Seu escritório precisa passar por uma transformação digital?

A transformação digital na sociedade já ocorre há décadas. Muitos escritórios de advocacia postergaram sua adequação, mas ela é essencial para crescimento e melhor performance do negócio. Atualmente, com a crise do COVID-19, é imprescindível. Em plena pandemia, é impensável sair de casa para buscar a papelada no escritório de advocacia.

É preciso ser digital. Não dá mais para viver no passado, com arquivos cheios de documentos, agenda de papel e profissionais improdutivos por exercerem tarefas burocráticas. Se seu escritório precisa passar por uma transformação digital, este post é perfeito para você!

Faça uma mudança cultural para realizar a transformação digital

Advogados digitais não nascem da noite para o dia. Enxergar uma solução para um processo com base em tecnologia e ter condutas inovadoras demanda, antes de tudo, mudanças. Para realizar a transformação digital em seu escritório, você precisará de uma mudança cultural. Você e seus colaboradores precisam se preparar para serem digitais.

Quais são as tendências e inovações que podem ser incluídas na nova cultura organizacional do escritório? A partir do momento em que o gestor tem conhecimento sobre elas, poderá propor a implementação das novidades e orientar os demais sobre seu uso. E isso só ocorre quando ele rompe com a mentalidade presa ao passado. Em outras palavras, quando ocorre uma mudança de mindset (paradigma de pensamento).

Existe uma forma de pensar e realizar as coisas no escritório. Para acompanhar a transformação digital, muitas delas dependerão de uma mudança profunda e estruturante. O trabalho que era realizado por um colaborador será feito por uma ferramenta baseada em nuvem. A tarefa da secretária será assumida pelo software jurídico. O gestor, nestes casos, precisará unir e engajar a equipe em torno das mudanças para que ela compreenda a mudança de papel. É a gestão da mudança, em que todos se sentem importantes e responsáveis pelo processo de transformação.

Contrate um bom software jurídico

Escritórios de advocacia inovadores têm algo em comum: um bom software jurídico para automatizar rotinas. A transformação digital passa, necessariamente, por soluções que otimizam os processos internos de um negócio.

Em um escritório inteligente, gestor e profissionais destinam seu tempo a tarefas estratégicas, enquanto a tecnologia assume a burocracia. Um sistema jurídico, além de proporcionar isso, também é capaz de gerar relatórios personalizáveis. Eles oferecem informações de valor estratégico para o gestor, inclusive sobre as medidas para tornar o escritório digital.

Invista em acesso remoto e backup

A pandemia é um evento que provocou uma grande readequação nos negócios. Mas ela intensificou uma demanda clara dos profissionais de escritórios de advocacia: o acesso remoto. Com o home office, isso se tornou uma urgência, pois é fundamental para a continuidade das atividades.

No entanto, é preciso destacar que o acesso remoto já era importante antes da atual circunstância. É um ponto crucial da transformação digital, pois permite ao profissional acessar informações de trabalho de qualquer lugar. Basta uma conexão à internet. Um advogado que aguardava a audiência no fórum poderia adiantar a elaboração de uma petição se tiver acesso remoto ao sistema do escritório. Hoje, de casa, todos os profissionais precisam disso. O investimento em acesso remoto é parte da transformação.

No mesmo sentido, a realização de backup. Milhões de dados e informações da advocacia são digitais. Elas mudam constantemente. Basta uma atualização processual para que dezenas de documentos apareçam. Diante desse cenário, o gestor deve ter práticas seguras para garantir a manutenção das informações e evitar a perda de dados. A prática mais comum é backup de arquivos, especialmente em nuvem. Ela já é oferecida por softwares jurídicos, como o CPJ-3C.

Preze pela cibersegurança

Um ponto fundamental da transformação digital é a cibersegurança. Escritórios de advocacia lidam diariamente com dados sigilosos de clientes e do próprio negócio. Estratégias de defesa, informações empresariais e dados pessoais têm enorme valor. E, por isso mesmo, são alvo de ataques cibernéticos.

Você sabia que agentes maliciosos atacam escritórios utilizando campanhas de phishing e ransomware para praticar extorsão e fraudes? Ou apenas para acessar informações confidenciais dos clientes? Diante dessa realidade, o gestor precisa ter consciência do risco e adotar medidas eficazes de proteção de dados. Algumas delas são:

• Ter uma política de segurança da informação, considerando as características do negócio, a complexidade e as vulnerabilidades do ambiente computacional, de forma a gerenciar situações de risco à segurança de dados na advocacia;
• Educar colaboradores e terceiros para práticas de segurança da informação, como não abrir links suspeitos no corpo de e-mails, evitar acessar sites ou abrir links sem procedência;
• Fazer backup e adotar o armazenamento em nuvem;
• Ter um software jurídico seguro.

Invista na qualificação do pessoal

Você, gestor, preparou todo o terreno do escritório para realizar a transformação digital. Adotou tecnologias para otimizar sua rotina, investiu em cibersegurança e estrutura para acesso remoto. Todos da equipe foram engajados na mudança cultural para o Direito 4.0. Mas seus profissionais sabem trabalhar com essas soluções tecnológicas?

Elas podem auxiliar no crescimento do negócio, desde que sejam operadas da forma correta. Por isso, é preciso investir na qualificação do pessoal para que todos aprendam como manejar essas ferramentas. Fornecedores de sistemas, em geral, oferecem suporte de treinamento. Mas você não deve ficar só nisso.

O trabalho baseado na tecnologia demanda também habilidades específicas, que trabalham a criatividade. Isso pode ser adquirido em eventos e cursos específicos do ramo. Um escritório que investe nessa qualificação não terá a seu dispor somente uma mão-de-obra preparada. Mas também demonstrará aos profissionais que eles têm oportunidade de crescimento na profissão. Isso gera valorização e motivação, duas grandes aliadas da produtividade.

Para realizar uma transformação digital adequada, gestores de escritório de advocacia devem se atentar às novidades que o mercado jurídico oferece. Há muitas soluções, como o software jurídico, a jurimetria e outras ferramentas de inteligência artificial, que resolvem os gargalos do escritório. O resultado é muito positivo, pois traz otimização de toda a atividade. É preciso, porém, ter especial cuidado com a segurança da informação. Veja como funciona a proteção de dados no escritório!