No mundo em constante transformação impulsionado pela revolução digital, a automação jurídica surge como uma resposta eficiente e promissora para otimizar processos e tarefas no campo do direito. Dessa forma, com o auxílio de tecnologias avançadas, o ofício do advogado, um dos mais antigos existente, encontra-se em um cenário onde a automação em escritórios de advocacia está revolucionando a forma como a profissão é exercida.
Neste blogpost, exploraremos em detalhes a automação jurídica e como ela está remodelando o cenário jurídico atual. Veremos como essa abordagem inovadora, baseada em ferramentas e tecnologias avançadas, tem o potencial de aumentar a eficiência, reduzir erros e acelerar o tempo de resposta em processos jurídicos.
Mas, primeiro, queremos saber:
O que é automação?
Automação refere-se ao uso de tecnologia e sistemas para realizar tarefas ou processos de forma automatizada, sem a necessidade de intervenção humana direta. É o emprego de máquinas, softwares e outros dispositivos para executar atividades de maneira eficiente, precisa e repetitiva.
A automação complementa o trabalho humano em tarefas padronizáveis ou que envolvem grandes volumes de dados. Com ela, é possível realizar essas atividades com mais rapidez, precisão e consistência, o que reduz erros e eleva a produtividade jurídica.
Como funciona a automação no direito?
No contexto jurídico, a automação jurídica envolve a aplicação de tecnologias e sistemas para automatizar atividades específicas relacionadas à prática do direito. Isso pode incluir desde a automação de tarefas administrativas, como a geração de documentos e o gerenciamento de prazos, até a análise de contratos, pesquisa legal e protocolização de processo.
Ao adotar a automação jurídica, os profissionais do direito podem liberar tempo e recursos para se concentrarem em questões mais estratégicas e complexas, como a consultoria jurídica, a análise de casos e a tomada de decisões. Além disso, a automação ajuda a aumentar a eficiência, reduzir erros e proporcionar uma melhor experiência aos clientes.
É importante destacar que a automação não tem a intenção de substituir os profissionais do direito, mas sim complementar e aprimorar suas habilidades e capacidades. A combinação da expertise humana com a eficiência da automação jurídica pode resultar em um melhor desempenho e resultados positivos tanto para os escritórios de advocacia quanto para os clientes atendidos.
Preparados para embarcar nessa jornada de inovação, convidamos você a explorar as possibilidades oferecidas pela automação jurídica e descobrir como essa revolução tecnológica pode impulsionar o sucesso e a eficiência do seu escritório ou departamento jurídico.
Por que aderir à automação?
Aderir a automação significa estar aberto para as transformações tecnológicas no mundo do direito. Hoje em dia, os advogados precisam lidar com muito mais processos de uma só vez e isso só é possível quando temos a inovação na advocacia como aliada.
Do mesmo modo como buscar atualizações sobre processos em jornais já não faz mais parte da advocacia moderna, fazer atividades repetitivas manualmente também já deixou de ser. E é aí que entra a importância da automação jurídica. Ela permite que os advogados gerenciem da melhor forma o seu tempo de trabalho, oferecendo uma série de benefícios e vantagens aos profissionais e escritórios de advocacia. Aqui estão algumas razões pelas quais é vantajoso aderir à automação jurídica:
Eficiência e produtividade
A automação permite que tarefas repetitivas e demoradas, como pesquisa de publicações, sejam executadas de forma automática, garantindo rapidez e precisão para a operação. Dessa maneira, o advogado possui mais tempo para atividades mais estratégicas e complexas. Isso aumenta a eficiência e a produtividade dos profissionais jurídicos, permitindo que eles atendam mais clientes e casos.
Redução de erros
Como a redução de contato humano na execução de atividades, a automação também minimiza a ocorrência de erros, que são inevitáveis em tarefas manuais e repetitivas. Com essas funcionalidades automatizadas, os processos são executados de maneira consistente e exata, reduzindo o risco de erros e retrabalho.
Agilidade no fluxo de trabalho
A automação agiliza o fluxo de trabalho jurídico, acelerando processos como a análise de documentos, a redação de contratos, o gerenciamento de prazos e a organização de informações. Além disso, essa tecnologia permite que tarefas sejam criadas a partir das quais foram concluídas de maneira automática, possibilitando um fluxo de trabalho desengessado e contínuo.
Redução de custos
A automação pode ajudar a reduzir custos operacionais, eliminando a necessidade de contratar pessoal adicional para realizar tarefas manuais. Além disso, processos automatizados podem ser executados com menos recursos e tempo, resultando em uma diminuição geral nos custos do escritório.
Análise de dados e tomada de decisões
Com a automação, é possível coletar e analisar grandes volumes de dados jurídicos de forma rápida e eficiente, principalmente com a criação e envio de relatórios automaticamente. Assim, permite que os profissionais tomem decisões embasadas em dados, identifiquem padrões, tendências e insights úteis para os casos em que estão trabalhando.
Melhor experiência do cliente
A automação jurídica permite que os profissionais forneçam um serviço mais eficiente e ágil aos clientes. Os clientes podem receber atualizações em tempo real, ter acesso a documentos e informações de forma mais rápida e obter respostas mais precisas às suas perguntas. Isso resulta em uma melhor experiência do cliente e maior satisfação.
Dessa maneira, a automação no meio jurídico traz melhorias significativas para a prática do direito, tornando os processos mais eficientes, reduzindo erros, otimizando recursos e melhorando a experiência do cliente. Mas, no dia a dia, como a automação pode ser implementada nas operações jurídicas?
Exemplos práticos de automação no direito
Documentos legais
A automação pode ser usada para gerar documentos legais, como contratos, petições, notificações e outros documentos padrão. Com o uso de templates e sistemas automatizados, ou, ainda, inteligências artificiais capazes de gerar peças processuais, os profissionais podem preencher informações específicas e obter o documento completo de forma rápida e precisa.
Pesquisa jurídica
A automação pode auxiliar na pesquisa jurídica, reduzindo o tempo gasto na busca por precedentes, leis e jurisprudências relevantes. Softwares jurídicos são os principais exemplos para essa funcionalidade. De maneira automatizada, essas buscas são realidades e as informações são inseridas simultaneamente no sistema do escritório, facilitando em grande medida o trabalho dos advogados.
Gerenciamento de prazos
A automação pode ser utilizada para controlar prazos processuais, enviar lembretes automáticos e realizar o monitoramento contínuo de prazos importantes. Isso evita a perda de prazos e ajuda os profissionais a manterem-se atualizados sobre os prazos de seus casos.
Fluxo de trabalho interno
A funcionalidade pode ser aplicada para otimizar o fluxo de trabalho interno dos escritórios de advocacia. Soluções como workflow no escritório, com tecnologia aplicada ao fluxo de atividades, permite o gerenciamento automático de tarefas, atribuição de atividades, controle de processos e compartilhamento de informações. Portanto, com a automação, é possível criar sistemas parametrizáveis que garantam a eficiência e a organização do trabalho em equipe.
Monitoramento de processos
A automação de tarefas simplifica e agiliza o monitoramento de processos. Por exemplo, programas realizam consultas automáticas aos sistemas judiciais, coletam dados relevantes e organizam as informações para análise. Dessa maneira, a automação permite que o escritório rastreie o histórico de publicações e considere todas as informações relevantes no acompanhamento dos processos, incluindo os retroativos.
Classificação das publicações
Um bom sistema jurídico oferece soluções de automação que identificam o tipo de processo e classificam automaticamente as publicações assim que o sistema as insere. Além disso, com essa funcionalidade, o próprio software já direciona o processo para uma esteira de tarefas posteriores, seguindo o modelo de workflow, como vimos acima.
Esses são apenas alguns exemplos de como a automação pode ser aplicada no campo jurídico. A tecnologia está em constante evolução e por isso é importante confiar em soluções que irão se atualizar de acordo com as transformações digitais e jurídicas.
Principais ferramentas e tecnologias
Principalmente quando tratamos de grandes volumes de processos, aderir a ferramentas de automação não é o suficiente. É preciso buscar ferramentas que tenham grande parte das soluções em automação em um só lugar. Por isso, separamos as principais tecnologias que a ferramenta de automação deve possuir:
Busca por publicação
Ao contratar soluções tecnológicas para sua operação jurídica, espera-se que o sistema automatize a busca por publicações em Diários Oficiais e minimize tarefas manuais. Por esse motivo, a melhor tecnologia disponibiliza, entre suas funcionalidades, robôs de automação que monitoram as publicações e as importam diretamente para o seu sistema. Essa ferramenta é essencial para otimizar a rotina do advogado, reduzindo tempo, evitando perda de prazos e garantindo a eficiência das operações jurídicas.
Workflow
Com essa funcionalidade, o sistema busca as publicações e as insere diretamente em um fluxo de tarefas pré-definido, sem necessidade de delegar atividades para cada membro. Assim, o gestor pode apenas monitorar os processos e garantir a qualidade dos serviços. Esse fluxo de tarefas automatizado, chamado de workflow, possibilita a redução de erros, economia de tempo e aumento da produtividade.
Criação de peças
Como já vimos acima, a eficiência e a precisão na produção de documentos são elementos cruciais para a prática jurídica bem-sucedida. Com o avanço da tecnologia, principalmente os softwares jurídicos têm desempenhado um papel fundamental ao oferecer recursos automatizados, como a produção de documentos por meio da inteligência artificial. Essa solução representa o aumento da produtividade do escritório como um todo, além de redução de erros.
Relatórios personalizados
Que os relatórios são importantes ferramentas para insights sobre a operação, bem como para atualização periódica dos clientes, isso não é surpresa para nenhum advogado. Porém, ter que criar relatórios do zero sempre que necessário não deve ser uma opção. Ferramentas automatizadas, como sistemas de gestão jurídica, redigem relatórios automáticos e até disparam ações sem intervenção humana. Por isso, sempre considere soluções tecnológica que oferece relatórios personalizados e análise de dados para fornecer informações valiosas para a equipe.
Dashboards
Ficar pesquisando por dados em fontes diferentes é sempre uma dor de cabeça. Por isso, sistemas como softwares jurídicos reúnem automaticamente todas as informações sobre a operação em um único dashboard. Essa funcionalidade é essencial principalmente quando o escritório lida com inúmeros casos simultaneamente, pois possibilita a tomada de decisão rápida e precisa.
Protocolo automático
A utilização de robôs de automação permite o encaminhamento de processos para protocolo em lote. Essa funcionalidade representa uma grande economia para os escritórios, que, muitas vezes, possuem uma equipe toda destinada para essa tarefa.
Como ter uma operação jurídica automatizada?
Como vimos até aqui, buscar por ferramentas que englobem soluções abrangentes de automação é essencial. A melhor e mais atualizada tecnologia que apresenta funcionalidades de automação jurídica é o software de gestão jurídica. Isso, porque, alguns desses sistemas, como o CPJ-3C, possuem todas as soluções de automação mais necessárias centralizadas em um só lugar. Dessa maneira, os gestores jurídicos não precisam procurar por ferramentas complementares para o escritório.
Assim, a implementação de uma operação jurídica automatizada depende de só uma contração: um software jurídico que garanta automação desde a publicação até o protocolo.
Dessa maneira, com a implementação de um software jurídico adequado, moldado para as necessidades de cada operação, o escritório estará pronto para aproveitar os benefícios da automação jurídica, otimizando processos, aumentando a eficiência, reduzindo erros e proporcionando uma melhor experiência aos clientes.
Por fim, concluímos que é fundamental preparar-se para abraçar a inovação e aproveitar todos os benefícios que a automação jurídica oferece ao seu escritório ou departamento jurídico. E, para isso, é necessário escolher as melhores soluções para o mundo do direito, tendo como principal exemplo os softwares jurídicos completos e robustos, adequados para apresentar a automação ideal para cada operação jurídica.
