Escritório digital: para ganhar o mundo

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Tornar o escritório digital, ter um departamento jurídico mais moderno. Essa é a nova realidade do mundo jurídico, que percebeu que as soluções tecnológicas não são supérfluas, mas essenciais. Eventuais crises, como a pandemia do COVID-19, escancaram que a tecnologia é a grande aliada dos negócios.

Em momentos complicados, ela viabilizou o home office e a manutenção do atendimento ao cliente com qualidade. Se você busca mais produtividade e uma rotina mais humana para seus colaboradores, sabe a importância do escritório digital.

Falamos, neste post, sobre os benefícios que a tecnologia traz para escritórios e departamentos jurídicos.

Fator humano é o mais importante

Mesmo que estejamos na era da tecnologia, com tantas mudanças importantes acontecendo em tão pouco tempo, as interações humanas estão no topo da lista de importância em um negócio. A transformação digital modificou processos e inseriu novas ferramentas no dia a dia. Mas, por trás delas, são as pessoas que desempenham papéis na mudança para a nova era.

Um escritório digital e um departamento jurídico moderno devem se preocupar em preparar seus profissionais. Cada um possui habilidades e competências que podem ser aproveitadas neste novo contexto. A capacitação será fundamental para engajar todos com as novas tecnologias. O reskilling é um dos passos importantes da gestão da mudança, inclusive.

A grosso modo, a tecnologia é incapaz de substituir a interação humana. Não somos robôs e não atendemos robôs. O relacionamento próximo, de qualidade e preparado, continuará sendo importante em um escritório digital ou departamento jurídico moderno. A tecnologia faz a burocracia. As pessoas cuidam das atividades que demandam “calor humano”.

Tecnologia como aliada: escritórios digitais

O mundo mudou. A era da transformação digital é agora. Os negócios se modernizaram e buscam inovação a todo o momento. E o mercado não esperará seu escritório ou departamento jurídico se adequar. Os gestores jurídicos devem adotar uma postura ativa em relação à tecnologia para usufruir das vantagens que ela traz. Mas quais são os benefícios?

Aumento na produtividade com a automação

Imagine que você inovou seu departamento jurídico ou tem um escritório digital. Uma pergunta essencial para confirmar se realmente houve uma transformação significativa é: seus profissionais estão com o melhor desempenho? Se a resposta for não, é preciso olhar para os fluxos de trabalho para entender o que aconteceu.

Em geral, ruídos no workflow podem ser causados por inúmeros motivos. Sem desconsiderar o momento pessoal de um funcionário, o gestor deve pensar na delegação de tarefas, na comunicação interna, no controle de horas e em outros pontos, como a automação. Mesmo que tenha adotado ferramentas tecnológicas em outros âmbitos, o cerne da produtividade do escritório é a automação do fluxo de trabalho.

Boas plataformas de gestão jurídica, como o CPJ-3C, são responsáveis pelo controle de produtividade em um escritório digital ou departamento jurídico. Elas automatizam todo o fluxo de trabalho, promovendo a real integração entre funcionários.

O gestor consegue ter controle sobre de prazos e tarefas, otimiza o tempo das equipes e organiza os processos internos. Como resultado, todos ficam mais motivados e satisfeitos ao lidar com tarefas de maior valor. E a motivação é um grande aliada da produtividade, sem dúvidas.

Em suma, a automação torna a equipe mais produtiva. As atividades são realizadas em menos tempo e com menos recursos. Os profissionais passam a atuar em funções essenciais. A economia é maior em todos os sentidos. E isso é o que chamamos de desenvolvimento estratégico.

Desenvolvimento estratégico

Sem trabalhos repetitivos, que passam a ser resolvidos por soluções tecnológicas, o gestor tem um grande trunfo: o fator humano. Já pontuamos inicialmente a importância dos profissionais em meio à era digital. Mais do que nunca, eles se voltam para pensar estrategicamente no sucesso do negócio. Afinal, lidam com atividades que demandam seu envolvimento profundo.

A tecnologia passa a ser um suporte. Um bom exemplo é a emissão de relatórios gerenciais pelos softwares jurídicos. A ferramenta é capaz de reunir um grande volume de dados para cruzar informações sobre a gestão do escritório digital ou departamento jurídico. A partir daí, emite um documento que embasará a tomada de decisão pelos gestores.

Uma decisão é estratégica quando se baseia em dados precisos. O gestor monitora indicadores para identificar problemas e oportunidades. Mas tudo deve se aliar à missão e aos valores do negócio. E isso só o capital humano pode garantir. É a chamada gestão à vista.

O mesmo ocorre nos relatórios que apontam a produtividade das equipes e o cálculo de horas disponíveis das pessoas. Com tais informações, os gestores conseguem aprimorar a performance do negócio.

Atendimento satisfatório ao cliente

Um escritório digital que adota a automação de forma correta usufrui de grande desempenho. A produtividade das equipes é alta, otimizando o tempo de todos. E isso é fundamental para o atendimento satisfatório ao cliente.

Com a tecnologia, um advogado consegue tempo para atender bem aos clientes, mesmo em uma rotina de trabalho remoto. Afinal, as soluções conseguem aproximar as partes que estão em distanciamento social no momento. Lives, webinars, atendimento por videoconferência, e-mail marketing. Tudo isso foi potencializado nos últimos meses e deve se manter por um bom tempo.

Essa aproximação é fundamental para solucionar os problemas do cliente de forma real, humana e inovadora. Se você não se lembra do conceito de Legal Design, vale nossa definição: “Legal Design é o processo de pensamento e criação inovadora com o objetivo de resolver problemas do cliente jurídico, a partir do entendimento sobre suas reais necessidades”.

E é isso que a tecnologia pode nos proporcionar em um escritório digital ou em um departamento jurídico inovador.

A vida é para ser vivida. Todos nós queremos ter tempo para a família e para os amigos. Para realizar atividades que nos dão prazer. Para ser mais saudável e viver os dias de forma mais leve. A tecnologia é, sem dúvidas, uma aliada no mundo jurídico, pois simplifica nossa rotina e nos dá mais tempo.

Está esperando o que para ter seu escritório digital ou um departamento jurídico moderno?