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Por Preâmbulo Tech
Gestão jurídica é a prática de organizar, de forma completa, um escritório de advocacia ou departamento jurídico. Seu objetivo é otimizar a qualidade, o funcionamento e os resultados do negócio. Ela envolve diversos aspectos, como planejamento, gestão de pessoal, fluxo de trabalho, processos internos e ferramentas.
Um bom gestor jurídico consegue visualizar seu escritório ou departamento como se fosse uma empresa convencional. Assim, consegue trabalhar para que atinja o máximo de desempenho. Veja, a seguir, os pontos essenciais da boa gestão jurídica!
Tipos de gestão: diferenças e semelhanças
A gestão jurídica, como conceituamos anteriormente, tem como objetivo manter em ordem as atividades internas do departamento jurídico ou do escritório de advocacia. Ela encara a atividade como uma empresa e, por isso, há muitas tarefas a serem realizadas para deixá-la com um bom funcionamento.
Essas tarefas envolvem planejamento estratégico, controle de entrada e saída de recursos (materiais, pessoas e verbas), delegação de tarefas, fluxos de trabalho, relacionamento com o cliente e muito mais. E, dependendo do tipo de negócio, a gestão muda.
A gestão de escritórios de advocacia, por exemplo, utiliza os conceitos da gestão jurídica ao universo da advocacia em escritórios. Neste caso, os clientes vêm do mercado e não pertencem ao âmbito interno do negócio. Em outras palavras, são práticas voltadas para atender um cliente externo, que pode ser pessoa física ou jurídica e outras instituições.
Já em departamentos jurídicos aplica-se os conceitos da gestão ao próprio departamento jurídico, um setor de uma organização. Por isso, toda a sua atuação deve ser coerente com a missão e os valores organizacionais. O cliente principal é interno, ou seja, o trabalho da advocacia se volta unicamente aos interesses da empresa, não de um cliente externo.
A semelhança entre os dois tipos de gestão jurídica é a aplicação dos conceitos gerais dessa gestão. Os aspectos que pontuamos, como planejamento, fluxo de trabalho e outros, são igualmente utilizados. O que muda é o fim do negócio, que é atender ao cliente externo ou interno. São algumas das responsabilidades da gestão jurídica:
Planejamento: defina objetivos e protocolos
Um dos aspectos mais importantes da gestão jurídica é o planejamento estratégico, seja para escritório ou departamento. Ele estabelece as metas e os objetivos de curto, médio e longo prazo. Em seguida, traça um plano de ação para atingi-los.
O planejamento deve se adequar ao tipo de negócio. No caso do escritório, deve ser feito no início do empreendimento. Ele deve considerar os aspectos internos e externos, entender o mercado e a concorrência, fazer um plano financeiro (que inclua capital de giro) e outras ações. Em suma, deve se cercar ao máximo de informações e planos para todos os aspectos do negócio para evitar surpresas indesejadas.
Para um departamento jurídico, ele deve se alinhar ao planejamento estratégico da empresa, bem como às suas metas. Na prática, deverá delimitar a quantidade de colaboradores e qual tarefa será exercida por cada um, e avaliar a verba disponível para investimento.
Em todo caso, o planejamento deve ser constantemente revisto, porque as condições internas e externas mudam com frequência.
Equipe: combinados, condições e relações
Quando se fala de gestão jurídica, seu aspecto mais importante diz respeito à gestão de pessoal. Quais são as pessoas envolvidas? O que elas desempenham? Como maximizar os ganhos por meio de uma gestão de pessoas eficientes? Essas perguntas devem ser respondidas pelo gestor para organizar sua atividade de forma eficiente.
O primeiro ponto importante são os combinados. Um bom gestor preza pelo diálogo aberto nas equipes para que estabeleçam acordos quanto à execução de tarefas. Ao invés de somente delegar, ele conversa antes com seus profissionais para saber se será possível cumprir o combinado. Por algum motivo, como sobrecarga de trabalho, determinado colaborador não terá condições de executar uma atividade.
Por isso, o diálogo é uma ferramenta tão importante na relação do gestor jurídico com suas equipes. Quando ele está alinhado, todos trabalham juntos na mesma direção. É um cuidado com a motivação, um fator essencial para o sucesso e o alto desempenho. Uma equipe motivada e engajada entende que seu trabalho é primordial para os resultados da empresa. E, sem dúvidas, é resultado de uma boa gestão jurídica.
A partir desse contexto de boas relações, é possível estabelecer metas para que se possa medir o desenvolvimento do escritório ou departamento rumo aos resultados pretendidos.
Por fim, vale destacar um ponto importante quanto à equipe: profissionalização. A capacitação dos colaboradores é o caminho mais rápido para consolidar um negócio no mercado. Um escritório ou departamento jurídico com profissionais capacitados têm melhor desempenho, seja na atividade-fim ou nas atividades de apoio. Mas é importante destacar que essa capacitação não envolve somente habilidades técnicas, mas também comportamentais.
Ferramentas e fluxos
Outro aspecto da gestão jurídica que merece grande cuidado por parte do administrador é o uso de ferramentas tecnológicas. Uma advocacia de alto desempenho, seja em escritórios ou em departamentos, faz uso da tecnologia em todos os setores.
Um bom exemplo ocorre no marketing e no atendimento ao cliente. Há soluções que automatizam o funil de vendas e o relacionamento, caso do CRM (Customer Relationship Management) e de outras plataformas. Aplicativos de produtividade e colaboração também já integram a rotina dos advogados.
Mas a ferramenta mais utilizada é, sem dúvida, o software jurídico. Desenhado especificamente para a advocacia, ele oferece funcionalidades que solucionam diversos problemas da gestão jurídica. Do controle financeiro ao atendimento ao cliente, da captura automática de processos ao workflow. É uma ferramenta completa.
O outro ponto, diretamente relacionado ao uso de ferramentas inteligentes, é a gestão dos fluxos de trabalho. De nada adianta ter um bom planejamento e uma equipe capacitada se não houver organização dos processos internos. Por isso, este é um aspecto que merece muita atenção por parte do gestor.
A organização dos fluxos de trabalho depende bastante da comunicação interna. Os profissionais devem ter facilidade de se relacionarem com outros colaboradores, seja da mesma área ou de áreas diferentes. Com bons canais de comunicação, é mais fácil designar tarefas e relatar erros, otimizando o trabalho de todos.
Ferramentas inteligentes e fluxos bem definidos são, em outras palavras, aliados da produtividade do escritório de advocacia ou departamento jurídico. E isso, sem dúvidas, depende do trabalho do gerente jurídico.
Função de gerente jurídico
O gerente jurídico é uma função primordial em escritórios e departamentos jurídicos. Ele é responsável pela gestão administrativa voltada para estes tipos de negócios. Além de ter conhecimentos em administração, deve conhecer as particularidades que esses empreendimentos (e o código de ética da profissão) carregam.
Nem sempre, é uma função exercida pelo advogado, mas é desejável que seja este profissional. Exatamente pela especificidade que a advocacia carrega. Fato é que o gerente jurídico é o grande responsável pelo desempenho das equipes, motivo pelo qual é interessante que se capacite para a função.
Dentre suas tarefas, estão:
- Orientar a equipe sobre a execução dos planos do departamento jurídico ou escritório de advocacia e acompanhar sua execução;
- Definir o plano estratégico e orçamentário do departamento jurídico ou escritório;
- Gerar dados confiáveis para a tomada de decisões gerenciais;
- Implementar política de qualidade e de resultados;
- Contribuir para profissionalizar as organizações;
- Aplicar novas tendências do cenário jurídico;
- Reestruturar o departamento ou escritório;
- Fazer o planejamento de carreiras;
- Oferecer consultorias.
Skills para gerência jurídica
Para executar “com maestria” todas essas tarefas, o gerente jurídico deve buscar capacitação para desenvolver as habilidades necessárias. Principalmente se considerarmos que a área jurídica está em constante inovação em todos os aspectos. Um gestor jurídico de 10 anos atrás pode estar obsoleto.
A atualização é, assim, medida imperativa para que ele continue realizando o planejamento do escritório ou departamento de forma eficaz. É preciso ter em mente que suas atividades têm relação direta com os resultados do negócio. Por isso, estar por dentro das novidades tecnológicas e comportamentais é fundamental.
Em outras palavras, a formação em gestão jurídica traz excelência em técnica jurídica e em gestão de negócios na atualidade. É, também, a forma de desenvolver soft e hard skills.
As hards skills são habilidades que podem ser aprendidas e mensuradas, caso do conhecimento técnico em Direito e áreas correlatas. Já as soft skills são capacidades comportamentais, que se refletem em um conjunto de habilidades específicas, como: comunicação positiva, pensamento sistêmico, negociação, liderança empática, gestão do tempo, resolução de conflitos, resiliência, motivação, inteligência emocional, e outras.
Todas essas habilidades de um gerente jurídico se harmonizam entre si para realmente atuar em prol da valorização do capital humano, com o fim de proporcionar maior eficácia, agilidade e sustentabilidade aos processos e negócios do escritório ou departamento.
E como saber se a gestão jurídica do gerente vem trazendo bons resultados? Com a mensuração.
Gestão jurídica é mensurável
Medir para gerenciar. O funcionamento do escritório ou departamento jurídico deve ser monitorado e avaliado constantemente para que o gerente saiba o que funciona ou não.
O planejamento estratégico foi traçado, as equipes e os fluxos de trabalho foram organizados com boas ferramentas, a delegação de tarefas está feita. Tudo isso está no campo teórico, e só a avaliação é capaz de certificar que a atuação do gerente é eficaz na prática. O desempenho e os indicadores dos resultados serão fundamentais para direcionar a atuação.
Por isso, o gestor deve estabelecer as melhores métricas para acompanhar a empresa para ter visões e insights assertivos. Taxa de conversão de clientes, ticket médio, tempo médio de cada processo, porcentagem de ações exitosas, número de leads, inadimplência, tempo gasto pelo advogado nos processos, número de casos por advogados, entre outras métrica devem ser acompanhadas periodicamente.
Vale destacar que as métricas devem ser objetivas. Os critérios devem se basear em cada meta. A métrica de tempo trabalhado em cada caso, por exemplo, permite checar como o advogado está gastando seu tempo. Se for muito alto, é preciso checar se isso ocorreu devido à complexidade do caso ou à falta de automação.
Seja qual for o motivo, é uma métrica interessante para estimar o possível faturamento dentro do período. É, também, fundamental para corrigir os erros. Se a questão é a falta de automação, o uso de ferramentas mais eficazes pode estimular o trabalho eficiente do colaborador.
É muito importante ter em mente que a gestão jurídica é um processo contínuo. E o acompanhamento dessas métricas é o que possibilita atingir os objetivos propostos e ter produtividade. Ao medir o avanço do escritório ou departamento rumo às metas, o gestor pode redirecionar suas ações para aprimorar as falhas e reforçar os acertos.
A tecnologia é uma grande aliada da mensuração da gestão, especialmente o software jurídico, como o CPJ-3C. Muitas funcionalidades, como indicadores de desempenho e Business Intelligence, podem ser utilizadas para isso. Se você ainda não utiliza, pense em otimizar sua gestão com essa ferramenta e ter um escritório ou departamento digital.
A gestão jurídica é uma atividade essencial para o sucesso de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. O gerente é um grande maestro, responsável pelo planejamento do negócio, pelas equipes, pelas ferramentas e fluxos de trabalhos. Para exercer a gestão jurídica com maestria, deve se capacitar e se manter sempre atualizado com o mercado, especialmente no tocante à tecnologia.
O uso das ferramentas corretas, como o software jurídico, é sem dúvidas uma grande prática. Além de auxiliar o gestor a executar suas funções, é também ideal para mensurar toda a gestão, corrigindo as rotas rumo ao sucesso do negócio.
Em conclusão, a gestão jurídica é fundamental para garantir o bom funcionamento e os resultados positivos de um escritório de advocacia ou departamento jurídico. Envolve aspectos como planejamento, gestão de equipe, fluxo de trabalho e utilização de ferramentas adequadas. Um gestor jurídico eficiente deve ter uma visão empresarial e buscar constantemente a melhoria e atualização das habilidades técnicas e comportamentais. A mensuração dos resultados por meio de métricas é essencial para direcionar as ações e tomar decisões assertivas. A tecnologia, especialmente os softwares jurídicos, é uma aliada importante nesse processo.
