Como coordenar o escritório de advocacia em Home Office

Por Preâmbulo Tech

Trabalhar em home office é uma tarefa que pode ser fácil ou difícil. Isso varia de pessoa para pessoa. Há profissionais que se adaptam rapidamente à (falta de) rotina, enquanto outros relatam dificuldade de concentração. E o gestor? Como coordenar o escritório de advocacia quando todos estão realizando trabalho remoto? Gerir as equipes e o negócio de casa é possível. Demonstramos, neste post, algumas formas. Acompanhe!

Invista em segurança da informação

O trabalho remoto do escritório de advocacia implica em enorme atenção à segurança da informação. O gestor deve se preparar e conversar com a equipe de TI para alinhar todas as necessidades dos colaboradores. A segurança dos acessos, os backups das informações, o uso de software em nuvem. Tudo precisa ser avaliado para que as informações internas sejam preservadas em sua autenticidade e integridade.

Forneça aos colaboradores as condições necessárias

Todos os colaboradores do escritório, ao atuar em Home Office, precisam ter em mãos as condições necessárias e essenciais para desenvolver seus trabalhos. O gestor deve assegurar que os equipamentos a serem adotados foram distribuídos a todos.

Em muitos casos, os profissionais optam por utilizar seus próprios equipamentos digitais, como notebooks e desktops. No entanto, é possível que algum não possua um aparelho suficiente para suportar determinados programas. Nestes casos, o escritório deve fornecer os equipamentos. E se o advogado trabalhar com duas telas, mas não as tiver em casa? O gestor deve providenciar.

Em suma, todos os recursos necessários para o teletrabalho, sejam equipamentos ou softwares/aplicações, devem ser fornecidos para os colaboradores. As reuniões online serão frequentes, certo? Então, o escritório deve adquirir serviços de videoconferências adequados à sua necessidade. Os profissionais precisarão investir mais em internet? Os custos da estrutura de trabalho devem ser assumidos pelo negócio.

O gestor, ao coordenar o escritório de advocacia em Home Office, deve pensar sempre se seus profissionais estão com condições ótimas para exercerem um bom trabalho.

Oriente suas equipes

Um passo fundamental para o gestor coordenar o escritório de advocacia em Home Office é orientar suas equipes sobre alguns pontos deste tipo de trabalho. Algumas recomendações essenciais abordam:

• Ergonomia: cadeiras confortáveis, que permitem que os joelhos fiquem a 90°, com os pés apoiados no chão. O computador ou notebook deve estar situado em uma mesa que permita que o profissional trabalhe sem elevar os ombros. A tela deve estar à altura dos olhos;
• Condições do ambiente doméstico: o espaço deve ser silencioso, permitindo um trabalho sem interrupções, com temperatura adequada e boa iluminação, além de ser bem equipado para o conforto do profissional;
• Equipamentos e condições de trabalho: é obrigação do escritório oferecer todo o necessário, como pontuamos anteriormente;
• Respeito à jornada de trabalho.

Seja um líder exemplar

Atualmente, as empresas de qualquer área adotaram o trabalho remoto em virtude da pandemia. Em tempos de crise, como esse, a equipe precisa de um líder exemplar, que transmita tranquilidade e confiança a ela para que seja eficiente no trabalho. Muitos colaboradores estão temerosos com seus futuros, já que a crise é também econômica.

Por isso, para coordenar o escritório de advocacia em Home Office, o gestor deve ter uma liderança forte. Seja ele mesmo ou outro profissional, é preciso adotar ações no sentido de tranquilizar os profissionais.

O primeiro passo é comunicar prioridades estratégicas de forma clara e objetiva. A comunicação é a chave para o engajamento no trabalho. Por meio dela, é possível alinhar as expectativas e as metas, bem como os planos de ação do escritório para o momento. Converse com ele sobre os meios de contatos, a importância das videoconferências para o acompanhamento das atividades e para eventuais dúvidas. Seja rigoroso com as reuniões online, estabelecendo prazo de duração e pauta. Isso ajuda a aumentar a produtividade da equipe e, consequentemente, sua motivação.

Um ponto importante na hora de coordenar o escritório de advocacia à distância é pensar em resultados, não em presença. Seus colaboradores precisam sentir que você confia no desempenho deles. Pouco importa quando o trabalho foi executado, mas se ele foi entregue dentro do prazo esperado. A mudança brusca na rotina pode atrapalhar no primeiro momento. Mas o home office permite que o profissional adeque o trabalho às suas preferências.

É claro que isso pode funcionar para alguns, mas não para outros. Na advocacia, em muitos processos internos, é preciso obedecer a um workflow definido por causa dos prazos. Nestes casos, é importante determinar um horário de trabalho. O ideal é alinhar, inclusive, esses pontos com os profissionais. O diálogo é sempre uma ótima saída.

Compreensão e empatia

Compreensão e empatia são fundamentais no trabalho remoto. O gestor deve entender o ajuste pelo qual todos estão passando. Coordenar o escritório de advocacia só será possível após os profissionais se adequarem às novas condições de trabalho. Esperar alto desempenho no primeiro momento é inviável. Alguns colaboradores têm filhos em casa, enquanto outros vivem com mais pessoas. A compreensão do gestor é fundamental para que todos criem novas rotinas e se adequem para o trabalho remoto.

Dentro dessa ideia de compreensão e empatia, o escritório pode inovar na forma de relacionamento interno. Há bons exemplos de empresas que oferecem aulas de yoga e meditação online, sessões com psicoterapeutas e outras iniciativas para manter seus profissionais com boa saúde mental.

Mantenha as atuais tecnologias

Você já adota um software jurídico no escritório? Seus profissionais estão acostumados com aplicativos como Zoom, WhatsApp, computação em nuvem? Ótimo. Será preciso utilizar todas essas ferramentas para coordenar o escritório de advocacia em Home Office. Mas fique nelas. Não pense em adotar novas soluções tecnológicas neste momento em que todos estão à distância. Pode ocorrer dificuldade de adaptação e treinamentos inadequados, prejudicando a eficiência e a produtividade no trabalho.

Adote feedbacks

O método de trabalho remoto pode ser uma novidade para muitos colaboradores. No caso do gestor, a novidade é coordenar o escritório de advocacia à distância. E é preciso saber se as ações e estratégias adotadas trazem os resultados esperados. Diante disso, adotar feedbacks constantes é uma ótima opção.

O gestor precisa saber o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. Ouça seus colaboradores e ofereça um espaço de troca de ideias, experiências e práticas de trabalho remoto. Identifique as falhas e estabeleça práticas para otimizar atividades e recursos a partir dos relatos.

Coordenar o escritório de advocacia em Home Office é um desafio no início, mas pode ensinar muito ao gestor sobre como gerir suas equipes. Os ajustes iniciais serão fundamentais para que os profissionais sejam produtivos e eficientes. E a compreensão é necessária nestes tempos.