acessem os diários oficiais, localizem as publicações relevantes e registrem as informações pertinentes. No entanto, esse processo consome tempo e está sujeito a erros humanos.
Outra área em que a automação pode ser aplicada é o protocolo de documentos. Muitas vezes, os escritórios de advocacia precisam lidar com um grande volume de petições, recursos e demais documentos que precisam ser protocolados nos órgãos competentes. Essa atividade, quando realizada manualmente, demanda tempo e esforço dos advogados, além de estar sujeita a erros. Já, quando utilizada tecnologias de automação, esse processo pode ser feito de maneira agilizada, com envio em lote para qualquer tribunal do país.
Fluxo de trabalho que funciona
Ao tratar de um grande volume de processos e evitar cair em erros comuns, é papel do gestor jurídico criar um fluxo de organizações para as tarefas, de maneira que ele tenha controle e transparência dos processos. Nesse contexto, se faz relevante a implementação de um workflow com sequência de tarefas interconectadas que são executadas de forma sistemática e eficiente, seguindo um conjunto de regras predefinidas.
A partir disso, o gestor jurídico pode configurar o sistema para atribuir automaticamente tarefas específicas a cada membro da equipe, com base em critérios como especialidade, disponibilidade ou carga de trabalho. Além disso, com base em parâmetros pré-definidos, o sistema pode calcular prazos razoáveis para a conclusão de cada tarefa e enviar lembretes automáticos aos responsáveis antes da data de vencimento. Isso ajuda a evitar atrasos e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos, contribuindo para a eficiência e a produtividade da equipe, bem como a transparência para o gestor.
Plataforma de geração de documentos
Como trouxemos no início deste blogpost, a perda de tempo com tarefas manuais e repetitivos é um dos principais erros de um gestor jurídico que lida diariamente com grande volume de processos. A elaboração de peças jurídicas é um dos motivos da ineficiência operacional. Quando se é necessário escrever o endereçamento, a qualificação e outras etapas um por um, é bem possível que o gestor ou mesmo um advogado gaste boa parte da sua rotina escrevendo e revisando documentos, enquanto ele poderia estar realizando tarefas muito mais estratégicas. Por isso, é preciso buscar por soluções como plataformas de geração de documentos que automatize esta tarefa. Atualmente, as ferramentas tecnológicas têm desempenhado um papel fundamental na otimização do trabalho de elaboração de peças processuais, proporcionando maior eficiência, padronização e segurança aos advogados. Com a integração de soluções como inteligência artificial e sistemas de gestão jurídica, já se tornou possível automatizar tarefas repetitivas e complexas, agilizando o processo de criação das peças.
Controle financeiro integrado ao processual
A gestão financeira de escritórios de advocacia pode se beneficiar enormemente ao utilizar tecnologias como aliadas. Existem diversas ferramentas disponíveis que podem ser úteis nesse contexto. Essas ferramentas são projetadas para auxiliar no controle financeiro, no faturamento, na gestão de despesas e na análise de dados. É fundamental estabelecer uma integração entre a gestão processual e o financeiro nos escritórios de advocacia. Ferramentas que permitem essa integração garantem que todas as informações relacionadas a um caso, inclusive as questões financeiras, estejam centralizadas e atualizadas. Isso possibilita um controle mais efetivo sobre as despesas, o tempo dedicado aos casos, o registro de custos adicionais e a vinculação de receitas a casos específicos. Com essa integração, é possível obter uma visão completa do desempenho financeiro de cada caso, permitindo uma análise holística e embasada na hora de tomar decisões.
Buscar o melhor software jurídico
Buscar o melhor software jurídico é uma medida crucial para os gestores jurídicos de grandes escritórios, pois pode contribuir significativamente para evitar erros em grandes operações. Além dos benefícios já mencionados, como a automação de tarefas repetitivas e o controle financeiro integrado, um software jurídico eficiente pode oferecer recursos adicionais que aprimoram a gestão jurídica.
Um desses recursos é a análise de dados e geração de relatórios avançados. Essas funcionalidades permitem que o gestor jurídico tenha uma visão abrangente do desempenho do escritório, identificando tendências, pontos de melhoria e oportunidades de otimização. Com base nas informações fornecidas pelo software, o gestor jurídico pode tomar decisões mais embasadas e estratégicas, direcionando recursos de forma adequada e antecipando possíveis desafios.
Outro aspecto importante é a segurança da informação. Ao escolher o melhor software jurídico, é essencial considerar a segurança dos dados do escritório e dos clientes. O software deve oferecer medidas de proteção robustas, como criptografia, controle de acesso e backups regulares, garantindo a confidencialidade e integridade das informações jurídicas. Ou seja, ao adotar um software jurídico adequado, o gestor jurídico pode garantir uma gestão mais informada, evitando erros que possam comprometer a reputação e as finanças do escritório de advocacia.
Por fim: mais tempo para os seus clientes
Ao implementar as estratégias mencionadas acima, os advogados poderão desfrutar de mais tempo para se dedicarem aos clientes de forma eficaz. A automatização de tarefas repetitivas permitirá que a equipe jurídica economize tempo valioso, que antes era gasto em atividades rotineiras e burocráticas. Com o uso de softwares especializados, os advogados podem automatizar o acompanhamento processual, a geração de relatórios e a atualização de documentos, liberando-os para se envolverem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Além disso, ao estabelecer um fluxo de trabalho eficiente, os advogados podem se concentrar em suas áreas de expertise e evitar perda de tempo com tarefas irrelevantes. A definição de prazos razoáveis e o envio de lembretes automáticos também contribuem para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Dessa maneira, ao reconhecer as falhas na gestão e adotar estratégias para lidar com elas, os gestores e advogados ganham mais tempo para se concentrarem no atendimento aos clientes, realizando um trabalho de qualidade, embasado em informações precisas e com maior eficiência.
